如何做好高校系部教務管理工作

劉滌

摘 要： 高校系部教務管理工作是高校教學管理的一個重要環節，其工作質量直接影響到學校教務管理工作的整體運行。本文探討了如何做好高校系部教務管理工作等問題。

關鍵詞： 高校系部 教務管理 教學秘書

隨著國家對教育事業的重視，人才素質在不斷提高，我國高等教育正在快速發展。絕大多數家長都期望孩子上大學，高校辦學規模逐年擴大，學生人數迅速增加，過去高校舊有的、單一的、直線型教務管理工作模式已經不能適應新形勢。各高校都在進行教學管理改革，通過將教務管理工作下放給各個院系，形成了校、院（系）教務工作二級管理的新模式[1]。可以說，高校每個系部的教務管理工作質量直接影響到學校教務管理工作的整體運行，下面探討如何做好高校系部教務管理工作。

1.高校系部教務管理在高校教務管理中的地位和作用

高校教務管理是指“高等學校的管理部門按照國家的教育方針和學校制定的各項教學管理制度，運用各種手段，通過組織、指揮和協調與教學相關的各方面人員和活動，從而創造出遠大于個人活動力量的集體教育力量，以便高效率、高質量地完成各項教學任務，實現專業培養目標而從事的各種職能工作”[2]。

高校教務管理工作是一項復雜的管理活動，“它直接作用于教學工作的全過程，包括教學目標管理，教學計劃管理，教學過程管理，教育主題管理和教育資源管理等環節。具體來說，可以分為教學運行管理和常規管理兩個方面。所謂教學運行管理，是指將教學計劃轉化為具體教學指令而采取的組織、協調、監督等管理活動，其目的是保證教學秩序的正常運行和各種教學活動的正常開展；常規管理包括招生工作，考試管理，學籍管理，教務統計，科研統計等工作”[3]。

高校教務管理工作內容繁多，業務流程較復雜。在傳統教務管理工作模式下，學校教務管理的主要職責和權限都集中在學校教務處，這種情況容易造成教務管理工作效率低下；教務處教務管理人員工作量繁雜，責任過重；在制定政策時教務處主觀性過強，沒有考慮到各系部發展的特點；信息流動不暢。隨著高校招生規模不斷擴大，系部及專業設置逐年增加，傳統教務管理模式已經不適合學校的發展，“學校-系部”二級管理的新模式應運而生。系部教務管理是高校教務管理的重要組成部分，是它的一個子系統，起著承上啟下、協調左右、溝通信息的作用，是建立穩定的教學秩序和良好的教學運行機制的保證。

2.系部教學秘書的工作是做好系部教務管理工作的關鍵因素

教學秘書是系部主任、業務副主任在教學管理工作上的助手，教學秘書應選擇工作責任心強、熟悉教學管理工作的人員擔任。

2.1教學秘書必須履行工作職責。

2.1.1上傳下達，要及時準確，客觀公正。

教學秘書要及時將學校、教務處等上級教學管理部門的各項規章制度和各種事務通知傳達給系部各教研室、各位教師及學生，這樣才能保證教學秩序有條不紊，井然有序。與此同時，教學秘書要將來自教師、學生方面的信息匯報給系部相關領導，比如教師對教室多媒體設備無法使用，對上級教務部門下發的各類通知的疑問，學生對任課老師講課的意見和建議等。教學秘書有職責讓系部領導及時了解相關情況，這樣可以讓領導盡快采取有效措施解決問題，保障教學秩序的正常運行。

2.1.2妥善處理日常教務工作，使教學管理合理有效運作。

教學秘書的工作繁重瑣碎，需要按照每學期各項工作的時間結點提前做好計劃安排，逐一通知各教研室，各位教師和學生按時完成。

開學初做好開學準備工作，包括收集教師工作手冊、教學日歷；打印教學任務書；通知教師和外聘教師按時上課；協助系部領導完成期初教學檢查。

每個月做好系部教師的工資表上報給財務處。核算每學期教師的教學工作量；指導教師完成調、停課程序并做好記錄；做好每學期的教材預訂工作；制作好每學期的課程表的編排和校對工作。

期末做好考務工作，考前將每門課的試卷印好并做好考務袋，考試時分發。安排教師監考并回收試卷，指導學生如何選課、補考、重修，組織學生參加全國計算機等級考試和全國大學生英語等級考試的報名工作。積極參加學校精品課程建設；系部特色、品牌專業建設；教學改革項目工作。做好教學評估的準備工作，教學文件及通知的下達及歸檔；熟悉使用教務系統。

2.2教學秘書要具備的基本素質和工作能力。

要做好本職工作，教學秘書就要全面提高基本素質和工作能力。

2.2.1熱愛工作，認真負責。

教學秘書的工作除了完成大量日常工作外，還要協助系部領導，教研室主任進行教學管理工作，為學校教學工作服務，為教師和學生服務，有較高的工作熱情和較強奉獻精神。要把師生在教學過程中遇到的問題當成自己的事情，親力親為，逐一解決。工作要認真負責，教學秘書的工作職責重大，稍有不慎，會給師生帶來麻煩，影響正常的教學秩序。

2.2.2具備良好的協調能力。

教學秘書是學校、系部在教學管理工作方面與教師、學生聯系的橋梁，這其中少不了與教務處同行和教師、學生打交道。本著以工作為本、以人為本的態度，與教師、學生將問題溝通并協調系部與教務處共同解決問題。在工作中不斷提高口頭表達能力，提升語言藝術，注意工作的方式方法，盡可能減少矛盾。

2.2.3具備較強的學習能力。

教學秘書如果僅僅做事務性工作，每天按部就班地依照教務處的通知工作，就會缺乏創造性。工作的同時要不斷思考，如何提高工作效率，如何更好地推進系部教學管理工作。這就需要學習一些管理學的相關知識，使工作有理論指導，開展工作處理問題在一個更高的層次上。另外，要善于利用信息時代的各種通訊技術更好地為教學管理工作服務，比如QQ、微信、短信等。要熟練使用教務管理系統，要求具備一定的計算機操作技能和掌握一些辦公自動化軟件的使用，比如Word、Excel等。

3.加強系部教學管理工作應采取的措施

3.1完善教學管理制度，確保教務管理工作規范化、科學化。

為保障正常的教學秩序，使教務工作者在工作中有據可依，制定的制度要有科學性、指導性。隨著時間的推移，舊有的教學制度不一定適合新的教學發展的需求，要根據需要，不斷完善教學制度，做到科學、規范管理，與時俱進。

3.2加強教學管理隊伍建設，提高教務人員的素質。

目前，教務秘書由專業科班出身的管理專業人才擔任的很少，多半是由系部某一行政人員、專任教師或輔導員擔任，管理專業知識掌握得較少。針對這種情況，學校有關部門應當為系部教務管理人員提供機會，創造條件，支持他們參加各種管理工作培訓會，鼓勵他們攻讀高一層次學歷。開展兄弟院校的教學管理經驗交流活動，使教務管理人員進一步熟悉工作，提高業務水平。

3.3完善考核和激勵制度，調動教務管理人員的積極性。

由于教務管理工作的特點，教務管理人員的工作很難出現一個階段性的個人成果，導致學校并不重視教務管理人員，對他們的職稱評定、年終考核、福利待遇沒有任何政策上的傾斜。這使得他們在工作中安于現狀，積極性不高，工作效率低下，并產生對這個崗位前途的迷茫情緒，出現教務管理人員流動頻繁的情況。要針對教務管理內容的繁雜瑣碎的特點建立健全考核制度，對教務管理人員定期、定量地考核，對工作業績突出的人員給予獎勵，將考核結果與津貼、晉升、職稱掛鉤[4]，調動教學管理人員的積極性，使系部教學管理水平不斷提高。

總之，系部教務工作是學校教學管理中不可或缺的一個環節，只有不斷更新教育與管理理念，完善管理制度，提高人員素質，才能保障人才培養這一高校的根本任務順利完成。

參考文獻：

[1]張永莉.高校教務工作實行二級管理存在的問題及對策研究[J].大學教育，2014.5：171-172.

[2]榮華，嚴以謹.改革高校教務管理模式適應教學改革要求[J].華北水利水電學院學報（社科版），2000（16）：81-83.

[3]韓紅江.關于高校教務管理工作的幾點思考[J].中國成人教育，2010（16）：26-27.

[4]蔣芳薇，劉粵慧，張揚.當前高校教務管理工作的特點、問題與對探討策[J].高等理科教育，2010（2）：39-41.