推進財務檔案管理信息化建設的探索與實踐

戴永成

摘 要：隨著經濟的日益發展，傳統的財務檔案管理工作已逐漸無法滿足發展需求，財務檔案管理的信息化成為必然的發展趨勢。本文基于此背景，對財務檔案管理信息化的現況進行整體分析，并提出注重信息化意識培養、加強信息軟件基礎設施建設、做好信息化管理的監管工作等建議。

關鍵詞：財務檔案管理；信息化建設；探索

傳統的一般的檔案管理是指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計等行為的統稱，具體的包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等。對于財務檔案管理，其傳統的工作任務與一般檔案管理無明顯差異。財務檔案因其具有有較高的嚴肅性、時效性，對于機構經濟業務有著重要意義。與此同時，為保證財務檔案發揮作用，需要嚴格保證其真實性、準確性，同時對檔案管理的工作者也有較為嚴格的要求。隨著社會經濟的不斷發展，財務檔案管理工作量日益增大，傳統的財務檔案管理模式因其效率低下、工作繁瑣逐漸無法滿足各方機構需要。而信息化工作模式因其高效性及正常工作狀態下的低失誤率，逐漸成為財務檔案管理建設的重要方向。

1 財務檔案管理信息化概述

1.1 財務檔案管理信息化的特點

從工作效率、質量上說，信息化財務檔案管理具有較高的工作效率、質量。近年來信息處理軟件的功能日益強大，人機交互變得日益簡單方便，計算、工作效率也進一步提升。同時，大量工作任務交由計算機完成，而在正常工作狀態下，計算機工作錯誤率可視為零，同時工作者由于工作任務量的大大減少，其工作強度大量極大降低，相應的工作出錯概率也極大地降低。

從信息保存上說，信息化的財務檔案管理，硬盤為主要的信息存儲介質至，其保存效率較高，保存成本較低。但由于使用磁盤為儲存介質，信息存儲的安全性從一定程度上有說所下降，高密度的信息存儲也使得當信息存儲磁盤出現硬損傷時，會有大量的信息丟失。因此信息的備份、安全防護顯得格外重要。

1.2 財務檔案管理信息化的必要性

一方面，財務檔案管理的難度不斷提升。財務檔案管理屬于各方工作機構必不可少的基礎管理。由于其基本的工作性質是為機構財務服務，當經濟體制不斷革新時，財務檔案管理的工作重點也會不斷變化。而受到國家整體經濟改革走勢的影響，各方機構的經濟體制改革不斷發展，財務檔案管理的難度也不斷加大。目前，迫切需要進一步提升財務檔案管理的科學性、系統性以及精細程度，以更好的為財務預算服務。因此，隨著財務檔案管理工作要求的提高，改進財務檔案管理的工作模型、提升其管理效能的重要性日益顯著。

另一方面，信息化財務檔案管理有極高的優越性。信息的數字化使得信息的管理效率大大提升，各項財務報表、憑證、票據的傳輸、處理都變得更加靈活方便。同時，利用計算機的高效性，財務檔案信息調用、傳輸的效率大幅提升。反觀傳統的財務檔案管理，財務信息再次調用時常會耗費較高的人力物力，且檔案在多次調用中也會出現不可避免的損傷。財務檔案管理信息化，方便了檔案資源的整合，極大地提升了工作效率。因此，在新的經濟發展形勢下，財務檔案管理信息化是極為必要的。

2 財務檔案管理信息化建設現狀與分析

2.1 財務檔案管理信息化建設現狀

雖然財務檔案管理信息化是目前財務檔案管理工作的必然走勢，但其信息化道路卻存在諸多障礙。各方機構嘗試用不同方式建立信息化的財務檔案管理模式，雖都有一定成果，但整體來說存在較多問題。目前，財務檔案管理的信息化在檔案信息的數字化和信息化管理的基礎設施建設如網絡平臺、信息管理軟件的開發等上已取得一定進展，財務檔案管理軟件逐漸強大，處理效率不斷提升。但信息化覆蓋程度不高，信息化工具使用效率不高的問題仍然存在。

2.2 財務檔案管理信息化建設的問題及解析

目前財務檔案管理信息化主要存在檔案工作者信息化素質不高，財務檔案管理信息化工作模式系統性不強的問題。

由于信息化技術在近幾年來高速發展，其發展速度甚至高于傳統財務檔案管理工作者的接受能力，有部分工作者在接受信息化工作技術上存在障礙，雖然有關組織會進行相關培訓，但由于工作者自身意識不強，通常培訓效果并不理想，無法滿足目前財務檔案管理信息化工作的需求。

財務檔案管理信息化逐漸在推動，但整體建設的系統性明顯不夠。主要表現在（1）信息化僅僅在部分環節信息化，整體的管理仍然是傳統管理模式。在管理上部門間并未形成相互合作，只是簡單的對部分信息化難度較低的環節進行信息化。（2）財務檔案管理信息化監管不力。電子化財務檔案取代紙質檔案記錄后，不可避免的存在數據混亂，維護難度大的問題。此外，由于電子信息易于修改及修改痕跡難以查詢的性質，有部分單位為謀取利益，面對客戶信息隨意篡改，這都導致財務檔案管理更加混亂、更難管理。

3 如何加強財務檔案管理信息化建設

3.1 注重信息化意識的培養

首先是加強領導層的信息化意識，組織領導往往很大程度上決定組織的發展方向，只有領導層重視財務檔案管理的信息化發展，工作人員才能有更多的機會學習信息化知識，信息化系統才能建立。其次，提高財務工作人員的信息化意識，在財務檔案整理過程中，財務工作人員是工作的主干，只有財務工作人員自身有較為先進的信息化意識，提高自身信息化技術能力的意識才會強烈，相應的，整個財務檔案管理信息化進程才有較為充沛的原動力。

3.2 加強信息軟件基礎設施建設

基礎的硬件、軟件平臺始終是財務檔案信息化建設的基礎，需要注意的是，信息化基礎設施建設絕不僅僅是提升硬件平臺數量，或是簡單的配置信息化管理設備，真正能夠直接協助財務工作者進行財務信息管理的是信息軟件。信息軟件的處理能力直接決定財務工作者的工作質量，信息軟件的人機交互友好程度直接決定財務工作者的工作效率。因此真正決定信息化基礎設施質量的是信息軟件的質量，高質量的信息軟件無疑會給財務檔案管理的信息化提供巨大幫助。

3.3 做好信息化管理的監管工作

雖然財務檔案管理信息話有諸多優勢，但不可避免的也存在一些弊端，若不對其劣勢進行改善和監管，其發展必然會受到抑制。

財務檔案管理信息化之后帶來的信息安全問題是影響其發展主要阻礙之一，由于虛擬信息修改過于容易，信息的真實性、準確性常常難以考證，這就需要建立較為完善的監管系統。一方面對信息進行實時監控，比如對錄入的信息進行追蹤監控，追蹤其信息修改記錄。另一方面，對財務工作者進行適當監管，定時考核其工作質量，建立完善的處罰制度。

4 總結

財務檔案管理信息化是經濟改革的必然走勢，目前財務檔案管理的信息化已初步建成，但仍存在信息化程度不高、意識不強、系統尚不完善等問題。因此，應注重工作者信息化意識的培養、加強信息軟件基礎設施建設、完善信息化管理的監管系統，從多方面入手加快財務檔案管理信息化建設，掃清主要障礙，使得信息化的優勢得以完全發揮。

參考文獻

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