企業(yè)檔案數(shù)字化管理中的問(wèn)題與對(duì)策

馬雨薇

摘 要：數(shù)字化的檔案管理已經(jīng)發(fā)揮了它的優(yōu)勢(shì)，成為企業(yè)管理不可或缺的網(wǎng)絡(luò)管理形式。但是在檔案信息數(shù)字化進(jìn)程中還存在許多問(wèn)題，阻礙了檔案信息數(shù)字化管理的發(fā)展，現(xiàn)就檔案數(shù)字化管理中存在問(wèn)題與對(duì)策探討如下：

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；管理

一、檔案數(shù)字化管理概述

檔案信息一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里，查找檢索起來(lái)非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，存儲(chǔ)空間大，維護(hù)不方便。檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檔案信息，它的好處是檢索快捷方便，容易實(shí)時(shí)同步備份，存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案數(shù)字化硬件嚴(yán)重不足。就硬件而言，檔案數(shù)字化主要需要三類設(shè)備：一類是信息采集設(shè)備，一類是信息存儲(chǔ)設(shè)備，一類是信息利用設(shè)備。存儲(chǔ)設(shè)備在設(shè)備選購(gòu)方面主要以數(shù)字化對(duì)象的種類和數(shù)量、數(shù)字化速度、數(shù)字化質(zhì)量為依據(jù)。信息利用設(shè)備一般包括計(jì)算機(jī)、因特網(wǎng)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。但由于當(dāng)前基層財(cái)力緊張，各地檔案館、室這些設(shè)備嚴(yán)重不足。有的只有少數(shù)價(jià)值不高的簡(jiǎn)易設(shè)備，很難滿足檔案數(shù)字化的需要。[1]

（二）檔案數(shù)字化軟件開發(fā)滯后。現(xiàn)今檔案部門所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)、購(gòu)置的軟件不能亂用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。

（三）檔案工作缺少規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件。信息化背景下計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的“機(jī)械性”對(duì)檔案數(shù)字子化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范提出了更高要求。

（四）缺乏新型檔案管理人才。目前我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理人員無(wú)論在意識(shí)上或者是技術(shù)上都和國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)相差很遠(yuǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化，首先要有檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)具有全局性和戰(zhàn)略性重大工作，它既是檔案工作的重要組成部分，又是社會(huì)信息化的重要基礎(chǔ)性工作，積極開展檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的必由之路。同時(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求。檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對(duì)本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對(duì)上述活動(dòng)中形成的大量電子文件、電子檔案束手無(wú)策，無(wú)能為力。檔案部門如何在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的大潮中求生存求發(fā)展，保存在各級(jí)各類檔案館庫(kù)房中作為知識(shí)原始載體的檔案實(shí)體如何最大限度地發(fā)揮作用，這些問(wèn)題就使開發(fā)檔案信息，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)成為必然。[2]

四、解決檔案數(shù)字化問(wèn)題的基本對(duì)策

（一）加大檔案數(shù)字化硬件投資力度。檔案數(shù)字化首先是硬件現(xiàn)代化。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)字化信息資源建設(shè)。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于檢索利用。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案信息的組織形式，是一種特定方式組織起來(lái)、存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)、使用某種數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)組織管理的檔案目錄數(shù)據(jù)集合，是檔案信息管理系統(tǒng)的核心。企業(yè)檔案管理部門要建立數(shù)字檔案館就必須加數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

（四）配備新型檔案管理人員。檔案數(shù)字化最根本的還是檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化，再先進(jìn)的設(shè)備最終還是要靠人來(lái)操作。企業(yè)檔案管理的能動(dòng)因素是承擔(dān)檔案管理、開發(fā)和服務(wù)職能的檔案管理工作人員，是否擁有充足的、高素質(zhì)的檔案管理人才資源已成為檔案事業(yè)能否持續(xù)健康，積極發(fā)展的關(guān)鍵所在。首先應(yīng)當(dāng)適當(dāng)增加承擔(dān)檔案管理的專職人員，明確其崗位指責(zé)和工作要求，使他們能安心在檔案管理崗位上建功立業(yè)；其次是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。

結(jié)束語(yǔ)：檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。面對(duì)這種挑戰(zhàn)我們檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，我們要不斷知識(shí)，逐步掌握數(shù)字化技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳文英；當(dāng)前檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題及對(duì)策[A]—科技信息，2007年第1期