淺談多校區(qū)高校財務檔案的管理

趙紅漫

摘 要：高校財務檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，它既具有一般檔案管理的共同特征，又具有財務檔案的自身特點?，F(xiàn)階段多校區(qū)財務檔案管理存在的最大問題是財務檔案的分散性，因此，應該加強領導，完善多校區(qū)財務檔案管理流程，提高財務檔案管理工作者的綜合素質，優(yōu)化財務檔案的管理，最終促進高等教育事業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞：財務檔案；多校區(qū)；高校；檔案管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）20-0278-02

財務管理作為高校管理工作中重要環(huán)節(jié)，不僅要承擔高校資金籌集和分配的任務，還要對高校資金進行核算和監(jiān)督。財務檔案是記錄和反映高校財務結算活動的重要史料和證據(jù)，也是高校各種審計財務檢查工作的基礎?！稌嫏n案管理辦法》第五條規(guī)定：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，包含會計憑證類、會計賬簿類、財務報表類以及其他類?！吨腥A人民共和國財政部會計檔案管理辦法》第三條規(guī)定：會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。會計檔案工作由各級財政機關和各級檔案業(yè)務管理機關共同負責進行業(yè)務指導、監(jiān)督與檢查。高校財務檔案的真實性、齊全性、完整性，將直接影響財務檔案管理的質量，只有做好了財務檔案收集、整理的工作，才能實現(xiàn)學校綜合檔案的完整系統(tǒng)性，才能真正發(fā)揮其在教學、科研管理中服務育人的作用。在當前很多高校實行多校區(qū)聯(lián)合辦公的情況下，如何優(yōu)化財務檔案的管理是對高校財務管理提出的新要求，也是高校檔案管理的新問題。

一、多校區(qū)高校財務檔案管理的特點

多校區(qū)高校財務檔案不僅具有檔案的專業(yè)性和保密性，其最大的特點在于分散性。

1.財務檔案資料的分散性

多校區(qū)高校，顧名思義，就是一所高校有多個校區(qū)，隨著各校區(qū)之間的資源整合，多數(shù)高校最終會選擇在某一核心校區(qū)辦公。但是，為了方便廣大師生進行財務報銷，高校財務部門往往會在不同校區(qū)設置財務報銷點，財務檔案也因此會分散在不同校區(qū)。這樣會出現(xiàn)兩個問題。其一，老師和學生查詢、借閱財務檔案很不方便，盡管財務賬目可以從電腦上聯(lián)網(wǎng)查詢，原始憑證卻無法跨校區(qū)調閱，如果老師或學生記不清楚自己在哪個校區(qū)辦理的財務業(yè)務，那么他們在不同校區(qū)查詢、借閱財務檔案必定會耗費大量時間和精力。其二，各校區(qū)的財務檔案由各校區(qū)財務報銷點自行整理歸檔，1—2年后才移交到學校檔案部門，由此造成財務檔案在歸檔前兩年處于分散狀態(tài)，不利于財務檔案的集中統(tǒng)一管理，也不利于各校區(qū)老師和學生的財務查詢事務。

2.財務檔案管理人員的分散性

財務檔案管理的專業(yè)人員既要懂得財務管理方面的知識，又要具備檔案管理的知識。但是，《關于財務檔案管理工作的規(guī)定》實行“誰財務、誰立卷，邊財務邊收集整理、審結卷成”的原則，目前大多高校的財務檔案管理工作由不同的人員兼任，有的檔案管理人員沒有接受過檔案工作方面的培訓，更不用說財務部門配備專業(yè)的財務檔案管理人員了，人員的分散直接導致了財務檔案管理的不規(guī)范。

二、多校區(qū)高校財務檔案管理的癥結

1.各級領導沒有在思想上高度重視財務檔案管理工作，對其管理認識不夠

財務檔案工作不僅可以保存歷史、服務現(xiàn)實，而且能根據(jù)會計檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學地預測未來，提供最優(yōu)化的管理方案，取得最大的效益。在多校區(qū)財務工作量大的情況下，由于有些高校領導缺乏對財務檔案工作重要性的認識，因此忽視了對原始憑證采取統(tǒng)一標準整理、歸納的要求，忽視了財務檔案重要的預測功能，更忽視了財務檔案具有保存歷史的重要作用，最終導致歸檔的財務資料無法為多校區(qū)老師和學生提供優(yōu)質的服務。

2.財務部門沒有設置專人專職，財務檔案管理不規(guī)范

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：會計檔案由單位會計機構負責整理立卷歸檔，并在保管期滿后移交單位的會計檔案管理機構，沒有專門設置檔案管理機構的單位應由會計機構指定專人繼續(xù)保管，但實際工作中大多數(shù)高校財務檔案管理中都未設置此專門機構。一是按照“誰會計、誰立卷”的原則，會計檔案大多由會計人員兼管，有些高校甚至聘用離退休的財務工作者整理財務檔案，他們大多沒有經(jīng)過檔案業(yè)務知識的專門培訓，不清楚財務檔案的歸檔范圍和標準，不了解檔案的基本操作規(guī)程，這樣整理出來的財務檔案案卷質量不高，很難保證檔案的完整性和安全性。二是由于財務檔案沒有專人負責，分工不明確，裝訂、歸檔、查詢等檔案工作由不同人員兼職，管理環(huán)節(jié)分散，造成財務檔案管理工作不規(guī)范。三是財務檔案管理的設施不完善，財務檔案和大多數(shù)學校其他檔案一樣放置于學校的檔案部門，沒有專門庫房存放，不符合財務檔案的防火、防潮、防蟲、防光、防塵、防霉、防盜的“七防”要求。而且，存檔過程中紙質檔案和磁質檔案歸檔不同步，只有紙質會計檔案才移交學校檔案部門，而磁質檔案則由財務部門自行存檔。四是會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，由于多種原因導致學校會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，有些會計檔案即使超過保管期限數(shù)年也沒有被銷毀，從而影響了財務管理工作和檔案管理工作的質量。

三、完善多校區(qū)高校財務檔案管理的辦法

1.加強領導，提高認識

《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定：各單位必須加強會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查詢和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄露。高校財務檔案管理是高校日常管理的組成部分，其管理水平的高低將直接影響學校整體管理水平，并最終決定財務工作和檔案管理工作的優(yōu)劣，必須引起學校分管領導和部門負責人的重視。部門負責人在制定財務計劃時，要明確確定本部門的檔案管理員專門負責多校區(qū)財務檔案的歸納、整理工作，對多校區(qū)財務檔案實行統(tǒng)一歸置、統(tǒng)一管理，防止財務檔案的毀損或滅失。

2.完善歸檔流程

高校檔案部門應根據(jù)本校實際，結合財務工作特點，制定財務檔案歸檔流程和規(guī)范，在財務檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質量保證體系，財務檔案歸檔過程實施經(jīng)?；瘷z查，確保財務檔案的完整和準確。高校財務部門應配專門人員對財務檔案進行及時整理歸檔。首先，在記賬憑證的整理中，要對所有記賬憑證進行審查核對、按序分類，確保不遺失、不缺號、不漏號，按月整理齊全后裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內容填寫完整，加蓋印章。其次，財務賬簿歸檔時要在首頁填寫完整《賬簿啟用表》的內容，按不同類別裝訂成冊；財務報表按年報、季報、月報分別整理立卷；工資發(fā)放名冊要在工資發(fā)放完畢后及時整理，按月裝訂成冊；銀行對賬單收集齊全后按年裝訂成冊。再次，將裝訂成冊的財務檔案送交檔案部門保管時，財務部門、審計部門、檔案部門應認真清點移交的財務檔案。最后，建立主校區(qū)集中管理機制，完善各校區(qū)的檔案銜接程序，使各校區(qū)形成的各種載體和財務檔案匯總進入學校綜合檔案館，維護學校檔案的完整性。

3.提高財務檔案管理工作者的綜合管理素質

高校財務檔案管理專業(yè)性強、技術性高、政策性和保密性很強，要求檔案管理人員綜合素質高、業(yè)務能力強、人員相對固定。《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定：出納人員不得兼管會計檔案。對財務檔案管理人員要進行多種途徑和形式的教育和培訓，增強他們的責任心，提高他們的實際操作能力，能按相同的管理標準對不同校區(qū)的財務檔案進行科學統(tǒng)一的分類、整理、編目立卷。與此同時，財務部門要經(jīng)常組織多校區(qū)財務人員統(tǒng)一學習《會計檔案管理辦法》和本校的財務檔案管理制度，使每位財務工作者在日常的財務工作中掌握財務檔案的基本規(guī)范、做好財務檔案歸檔前的基本工作，保證高校財務檔案管理的科學化、規(guī)范化。

4.實行信息化管理，做好技術防范

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確將檔案信息化建設作為一項戰(zhàn)略性任務，提出要加強多形式多層次共享平臺建設，推進服務機制創(chuàng)新，促進檔案信息資源的公開、共享和再利用，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和能力；加快優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)利用工作的保障環(huán)境，建立長效發(fā)展機制。一方面，會計電算化的普及給財務檔案管理者提出了更高的目標，他們業(yè)務水平的高低成為科學管理財務檔案的關鍵。由此可見，財務檔案管理人員不僅要懂得財務管理方面的知識，還要懂得檔案管理方面的知識，在當今信息化背景下還必須了解計算機、互聯(lián)網(wǎng)絡等與信息化有關的知識，才能做好財務檔案的信息化管理工作。另一方面，隨著高校財務會計電算化的普及，財務檔案實行紙質檔案與磁性介質檔案并存的管理模式，歷年的財務資料不僅要以打印的紙質形式保持，還要以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上，這就存在著磁性介質檔案的保管要求和相應措施。在信息社會中，電算化財務檔案是高校發(fā)展的必然趨勢，也能為高校帶來良好的經(jīng)濟效益和社會效益。檔案信息網(wǎng)絡是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的核心，是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。財務部門應該和檔案部門共同協(xié)商，制定信息化的財務檔案歸檔、查詢規(guī)范，推動財務檔案的信息化建設，建立多校區(qū)統(tǒng)一的財務檔案查詢平臺，帶動全校檔案的信息化建設，實現(xiàn)財務檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化。

總之，財務檔案管理是加強多校區(qū)高校財務管理和檔案管理不可缺少的一個方面，隨著多校區(qū)辦學逐步變?yōu)楦咝９芾淼囊环N重要模式，根據(jù)財務檔案管理的特點，改進管理現(xiàn)狀，完善歸檔流程，建立信息化管理體系，才能從根本上保證財務檔案的完整，保證檔案的專業(yè)性、機要性，并為各校區(qū)老師和學生提供安全、優(yōu)質的服務，最終促進高等教育事業(yè)的發(fā)展。

[責任編輯 柯 黎]