淺議網(wǎng)絡(luò)化背景下高校檔案信息資源的有效整合

陳敏　況敏

【摘 要】隨著網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)的發(fā)展，用戶對綜合檔案信息的需求量不斷增加，信息的載體形式也發(fā)生了變化。高校在進行檔案信息化建設(shè)時首先要做好檔案信息資源的整合，對發(fā)揮信息資源的整體優(yōu)勢，提高檔案信息服務(wù)水平具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)化；檔案信息資源；整合

0 引言

“十一五”初期，國家檔案館向全國的各個檔案部門發(fā)行的“全國檔案信息化建設(shè)”中明確指出，國家檔案館的主要任務(wù)是：統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標準，分級建設(shè)，在保證安全和保密的前提下，加快檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強電子文件歸檔與管理，推動數(shù)字館藏和數(shù)據(jù)庫文件的建設(shè)。力爭到“十二五”初期，全國各省，治區(qū)，直轄市人民政府及各事業(yè)單位的檔案部門要努力建設(shè)并投入運行的一些內(nèi)部信息資源局域網(wǎng)，使得文獻記錄管理和辦公自動化等的現(xiàn)代化管理功能基本實現(xiàn)，依托當?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)項目，創(chuàng)建一個文獻目錄信息中心，依托公共信息網(wǎng)絡(luò)，建立檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的最終目標是建立和共享信息資源的文件。為了實現(xiàn)這一目標，首先要檔案信息資源在各級的重新整合，使非數(shù)字化檔案信息資源能夠滿足網(wǎng)絡(luò)文件建設(shè)的需要。較高學(xué)術(shù)層次的高校檔案館作為國家檔案系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，也面臨著信息集成文件的問題，文件信息的網(wǎng)絡(luò)問題。這需要思考如何構(gòu)建大學(xué)檔案館館藏文獻大綱，如何實現(xiàn)文件信息服務(wù)，如何規(guī)范文件服務(wù)功能，如何更好的整合與利用現(xiàn)有資源，如何更加充分地體現(xiàn)文獻價值，如何更好的落實國家檔案政策的要求。然而，就目前來看，高校信息的收集和管理任務(wù)還遠遠大于國家所規(guī)定的要求。主要有以下幾個方面：

（1）文件處呈現(xiàn)更分散的管理狀態(tài)，檔案信息管理相對落后，大多是紙質(zhì)文件，沒有以數(shù)字形式或電子形式歸存，并沒有形成網(wǎng)絡(luò)化和科學(xué)化的管理。

（2）仍在使用單一文件管理，服務(wù)手段依舊落后。由于尚未構(gòu)建文件管理的信息網(wǎng)絡(luò)，依然在等待使用方上門，采取被動式服務(wù)的模式，管理與服務(wù)還處于傳統(tǒng)的手工操作階段。

（3）重要文件信息的缺乏，廣大教師和學(xué)生只了解一點點檔案知識。有相當一部分人不知道什么信息資源，更不知道如何有效地利用檔案資源，甚至不知道如何處理查詢，如何利用有效查詢來分析整理檔案中的數(shù)據(jù)，嚴重制約了檔案信息資源的歸檔效率。

檔案信息資源的歸檔大多以文件的形式或文件中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的形式，深加工的文件對檔案信息歸檔提出了更高的要求。也就是說，高校檔案信息資源的科學(xué)高效的利用還有很長的路要走。如何解決這些問題，如何盡快實現(xiàn)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)，我們可以從以下幾個方面來論述：

1 加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促進檔案信息資源的整合

目前，中國的電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)工程已開始全面的覆蓋各個行業(yè)領(lǐng)域，標志著社會信息化，互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)，家庭網(wǎng)絡(luò)三個項目進入良性循環(huán)和有機互動的過程。我們將以此為契機，進一步加強高校校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)， 在現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)教學(xué)系統(tǒng)服務(wù)平臺的基礎(chǔ)上， 構(gòu)建校院文件檔案信息管理平臺，加大投入軟硬件設(shè)施，促進高校與IT產(chǎn)業(yè)的技術(shù)合作，開發(fā)與之兼容的管理軟件，將檔案信息內(nèi)容按照文件數(shù)據(jù)標準和文件數(shù)據(jù)規(guī)范進行科學(xué)管理， 系統(tǒng)管理。對于文獻資源整合中的大學(xué)而言，加強源文件規(guī)范的數(shù)據(jù)數(shù)字化進程管理，改善檔案信息資源整合的基本條件，可以采取以下步驟來實施。

（1）文獻檔案管理應(yīng)加強與高校其他行政管理部門的溝通與交流，保證各種信息文檔，處于一個完整的存檔接收范圍。

（2）加強研究各種特殊的文獻信息，我們要掌握其共性的方面，還要注意控制數(shù)據(jù)和信息的儲備，制定和完善各種文獻檔案信息的管理制度。

（3）根據(jù)研究的類別，將各種文獻檔案信息相關(guān)聯(lián)的文字，聲音，圖像，視頻等其它信息有機的結(jié)合，編輯整理成各種需求形式的信息資源。

（4）管理和教學(xué)方面，數(shù)碼照片，幻燈片，光盤，錄像帶，錄音帶等媒體文件，可以通過譯多媒體文件來實現(xiàn)信息資源的整合。

（5）建立完善編譯團隊，基于文件信息網(wǎng)絡(luò)管理標準基礎(chǔ)上編譯檔案文件，既提高了文獻管理效率，又方便管理人員有效地開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

根據(jù)上述幾種措施進行實施，高校檔案管理部門接收的文獻信息可以逐步實現(xiàn)數(shù)字化電子化，圖書館等其他文獻信息部門可以借用成熟的網(wǎng)絡(luò)搜索技術(shù)，建立自己的網(wǎng)上檔案信息檢索系統(tǒng)，政府網(wǎng)，企業(yè)網(wǎng)，家庭網(wǎng)通過互聯(lián)網(wǎng)接入校園網(wǎng)。電子商務(wù)服務(wù)將起到越來越重要的作用，用戶可以方便地訪問到自己所需要的各類檔案文獻信息。 2 統(tǒng)一管理規(guī)范， 實現(xiàn)高校檔案信息的標準化

信息系統(tǒng)的統(tǒng)一和技術(shù)標準的規(guī)范，是完成文獻系統(tǒng)之間的共享的必備條件。因此，文獻管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化前提是實現(xiàn)標準化，整合信息資源也是在標準化的基礎(chǔ)上進行實施。國家“檔案編目規(guī)則”等標準的出臺是對檔案信息資源的整合提供技術(shù)支持， 以確保使用標準化質(zhì)量體系來管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)。文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的標準和數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標準是一致的，確保了數(shù)字化信息資源的合理共享。目前，國內(nèi)的各種文獻信息管理類軟件沒有統(tǒng)一的平臺和文件數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標準， 建議進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)與規(guī)范。

3 加強技術(shù)合作， 促進文獻檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的發(fā)展

高校文獻檔案網(wǎng)絡(luò)是一個將已經(jīng)完成了網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集合的數(shù)字檔案館， 以某種方式，使用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，來實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用， 充分利用網(wǎng)絡(luò)傳輸功能來實現(xiàn)檔案信息整合的在線服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)傳輸已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的文獻信息收集與歸檔，通過校園網(wǎng)中相應(yīng)的系統(tǒng)軟件履行必要的手續(xù)就可以將需要的存檔文件轉(zhuǎn)移。每一個部門或個人的電腦都可以成為數(shù)字化檔案館的“用戶終端”，使用這種終端，可以快速輕松地訪問相關(guān)目錄和文件的全文本索引。便捷的網(wǎng)絡(luò)打破了傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)時間的限制和約束， 保證了服務(wù)工作的連續(xù)性，在任何時間，任何地方，你可以利用整個網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字檔案信息資源，這就是潛在的優(yōu)勢，也就是說它超越了時間和空間的限制。高校檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建是一個復(fù)雜的過程。首先于各種紙質(zhì)媒介的資料信息需要進行數(shù)字化處理，分類和檢索，然后編輯，創(chuàng)建一個綜合文獻信息數(shù)據(jù)庫。關(guān)于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，還應(yīng)考慮到用戶的需求，集中人力，物力和財力，保障數(shù)據(jù)庫文件信息資源豐富，功能齊全，如文獻目錄數(shù)據(jù)庫，全文數(shù)據(jù)庫，多媒體數(shù)據(jù)庫等等。此外，您還可以發(fā)揮各相關(guān)職能部門的特點，建立具備不同特色的資源庫，如教師數(shù)據(jù)庫，學(xué)生數(shù)據(jù)庫，影像數(shù)據(jù)庫，專利數(shù)據(jù)庫，各類科技成果考試數(shù)據(jù)庫等等。另外，還可以有序的開展電子檔案編研工作，加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護與系統(tǒng)評價，各類用戶的培訓(xùn)等工作。

4 科學(xué)合理規(guī)劃， 把握檔案信息資源整合的特點與方向

檔案信息資源的有效整合是檔案管理網(wǎng)絡(luò)一體化發(fā)展的方向。目前，檔案信息資源管理是依靠數(shù)字技術(shù)將文獻檔案，文字圖像和聲音轉(zhuǎn)化為電子存儲媒介，以數(shù)字化的形式進行傳輸和處理，實現(xiàn)信息資源和文件管理的數(shù)字化采集功能。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)采用國際標準和國際規(guī)范實現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)互通共享，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的現(xiàn)代化管理模式。高校檔案部門需要組建符合國家，省，市檔案部門要求的兼容信息數(shù)據(jù)庫， 保證各系統(tǒng)之間的相互匹配性和兼容性，真正意義上實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)，促進信息資源的共享，防止了不同建設(shè)的分化。在文獻共享和信息資源整合方面，高校檔案部門都有自己的定位和特點，在文獻資源的共享中扮演不同的角色，承擔相應(yīng)的責任和義務(wù)。為了適應(yīng)當前新的形勢，高校檔案管理部門必須抓住機遇，加大力度調(diào)整內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)和人員，找準自身發(fā)展的定位，突出業(yè)務(wù)重點，堅持實用性，經(jīng)濟性和共建共享的指導(dǎo)原則，找出各類文獻資源整合的融合點， 構(gòu)建一體化信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。為此，高校檔案管理部門應(yīng)加快結(jié)構(gòu)調(diào)整與資源整合，建立專業(yè)定位的文獻信息資源數(shù)據(jù)庫，提高文獻信息資源的綜合利用率，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢和特點，推動文獻信息資源的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作的快速發(fā)展。

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[責任編輯：孫珊珊]