淺談企業檔案工作的深化與改革問題

高建華

內容摘要：企業檔案作為企業在其經營領域內所從事的各種活動中形成的清晰明確、據有保存價值的歷史記錄信息，具備真實性、穩定性、關聯性。結合當前國家的政策與企業自身的發展狀況，我們在剖析企業檔案工作的基礎上，尋求解決檔案工作問題的途徑，探索適用于當前企業檔案工作的方式方法。

關鍵詞：企業 檔案 改革 管理

一、企業檔案概念

企業檔案即企業在其經營領域內所從事的各種活動中形成的清晰明確、據有保存價值的歷史記錄信息。

二、企業檔案工作深化與改革的必要性

（一）企業檔案的重要作用

企業以追逐經濟利益為目標，一切經營活動都必須圍繞這個目標而進行。隨著知識經濟時代的到來，企業管理的理念發生了重大轉變，開始由“信息價值鏈”向“知識價值鏈”轉化，企業擁有的信息資源數量與質量優勢，重要的是體現為企業獲取市場分析，經驗狀況和決策支持以及新產品開發信息的能力。企業不斷地發展與壯大，各項工作對于檔案的利用與需求也與日俱增。這進一步體現了做好當前形勢下的檔案工作對于企業發展的保障與推動作用。

謝倫伯格在《現代檔案-原則與技術》中指出“檔案不是搜集物”，“它經過自然的進程逐漸匯合在一起，達到了最終的排列順序，它是一種生長的結果”。企業檔案是企業的核心資源，而企業檔案管理本身就是對知識的一種管理活動和過程。在這個過程中，各項信息資源得到優化整合，形成滿足企業發展需求的有機信息整體。這個整體所具備的真實性、穩定性、關聯性是其他資源無法比擬與取代的。

企業要想立足于不敗之地，最終須依托于自身的品牌效應。品牌意味著高質量、高信譽、高效益、低成本。而樹立企業品牌需要企業具備很強的資源統合能力。這種需求促使企業必須完整有效地保存自己的信息資源。

（二）企業檔案工作面臨的形式與問題

市場經濟的不斷發展，計劃經濟時期的企業檔案管理體制模式已不適應當前檔案工作的發展需求。隨著國有企業通過推行股份制改革而建立起來的現代企業制度以及政企分離等局面的出現，“條塊”結合的檔案管理體制在一定程度上嚴重掣肘新時期檔案工作的發展。此外，企業改制后，面臨著檔案所有權、股權變化、兼并破產等一系列問題，這都亟待需求檔案管理體制的改革與創新。

社會的進步，經濟的融合，各行業企業如雨后春筍般不斷涌現。行業內部企業之間的競爭、兼并與取代；行業的興起與消亡；新興產業的發展與壯大等，這些都要求檔案管理方式的靈活性與可行性。然而計劃經濟時期的統一的檔案管理模式已不能滿足多視角、各層面企業的需求，從而導致了當前企業檔案工作的滯后現象。

對于現在企業檔案處置滯后于其他工作、企業檔案人力物力投入不斷下滑、檔案遺失遺漏問題明顯、檔案工作人員素質參差不齊、檔案監管不到位等一系列問題，究其根源是企業自身意識不到位，以及當前整體環境下檔案管理模式的牽制。企業經濟效益及檔案管理狀況直接關系到檔案處置工作正常開展。就此，我們有必要探究企業檔案深化改革的路徑，及時反思新形勢下我們檔案工作的盲點、疑點，為進一步提高檔案利用效率不斷努力。

2011年度召開了全國黨委秘書長會議，中央辦公廳令計劃主任在講話中把檔案服務能力作為各級黨委辦公部門必須增強的“八大能力”之一。這進一步提升了檔案工作的地位和作用。為檔案工作的開展提供了新的發展機遇。

三、關于企業檔案管理工作的改革建議

（一）企業檔案管理工作的全局意識

企業應對于檔案管理工作給予高度重視，并根據自身的情況與特點設置相應的檔案管理室。檔案管理工作圍繞收集、管理、利用三環節，不斷加強檔案基礎工作，提高檔案服務水平，積極推進檔案信息化建設。

（二）企業檔案的鑒定與收集工作

從企業角度來講，要積極融合大檔案的觀念，強化檔案資源體系建設，全面覆蓋企業一切經濟經營活動，有目的、有計劃、分階段收集所需信息資源，尤其注重企業特色信息以及不同載體形式的檔案。

企業信息資源在收集之初，可以考慮宏觀鑒定方法。即檔案工作者可以結合形成背景和當前使用情況，并取得當地檔案所在部門的幫助與認可，這種做法的好處便是“某一特定只能在所有載體所有地點上形成的文件便可以同時被綜合地加以鑒定”。

數字化資料如電子文件等，由于企業管理的疏忽，極易流失。尤其一些關鍵信息，在保管員交接工作之際更是存在著遺漏、丟失、損壞等現象；企業內部關于檔案鑒定工作大都以人為主觀意愿為準，有些信息因此夭折于建檔之初。以上種種現象使得電子信息資料難以起到支持企業運營的真實憑證作用。就此，我們首先應該在觀念上對于企業信息給予足夠的重視，在沒有鑒定分別能力的情況下，應該做到保障資料的完整性，不隨意丟棄。

在收集、著錄電子文檔時，優先考慮內容、結構、背景三要素。在此基礎上，進行電子文檔的鑒定工作。不僅要在內容上鑒定，更要在技術鑒定（真實性、完整性、可讀性）上下足功夫。

（三）企業檔案的管理

企業檔案工作應該結合企業發展規劃，市場經濟體制，檔案事業發展方向等要素開展起來。制定與企業發展相適應的管理制度，在確定大的管理框架基礎上，靈活整合內部要素，以高效精簡為原則，實用方便為主導，服務利用為目標，真正實現企業信息資源的優化組合，成為企業壯大自身發展、創造經濟效益與社會效益的智囊袋。

2012年度內蒙古自治區檔案工作會議指出：加強檔案管理、確保檔案安全，是檔案工作的永恒主題。要牢固制度、環境、技術、人員和保密五道防線，完善應急預案，落實責任制，加強監督檢查。根據會議精神，企業應該在自身發展允許的條件下，不斷完善檔案保管條件，逐步建立以電子平臺為依托，檔案信息資源為核心，檔案信息企業共享為目標的檔案信息化安全保障體系。

科技是第一生產力，企業核心技術是企業發展的第一生產力。在靠團隊合作取勝的今天，組織的戰略決策是企業生存的先決條件。這迫使企業組織及時制定正確有效的策略，其中，信息有機組合能力便是形成有效策略的關鍵點，而這一能力是依存在對于科技檔案的正確管理。“集中統一管理科技檔案，是社會化生產和專業分工的客觀要求”。同時，已經形成的科技文件，可以滿足人們相互借鑒和研究的需要，對于以后企業核心技術的開發、利用、突破起到能動的促進作用。

同時，針對遺失、殘缺的重點信息資源進行補救工作，在還原信息資料的原貌、真實性方面，要深度挖掘人、事、物線索，力求做到不大意、不遺漏、不隨意處置；對于無法補救的信息資源，要在企業內部檔案管理結構中給予合適的位置留白，以供日后有所發現而進行補充。總體而言，要以細致、全面、高效的態度完成搶救補缺工作。

（四）企業檔案的利用與服務

檔案的價值體現在利用與服務上。企業檔案工作人員應積極開發內部資源，編制檔案資料，配合重大工作與活動，積極舉辦展覽、拍攝視頻、出版資料等活動。

企業檔案服務方式應該不斷改進。利用電子系統建立健全企業電子檔案管理系統，并在企業內部開設檔案信息共享平臺，將公司整體通用信息分享于平臺之上。此種方式省時省力，高效對接信息內容，提高了企業運行的效率。

企業檔案工作人員是實現企業檔案工作的主體，檔案利用與服務工作的質量，很大程度上取決于工作人員素質的高低。鑒于此，企業應該在制度上對于檔案工作人員進行積極引導，鼓勵內部檔案工作人員參加專業技術繼續教育培訓，參與企業所在地的檔案學習活動、職稱評比活動；同時，要將檔案工作者的工作表現納入企業績效考核中，給予檔案工作者應有的鼓勵與支持，激發他們的工作熱情與積極性，真正打造一支優質的檔案工作人才隊伍。

企業檔案深化改革是一項長期而艱巨的任務，作為企業檔案工作者，要注重基礎資料收集工作，綜合多種鑒定方法，有效融合企業自身情況與特點，不斷提高服務利用效率，及時為企業的發展提供有效依據。

（作者單位：巴彥淖爾市盛潔燃氣有限責任公司）

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