高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理所面臨的問(wèn)題與對(duì)策

胡敏

【摘 要】高校學(xué)分制使得相對(duì)應(yīng)的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作更加復(fù)雜，同時(shí)產(chǎn)生了大量的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)和電子文檔，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作越來(lái)越不能滿足學(xué)分制條件下教學(xué)的需要。如何克服目前的困難，并找出有效的對(duì)策，這就是本文的目的所在。

【關(guān)鍵詞】高校 二級(jí)學(xué)院 教學(xué)檔案管理

一、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的概況

高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是高校二級(jí)學(xué)院在教學(xué)、科研和管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)院、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像的不同的形式、載體的歷史記錄，是對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理活動(dòng)的真實(shí)記錄。二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案主要包括教務(wù)文件、教學(xué)運(yùn)行管理資料、教學(xué)質(zhì)量管理資料、考試管理資料、期末考試試卷、學(xué)生成績(jī)單和教師工作手冊(cè)。教務(wù)文件包括各級(jí)各類(lèi)教務(wù)文件。教學(xué)運(yùn)行管理資料包括教學(xué)計(jì)劃、教研活動(dòng)記錄本、教師教學(xué)任務(wù)、教師開(kāi)課管理、教材管理、形式與政策教學(xué)、教師聽(tīng)課記錄、補(bǔ)退選課登記表等。教學(xué)質(zhì)量管理資料包括培養(yǎng)方案、多媒體教學(xué)、各類(lèi)教學(xué)獎(jiǎng)、教改項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)室管理、教學(xué)簡(jiǎn)報(bào)等?？荚嚬芾碣Y料包括期末試卷、等級(jí)考試、專(zhuān)業(yè)成績(jī)、重修管理、英語(yǔ)慢班、畢業(yè)生成績(jī)管理、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)成績(jī)管理等，考試大宗檔案包括期末考試試卷、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)生試卷分析、教師工作手冊(cè)等。

二、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的重要性

1.促進(jìn)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的提高

學(xué)院的中心工作是教學(xué)，各學(xué)科的教學(xué)計(jì)劃、教師教案、電子課件比賽、聽(tīng)課記錄、教學(xué)工作的經(jīng)驗(yàn)、教研成果，這些原始記錄真實(shí)詳細(xì)地反映了學(xué)院教學(xué)工作的情況，教學(xué)檔案為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、反思教學(xué)提供了全面寶貴的材料，教學(xué)檔案有助于促進(jìn)各學(xué)科教學(xué)質(zhì)量的提高。

2.考核教師工作成績(jī)，為學(xué)院教師聘定崗位檔次和薪酬提供重要依據(jù)

學(xué)校從2012年開(kāi)始將四級(jí)及以下等級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位聘任權(quán)放到二級(jí)學(xué)院，由二級(jí)學(xué)院制定申報(bào)條件并按有關(guān)規(guī)定實(shí)施。學(xué)院在聘任工作中側(cè)重比較教師近三年的科研、教研和獲獎(jiǎng)情況。依據(jù)教學(xué)檔案中教學(xué)督導(dǎo)聽(tīng)課反饋情況、學(xué)生評(píng)教排名、授課技能大賽獲獎(jiǎng)、教學(xué)質(zhì)量獲獎(jiǎng)、教改項(xiàng)目、教學(xué)論文、科研情況等來(lái)決定教師的崗位檔次，從而決定教師在接下來(lái)的三年的薪酬。因此，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案關(guān)系到教師的切身利益，做好教學(xué)檔案能公開(kāi)公平地為學(xué)院教師聘定崗位檔次和薪酬提供重要依據(jù)。

3.為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)制定決策、開(kāi)展各項(xiàng)工作和發(fā)展壯大學(xué)院提供重要的參考資料

三、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

1.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視教師的思想、教學(xué)和科研業(yè)務(wù)，忙于學(xué)院的規(guī)劃，碩士點(diǎn)、博士點(diǎn)的申報(bào)，聘請(qǐng)國(guó)際國(guó)內(nèi)知名的學(xué)者來(lái)學(xué)校講學(xué)，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)為學(xué)院的發(fā)展壯大做了很多事情，但是很不注重材料的收集存檔。

2.二級(jí)學(xué)院存檔的規(guī)章制度不健全

學(xué)院教學(xué)檔案的收集存檔依據(jù)2003年教育部對(duì)各高校的評(píng)估指標(biāo)，學(xué)院的檔案缺乏具體的規(guī)章制度，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃、管理制度和工作細(xì)則。

3.缺乏專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行教學(xué)檔案管理

學(xué)校沒(méi)有為二級(jí)學(xué)院的檔案管理設(shè)置專(zhuān)門(mén)的崗位，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案大多由教學(xué)秘書(shū)兼任，教學(xué)秘書(shū)忙于教學(xué)管理和日常事務(wù)，檔案意識(shí)和檔案管理水平不高，憑知覺(jué)收集檔案資料，隨意性大，歸檔文件材料的質(zhì)量難以保證。

4.目前二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理模式不能滿足學(xué)分制條件下教學(xué)的需求

學(xué)分制使得相對(duì)應(yīng)的二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理工作呈現(xiàn)更多的復(fù)雜性，工作量急劇加大，同時(shí)產(chǎn)生了大量的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)和電子文檔，這對(duì)僅憑教學(xué)秘書(shū)和傳統(tǒng)的以紙質(zhì)形式為主要載體的教學(xué)檔案管理模式提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

四、解決對(duì)策

1. 2013年11月學(xué)校出臺(tái)《西南民族大學(xué)單位年度考核辦法》，將二級(jí)學(xué)院檔案管理作為考核學(xué)院工作的評(píng)價(jià)指標(biāo)之一。文件出臺(tái)后學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，已將教學(xué)檔案作為教學(xué)管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)落實(shí)。

2.二級(jí)學(xué)院應(yīng)完善存檔的規(guī)章制度。二級(jí)學(xué)院應(yīng)依照《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校要求制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍、檔案保管借閱制度以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定，使二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中有章可循、有法可依。

3.針對(duì)學(xué)院缺乏管理教學(xué)檔案的專(zhuān)業(yè)人員，目前的辦法是加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

4.學(xué)分制的實(shí)施使得相對(duì)應(yīng)的二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理工作更復(fù)雜、更具體、工作量急劇增大。學(xué)校應(yīng)開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，規(guī)范學(xué)校各單位的存檔要求，讓二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案更加規(guī)范，給學(xué)生、老師和學(xué)校都帶來(lái)便捷。

【參考文獻(xiàn)】

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