淺議新時期醫院人事檔案信息化管理工作

張秀梅

大連市金州區第四人民醫院，遼寧大連 116100

近年來，隨著我國醫療體制改革的深入推進和醫療市場競爭的加劇，醫院管理發生著顯著的變化。醫院規模的加大，醫院員工隊伍的壯大，使醫院人事檔案管理進入了全新的時期。與此同時，進入信息時代以來，計算機、互聯網絡等現代信息技術在社會管理的方方面面都發揮著重要的作用，為醫院人事檔案管理的信息化奠定了基礎。在這種情況下，醫院人事檔案管理邁向信息化已是一種必然的趨勢。接下來，筆者將結合自身的工作要歷，分析醫院傳統人事檔案管理的弊端，探討醫院人事檔案管理實現信息化管理的對策。

1 醫院傳統人事檔案管理的局限性

醫院傳統的人事檔案管理模式依然是不少醫院人事檔案管理的主要方式，它主要的特點是靜態管理，以資料的記錄為主，注重歷史性，無法實現共享，對變化中的個人信息無法做到動態處理。具體來說，傳統的醫院人事檔案管理的局限性主要表現在以下幾個方面。

1.1 管理制度僵化

我們正處于社會變革階段，人事制度也在不斷的改革與發展過程中，醫院等醫療衛生單位的選人、用人手續呈現出簡化的趨勢，但人事檔案管理的終身制特點沒有改變，人事檔案材料的更新、補充與修正不及時，給需要使用人事檔案的用人單位帶來不便，甚至影響到人才流動中人事審批審核工作，給人才流動帶來了事補的阻礙，與時代潮流所不相符。

1.2 在人事檔案管理方法過時

人事檔案管理是專業性很強的管理工作，并具有高度的保密性與政治性，這對管理人員提出了很高的要求。但從當前大多數醫院人事檔案管理工作人員隊伍來看，管理人員人數的不足，兼職人員的大量存在，降低了人事檔案管理水平。特別是非信息化管理手段，使人事檔案還停留在手工編輯、人工檢索的階段，人事檔案的整理、歸檔都無法做到及時性，給人事檔案管理帶來隱患。

2 醫院人事檔案管理信息化的作用與前提條件

2.1 醫院人事檔案管理信息化的作用

信息化是我們這個時代的特征，實現醫院人事檔案管理工作的信息化，不僅給我們帶來了一種全新的人事檔案管理工作理念，更可以為我們的人事檔案管理工作水平提升發揮重要作用，進而推動整個人事管理工作水平的提升。一方面，人事檔案管理信息化有助于提升醫院人事檔案管理的工作效率和準確性。人事檔案管理工作的政治性、保密性以及對準確的要求，在傳統人事檔案管理模式下，管理人員一個個檔案柜、一個個檔案袋的查找方式，不僅效率極低，也容易造成檔案袋內內容裝錯袋等問題。而實現信息化以后，則可以很好地避免這些問題，只需要一個檢索關鍵詞，就可以輕松地查找到所需要的檔案。另一方面，人事檔案管理信息化有助于人事檔案管理創新。在信息化系統中，借助網絡與各種信息化平臺，管理人員可以對醫院所有人事檔案進行相應的管理，如，出報表、做統計等，既方便又迅速。

2.2 醫院人事檔案管理信息化的前提條件

醫院實現信息化的人事檔案管理需要一定的前提條件，主要包括：①必要的資金投入，構建計算機網絡，購進計算機終端等都需要資金投入。②建立與信息化管理相適應的管理制度，從文檔一體化、歸檔、保密等制度，到查閱利用制度、網絡安全管理制度，要圍繞著人事檔案管理信息化構建起完整的制度，以保障人事檔案信息體系的安全、高效運轉。三是員工隊伍培訓。制作和運用人事檔案信息，涉及到網絡管理、圖像處理、數據庫建設以及網頁建設等多個方面的知識，需要對人事檔案管理工作人員進行相應培訓，使其具備信息化管理能力。四是技術支持，建立醫院人事檔案信息化管理系統，除了自身檔案的信息化處理，還需要借助專業知識開發信息化管理平臺，保障數據庫正常運轉，這些都需要有專業的技術力量。

3 醫院人事檔案管理信息化的對策

醫院人事檔案管理實現信息化不僅便于了解醫院每個員工的人事檔案，更可以對整個員工隊伍的情況進行整理總結，從而及時獲得醫院急需人才的準確信息，進而為醫院人才引進提供科學依據。要實現醫院人事檔案管理的信息化，做好以下幾個方面工作。

3.1 要給予充分重視

人事檔案的信息化管理是人事檔案管理的必然要求與發展趨勢，但它絕不僅僅是人事管理部門的事情，而是整個醫院管理的范疇。從醫院院長到每一個員工，都應該認識到人事檔案管理信息化的重要性，在經濟上、工作上給予人事檔案管理信息化工作支持，從檔案材料的提供、撰寫到個人信息的變更填寫，都要符合醫院人事檔案管理信息化的規范要求。特別是醫院管理層，要從經費上保障信息化設備的到位與及時更新，為人事檔案管理引進更加專業化的工作人員，建立高素質人事檔案管理人員隊伍。

3.2 加強檔案信息化技術研發

醫院人事檔案信息化軟件系統平臺，是醫院人事檔案管理信息化的基礎，醫院應該開發具有其自身特點的統一的數據庫，從而有利于醫院各部門之間的檔案信息傳遞與共享。同時，加強信息系統平臺的管理，以保證醫院人事檔案數據的準確性與完整性。并對所有部門與管理人員的使用、管理權限進行明確規定，以確保在人事檔案信息化系統平臺下，其人事檔案管理符合政治性、保密性、準確性的要求，維護人事檔案的權威。特別是要嚴禁無關人員對人事檔案的查閱和修改，以維護醫院人事檔案管理的正常秩序，使其成為醫院管理的重要助力。

3.3 加強檔案信息化軟件系統的安全防護

安全是人事檔案信息化系統平臺正常運轉的基礎，沒有安全保障的信息化系統將失去存在的價值。醫院人事檔案信息化系統平臺的安全防護主要是做好防病毒攻擊和非法入侵。對于前者，應該出臺嚴格的制度，對人事檔案系統的信息使用、操作做出明確的規范，嚴禁使用未經許可的U盤等介質存貯信息，不得使用來路不明的軟件，數據庫服務器單獨設置等，以做到系統安全的萬無一失。對于后者，要從硬件和軟件兩個方面做好防火墻，對確需使用醫院人事檔案信息的人員進行單獨授權，對系統進行嚴格的加密管理，并對醫院內部局域網與互聯網絡進行隔離等。

3.4 加強管理人員工作培訓

醫院人事檔案管理信息化對其管理工作人員有著與傳統人事檔案管理工作更高的要求，要加強對管理人員的培訓工作，以使其適應信息化管理手段的要求。一方面，要加強管理人員的政治素質培訓。網絡環境下，信息的安全問題更加突出，在安全授權、系統維護以及信息準確性上，要對管理人員加強培訓，以保證人事檔案管理始終安全有序地開展。另一方面，要加強管理人員的業務培訓。這其中包括了人事檔案管理專業知識，計算機專業知識、網絡知識、數據庫知識以及網頁制作等知識。通過培訓，要讓員工能夠熟練地使用人事檔案信息化系統平臺進行檔案編輯、檢索等處理。可以組織專業培訓，也可以請進來、走出去，組織人員工外出培訓，不斷提高醫院人事檔案管理工作人員的信息化水平。

4 結語

醫院人事檔案信息化管理，使醫院人事檔案管理更有效率、更加準確，是時代發展的必然要求。醫院要充分認識到人事檔案信息化管理的要求，分析其特點，加大投入，加強員工培訓，開發符合自身需求的信息化系統平臺，不斷提高醫院人事檔案管理工作水平，為醫院的持續發展奠定堅實基礎。

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