淺談多校區高校財務檔案的管理

趙紅漫

摘 要：高校財務檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，它既具有一般檔案管理的共同特征，又具有財務檔案的自身特點。現階段多校區財務檔案管理存在的最大問題是財務檔案的分散性，因此，應該加強領導，完善多校區財務檔案管理流程，提高財務檔案管理工作者的綜合素質，優化財務檔案的管理，最終促進高等教育事業的發展。

關鍵詞：財務檔案；多校區；高校；檔案管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）20-0278-02

財務管理作為高校管理工作中重要環節，不僅要承擔高校資金籌集和分配的任務，還要對高校資金進行核算和監督。財務檔案是記錄和反映高校財務結算活動的重要史料和證據，也是高校各種審計財務檢查工作的基礎?！稌嫏n案管理辦法》第五條規定：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，包含會計憑證類、會計賬簿類、財務報表類以及其他類?！吨腥A人民共和國財政部會計檔案管理辦法》第三條規定：會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。會計檔案工作由各級財政機關和各級檔案業務管理機關共同負責進行業務指導、監督與檢查。高校財務檔案的真實性、齊全性、完整性，將直接影響財務檔案管理的質量，只有做好了財務檔案收集、整理的工作，才能實現學校綜合檔案的完整系統性，才能真正發揮其在教學、科研管理中服務育人的作用。在當前很多高校實行多校區聯合辦公的情況下，如何優化財務檔案的管理是對高校財務管理提出的新要求，也是高校檔案管理的新問題。

一、多校區高校財務檔案管理的特點

多校區高校財務檔案不僅具有檔案的專業性和保密性，其最大的特點在于分散性。

1.財務檔案資料的分散性

多校區高校，顧名思義，就是一所高校有多個校區，隨著各校區之間的資源整合，多數高校最終會選擇在某一核心校區辦公。但是，為了方便廣大師生進行財務報銷，高校財務部門往往會在不同校區設置財務報銷點，財務檔案也因此會分散在不同校區。這樣會出現兩個問題。其一，老師和學生查詢、借閱財務檔案很不方便，盡管財務賬目可以從電腦上聯網查詢，原始憑證卻無法跨校區調閱，如果老師或學生記不清楚自己在哪個校區辦理的財務業務，那么他們在不同校區查詢、借閱財務檔案必定會耗費大量時間和精力。其二，各校區的財務檔案由各校區財務報銷點自行整理歸檔，1—2年后才移交到學校檔案部門，由此造成財務檔案在歸檔前兩年處于分散狀態，不利于財務檔案的集中統一管理，也不利于各校區老師和學生的財務查詢事務。

2.財務檔案管理人員的分散性

財務檔案管理的專業人員既要懂得財務管理方面的知識，又要具備檔案管理的知識。但是，《關于財務檔案管理工作的規定》實行“誰財務、誰立卷，邊財務邊收集整理、審結卷成”的原則，目前大多高校的財務檔案管理工作由不同的人員兼任，有的檔案管理人員沒有接受過檔案工作方面的培訓，更不用說財務部門配備專業的財務檔案管理人員了，人員的分散直接導致了財務檔案管理的不規范。

二、多校區高校財務檔案管理的癥結

1.各級領導沒有在思想上高度重視財務檔案管理工作，對其管理認識不夠

財務檔案工作不僅可以保存歷史、服務現實，而且能根據會計檔案提供的原始數據，科學地預測未來，提供最優化的管理方案，取得最大的效益。在多校區財務工作量大的情況下，由于有些高校領導缺乏對財務檔案工作重要性的認識，因此忽視了對原始憑證采取統一標準整理、歸納的要求，忽視了財務檔案重要的預測功能，更忽視了財務檔案具有保存歷史的重要作用，最終導致歸檔的財務資料無法為多校區老師和學生提供優質的服務。

2.財務部門沒有設置專人專職，財務檔案管理不規范

《會計檔案管理辦法》規定：會計檔案由單位會計機構負責整理立卷歸檔，并在保管期滿后移交單位的會計檔案管理機構，沒有專門設置檔案管理機構的單位應由會計機構指定專人繼續保管，但實際工作中大多數高校財務檔案管理中都未設置此專門機構。一是按照“誰會計、誰立卷”的原則，會計檔案大多由會計人員兼管，有些高校甚至聘用離退休的財務工作者整理財務檔案，他們大多沒有經過檔案業務知識的專門培訓，不清楚財務檔案的歸檔范圍和標準，不了解檔案的基本操作規程，這樣整理出來的財務檔案案卷質量不高，很難保證檔案的完整性和安全性。二是由于財務檔案沒有專人負責，分工不明確，裝訂、歸檔、查詢等檔案工作由不同人員兼職，管理環節分散，造成財務檔案管理工作不規范。三是財務檔案管理的設施不完善，財務檔案和大多數學校其他檔案一樣放置于學校的檔案部門，沒有專門庫房存放，不符合財務檔案的防火、防潮、防蟲、防光、防塵、防霉、防盜的“七防”要求。而且，存檔過程中紙質檔案和磁質檔案歸檔不同步，只有紙質會計檔案才移交學校檔案部門，而磁質檔案則由財務部門自行存檔。四是會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，由于多種原因導致學校會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，有些會計檔案即使超過保管期限數年也沒有被銷毀，從而影響了財務管理工作和檔案管理工作的質量。

三、完善多校區高校財務檔案管理的辦法

1.加強領導，提高認識

《會計檔案管理辦法》第四條規定：各單位必須加強會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查詢和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄露。高校財務檔案管理是高校日常管理的組成部分，其管理水平的高低將直接影響學校整體管理水平，并最終決定財務工作和檔案管理工作的優劣，必須引起學校分管領導和部門負責人的重視。部門負責人在制定財務計劃時，要明確確定本部門的檔案管理員專門負責多校區財務檔案的歸納、整理工作，對多校區財務檔案實行統一歸置、統一管理，防止財務檔案的毀損或滅失。

2.完善歸檔流程

高校檔案部門應根據本校實際，結合財務工作特點，制定財務檔案歸檔流程和規范，在財務檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質量保證體系，財務檔案歸檔過程實施經?；瘷z查，確保財務檔案的完整和準確。高校財務部門應配專門人員對財務檔案進行及時整理歸檔。首先，在記賬憑證的整理中，要對所有記賬憑證進行審查核對、按序分類，確保不遺失、不缺號、不漏號，按月整理齊全后裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內容填寫完整，加蓋印章。其次，財務賬簿歸檔時要在首頁填寫完整《賬簿啟用表》的內容，按不同類別裝訂成冊；財務報表按年報、季報、月報分別整理立卷；工資發放名冊要在工資發放完畢后及時整理，按月裝訂成冊；銀行對賬單收集齊全后按年裝訂成冊。再次，將裝訂成冊的財務檔案送交檔案部門保管時，財務部門、審計部門、檔案部門應認真清點移交的財務檔案。最后，建立主校區集中管理機制，完善各校區的檔案銜接程序，使各校區形成的各種載體和財務檔案匯總進入學校綜合檔案館，維護學校檔案的完整性。

3.提高財務檔案管理工作者的綜合管理素質

高校財務檔案管理專業性強、技術性高、政策性和保密性很強，要求檔案管理人員綜合素質高、業務能力強、人員相對固定?！稌嫏n案管理辦法》第六條規定：出納人員不得兼管會計檔案。對財務檔案管理人員要進行多種途徑和形式的教育和培訓，增強他們的責任心，提高他們的實際操作能力，能按相同的管理標準對不同校區的財務檔案進行科學統一的分類、整理、編目立卷。與此同時，財務部門要經常組織多校區財務人員統一學習《會計檔案管理辦法》和本校的財務檔案管理制度，使每位財務工作者在日常的財務工作中掌握財務檔案的基本規范、做好財務檔案歸檔前的基本工作，保證高校財務檔案管理的科學化、規范化。

4.實行信息化管理，做好技術防范

《全國檔案事業發展“十一五”規劃》明確將檔案信息化建設作為一項戰略性任務，提出要加強多形式多層次共享平臺建設，推進服務機制創新，促進檔案信息資源的公開、共享和再利用，全面提升檔案信息資源開發利用水平和能力；加快優化檔案信息資源開發利用工作的保障環境，建立長效發展機制。一方面，會計電算化的普及給財務檔案管理者提出了更高的目標，他們業務水平的高低成為科學管理財務檔案的關鍵。由此可見，財務檔案管理人員不僅要懂得財務管理方面的知識，還要懂得檔案管理方面的知識，在當今信息化背景下還必須了解計算機、互聯網絡等與信息化有關的知識，才能做好財務檔案的信息化管理工作。另一方面，隨著高校財務會計電算化的普及，財務檔案實行紙質檔案與磁性介質檔案并存的管理模式，歷年的財務資料不僅要以打印的紙質形式保持，還要以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上，這就存在著磁性介質檔案的保管要求和相應措施。在信息社會中，電算化財務檔案是高校發展的必然趨勢，也能為高校帶來良好的經濟效益和社會效益。檔案信息網絡是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的核心，是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。財務部門應該和檔案部門共同協商，制定信息化的財務檔案歸檔、查詢規范，推動財務檔案的信息化建設，建立多校區統一的財務檔案查詢平臺，帶動全校檔案的信息化建設，實現財務檔案信息傳遞的網絡化。

總之，財務檔案管理是加強多校區高校財務管理和檔案管理不可缺少的一個方面，隨著多校區辦學逐步變為高校管理的一種重要模式，根據財務檔案管理的特點，改進管理現狀，完善歸檔流程，建立信息化管理體系，才能從根本上保證財務檔案的完整，保證檔案的專業性、機要性，并為各校區老師和學生提供安全、優質的服務，最終促進高等教育事業的發展。

[責任編輯 柯 黎]