高職院校幫困助學(xué)信息資源檔案化管理的思考

齊瑩

摘 要：幫困助學(xué)工作是高職院校教育工作中的重要一環(huán)，為加強對高職院校助學(xué)模式的探索，本文結(jié)合高職院校助學(xué)教育資源的特點，指出助學(xué)信息資源的檔案化管理的作用，分析助學(xué)檔案教育資源利用的制約因素，提出實現(xiàn)助學(xué)檔案管理的途徑，將有助于對高職院校助學(xué)學(xué)子的引導(dǎo)教育，為開創(chuàng)高職院校幫困助學(xué)工作的新局面提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高職院校 幫困助學(xué) 檔案化管理

隨著高職在校生人數(shù)不斷增加，高職貧困生總數(shù)也在逐年上升。政府在高職院校建立以貸款為主渠道的“獎、貸、助、補、免”資助體系，解決貧困生學(xué)費和生活費問題。為了便于統(tǒng)計、發(fā)放和管理，也由此產(chǎn)生了相關(guān)的高職院校助學(xué)檔案，經(jīng)過多年的積累，已頗具規(guī)模，但作為一種特殊的教育資源尚未引起業(yè)內(nèi)人士的重視。

一、幫困助學(xué)信息資源的檔案化管理具有特殊的教育作用

高職院校助學(xué)檔案是高職院校在開展幫困助學(xué)工作過程中，形成的經(jīng)過整理的文字、圖表、數(shù)字、圖片、音像制品等材料文件，是學(xué)生成長教育及發(fā)展變化的翔實記錄，呈現(xiàn)出教育資源的價值形態(tài)。

1.助學(xué)信息資源對學(xué)校的招生、就業(yè)具有重要作用

助學(xué)信息資源的檔案化建設(shè)，作為領(lǐng)導(dǎo)決策、招生、就業(yè)、職業(yè)發(fā)展的材料，因此把助學(xué)信息資源的檔案化建設(shè)工作當(dāng)成重點來抓，加快助學(xué)信息資源的檔案化建設(shè)，是高職院校信息資源檔案化管理的保證。高職院校與高中建立起有效的溝通渠道，及早了解高中生有效信息，對招生和助學(xué)工作都有重要意義。

2.有利于增強大學(xué)生社會責(zé)任感，樹立自強自立意識

以助學(xué)先進(jìn)人物檔案資料為依托，以生動真實的圖片、清晰難忘影像以及翔實的記錄展現(xiàn)優(yōu)秀貧困學(xué)子的成長歷程，他們的艱苦奮斗的精神將對同學(xué)具有教育和影響作用。利用身邊人物的榮譽效應(yīng)，對同學(xué)們進(jìn)行成長勵志教育，有利于培養(yǎng)他們經(jīng)濟(jì)自主、生活自立、精神自強，這些檔案材料，是大學(xué)生進(jìn)行自我教育的極好內(nèi)容。

3.具有校友信息的收集和傳播作用

高職院校助學(xué)檔案詳實系統(tǒng)地記載助學(xué)同學(xué)的情況，能夠宣傳高職院校的辦學(xué)特色和教育教學(xué)成果，學(xué)校的校友就是辦學(xué)成果的生動展現(xiàn)。學(xué)校通過收集和傳播校友們的豐富生動材料，使身邊的學(xué)子確立個人發(fā)展，逐步適應(yīng)社會需求，不斷成長成才的理念，通過助學(xué)的檔案的管理，能夠展示校友們成長實踐的過程，從而成為高職院校管理的重要手段。

二、高職院校助學(xué)檔案教育資源的制約因素

1.信息資源的檔案化管理意識薄弱

由于助學(xué)檔案意識的缺失，很多人沒有意識到高職院校助學(xué)檔案也是重要的教育資源，更多是只注意本年度本屆生的助學(xué)信息，更未對檔案教育資源在招生、校友等其他方面加以利用。由于學(xué)校助學(xué)檔案制度不完善，缺乏統(tǒng)一的歸檔、分類等細(xì)則，缺乏系統(tǒng)性與完整性，因此給查找和高效利用帶來諸多不便。

2.助學(xué)工作方法傳統(tǒng)化，檔案管理人員素質(zhì)有待提高

助學(xué)信息資源的檔案化建設(shè)工作繁重，這就要求管理人員要懂得計算機技術(shù)，要能夠?qū)Υ鏅n的助學(xué)資源進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和電子化格式和保密的處理，又要求掌握助學(xué)管理技巧。此外，對助學(xué)人員的思想素質(zhì)、專業(yè)技能、寫作能力、助學(xué)檔案的管理等方面都有相關(guān)的要求。

三、發(fā)揮高職院校助學(xué)檔案教育作用的途徑

1.發(fā)揮優(yōu)勢，協(xié)同配合，跟蹤收集，實現(xiàn)貧困大學(xué)生信息的檔案化管理

高職院校作為大學(xué)生教育的職能部門之一，要積極與其他部門聯(lián)手，建立困難學(xué)生檔案，結(jié)合家訪活動，認(rèn)真做好審核、匯集資料，建立起家庭經(jīng)濟(jì)困難的學(xué)生信息檔案以及電子信息網(wǎng)絡(luò)體系，為實現(xiàn)幫困助學(xué)工作數(shù)據(jù)的動態(tài)化管理打下良好基礎(chǔ)。定期更新助學(xué)檔案，建立起追蹤檔案，為學(xué)生求職發(fā)展提供繼續(xù)關(guān)注和教育培養(yǎng)。

2.對助學(xué)檔案加強管理，規(guī)范評價體系，注意保護(hù)學(xué)生隱私

助學(xué)檔案記錄著大學(xué)生助學(xué)的相關(guān)信息，其中包括學(xué)生的家庭人口、家中經(jīng)濟(jì)狀況、職業(yè)活動、身體狀況等涉及個人隱私的情況。通過嚴(yán)格助學(xué)管理的保密措施和考核評價，強化監(jiān)督和管理，使學(xué)校重視幫困助學(xué)體系，提高幫困助學(xué)的實效性和影響力。

3.搭建助學(xué)檔案的教育互助平臺，加強對學(xué)生的走訪，定期巡訪更新

學(xué)校建立助學(xué)檔案的教育網(wǎng)頁，使助學(xué)檔案資源盡快轉(zhuǎn)化為教育資源，為助學(xué)檔案教育信息資源的檔案化提供了一個重要平臺。加強幫困助學(xué)的組織與管理，進(jìn)行跟蹤培養(yǎng)，制訂計劃和定期定點地組織巡訪，建立校友互助群體，了解學(xué)生情況，及早發(fā)現(xiàn)和解決問題，總結(jié)經(jīng)驗，形成可持續(xù)的幫困助學(xué)管理機制。

幫困助學(xué)是架起學(xué)校與社會之間的一座橋梁，高職院校要發(fā)揮幫困助學(xué)信息資源的檔案化管理的優(yōu)勢，建立、完善、發(fā)展學(xué)生資助育人育心的長效機制。學(xué)校通過各方明確責(zé)任，齊抓共管，加強學(xué)生誠信教育，加強對助學(xué)學(xué)子的跟蹤培養(yǎng)，增強學(xué)生的資助育人育心意識，更好地開辟和拓展高職院校助學(xué)工作的陣地。

（作者單位：常州紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院）endprint