利用知識管理提高科研單位檔案管理水平

姜會

[摘 要]傳統的檔案管理方法已不適應科研單位發展的需要，利用知識管理的積累、共享應用、交流的法則開展檔案管理工作的創新實踐，進一步拓展檔案管理的領域，提升檔案管理的價值，更好的實現檔案管理對知識沉淀、積累、傳播、交流。同時，還可以加強科研單位對知識產權的保護，為科研單位又好又快發展奠定良好的基礎。

[關鍵詞]知識管理；提升；檔案管理

隨著經濟全球一體化進程的加快和信息化浪潮的席卷，21世紀知識將超越人力和資金成為社會發展最重要的資源。如何利用所擁有的知識，以更快的速度獲取新知識就成為擺在我們面前的新課題，在這種情況下知識管理應運而生。

隨著知識經濟的發展，迎接知識經濟時代的挑戰已成為全球的發展戰略。知識作為科研單位中一種新的資源這種觀念已逐漸為人們所認識和接受，為了有效地利用好這一資源，知識管理必將成為檔案管理最為關注的話題。

一、知識管理與檔案管理概述

（一）知識管理的內涵

知識管理就是對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理的活動。它是組織采取的有意識的戰略，它能夠保證在最需要的時間把知識傳遞給最需要的人。利用知識管理人們可以共享信息，可以通過不同的方式把這些知識應用在業務活動當中，最終提高工作效率和業績。

知識管理的原則主要有以下三點：

積累。即通過知識管理的體系、方法、工具能夠把科研單位里面運作的知識經驗，這些知識包含信息、程序、經驗、技巧等等很多方面。把這些知識有效的積累下來，不會漏掉，不會隨著時間的推移，隨著時間的流逝而丟失。這是知識管理很關鍵的第一個點，就是能夠幫助科研單位積累好這些知識。

應用。通過應用能夠促進積累的知識和經驗，在單位里面得到快速的，非常充分的共享和應用，讓后繼者在工作的時候能夠用到這些知識，使得這些知識在單位里面真正的為業務工作服務，為單位創造實實在在的價值。通過知識管理這一良好的體系化的方法，幫助單位將積累和共享應用的網絡建立起來，最終讓知識管理這個工具在科研單位里面真正產生作用，產生價值，而且隨著知識管理這一體系，逐步逐步的隨著應用的推廣，提升科研單位的競爭效率和科研單位的競爭力。

交流。知識的收集不是為了存儲，而是為了應用，要把死知識變成活知識，要讓知識在整個系統內循環應用，就像血液在血管內流動一樣，不斷地吸收新知識，同時剔除老化的，陳舊的知識。

（二）檔案管理的含義

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。主要從事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。科研檔案是科技工作者在科研活動中所形成的各種文字、聲像、電子材料等信息資源的總稱，是科技人員辛勤勞動和智慧的結晶。是科技檔案的重要組成部分，是重要的科研、生產信息資源。充分開發利用科研檔案信息資源，為利用者提供完善、健全的檔案信息資源，使之更好地為科研工作服務，是當前做好科研檔案管理工作的出發點和歸宿，也是科研檔案管理者的重要職責。

（三）科研檔案管理工作的重要性

科研檔案是科學研究的基礎和條件，是科研活動的重要環節，是科研管理工作的重要組成部分。因此，科研檔案管理在科研工作中的重要性不可忽視，它對于促進科研實力的發展具有重要作用。

1、憑證作用

科研檔案是在科研工作中自然形成的最初、最真實的原始憑證，這種形成的自然性，決定了科研檔案記錄科研過程的客觀性，是令人信服的重要科研證據。正是因為這些原始的真跡，顯示了科研檔案材料的權威性、珍貴性，是記錄科研活動的真憑實據，是推動一切科研項目深入推進的基石。

2、參考作用

科研檔案材料是前輩科研足跡和科研成果的重要載體，也是后繼科研人員繼續學習和深入研究的重要基礎。因此，科研檔案材料具有重要的參考價值。它可以使后繼科研人員在前人工作的基礎上有更高的起點，不必重新開始，節省了人力、物力和時間。也可以為后人的工作提供參考，避免多走彎路和不必要的重復勞動。

3、考核評估的重要依據

科研檔案真實反映著科研單位的科研實力，記載著科研單位發展史上的優秀研究理念和大量研究成果，是對科研單位進行考察評判的重要依據。科學規范的檔案管理，不僅是保障科研工作又好又快發展的重要基礎和前提條件，更是衡量一個單位科研實力和管理水平的重要尺度。

二、當前科研單位檔案管理存在的問題

（一）制度不規范，執行不嚴格

長期以來我們對檔案工作的認識存在一些誤區，認為檔案管理工作就是文件資料保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位直接創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付查檔就行。沒有認識到檔案管理工作的重要作用。沒有把檔案管理工作放在重要的位置，沒有建立規范的檔案管理制度，或者雖然有制度也只是個擺設，并沒有遵照執行。這樣的制度就沒有約束力。

（二）思想不重視，收集不完整

檔案室在很多單位都是一個可有可無的部門、檔案人員都是由其他部門人員兼職，檔案工作沒有放在第一位，很多工作都沒有檔案人員的參與（例如工程招投標、設備采購），致使檔案人員對單位工作不了解，錯失很多收集檔案資料的機會。在科研單位，科研檔案是最重要的，但是一些科技人員歸檔意識淡薄，歸檔率低。對科研檔案材料的收集、歸檔重要性認識不足，對歸檔要求、范圍不是很清楚，或者出于感情上的不舍和使用上的方便，將大多數的科研資料滯留在自己手上。同時，由于科研檔案具有資料形成量大、缺損資料不可彌補性等特點，收集工作難度大。部分科技人員搞科研活動寫文章目的就是為了評職稱，認為職稱上了材料也就沒有保留的意義，對科研成果轉化的實際意義沒有明確的認識，不主動配合檔案管理人員工作，致使歸檔工作難以開展。科研檔案形成周期長、連續性、完整性較差，造成了檔案資料收集不及時、檔案材料存檔不規范，出現了部分珍貴檔案資料丟失現象，給科研單位課題項目繼承式發展和后續科研項目的借鑒參考造成了損失。

（三）人員素質不高，結構不合理

長期以來對檔案工作不重視，認為檔案工作是一項簡單、不需要多大技術含量的活兒，再加上檔案管理本身是一項枯燥、沉悶的工作，又不容易出成果，所以很多人都不愿意從事這項工作。檔案工作淪為了臨退休人員和工勤閑雜人員的寄身處，最終造成檔案管理人員整體素質不高，配備的結構不合理。

（四）信息化程度不高

在很多單位領導心中，檔案管理工作只是一份保管員的工作，又沒有從檔案工作中得到多少直接收益，因此認為檔案工作不需要多大技術含量，不需要配備現代化的裝備，只要能簡單的提供利用就行了。具體表現在單位對檔案管理的信息化、數字化投入不足，單位檔案管理尚未實行信息化，檔案材料的保存形式、檔案類目的錄入、保存、查閱等還停留在紙質化管理階段；其次，對檔案管理必備的設施配置不夠，現有紙質檔案存放環境較為落后。我們單位去年參加了省2A級品審，其中有一項就是對所有的文件進行全文數字化掃描，我們單位因未實行被扣了2分，但據檔案館評審人員介紹有90%的單位都存在檔案數字化程度不高的問題。

三、利用知識管理實現科研單位檔案管理的創新

隨著現代辦公手段的提升和對檔案知識運用水平的要求越來越高，長期以來，我們在檔案管理工作中的落后現狀已經越來越難以滿足現代日常辦公及科研的需要，利用知識管理這一先進的運作體系，開展檔案管理工作的創新實踐已經日漸緊迫。

（一）利用知識管理提高人員的素質

1.提高檔案管理人員素質

檔案管理人員是檔案管理活動的主體，要提高檔案管理水平，首先要提高檔案從業人員自身的素質。一是要加強學習和積累。把理論與實際工作有機地結合起來，擴大知識面，提高業務素質；二是注重檔案部門組織的培訓學習，多參加學習，多了解檔案工作方面的新動向，用新的方法來進行檔案管理工作。三是要注重網絡技術學習。知識經濟時代，網絡技術已成為我們工作、生活不可缺少的實用技術。通過網絡技術可極大地提高檔案管理和檔案信息開發利用的工作效率和質量，推動檔案事業的發展。

2.提高科研人員的檔案意識

科研人員是檔案資料形成的主體，要通過宣傳學習提高對檔案工作重要性的認識，要變被動的收資料為主動的交資料，要把科研資料當成單位的公共資產而不是個人的私產。

（二）利用知識管理創新科研單位檔案管理工作

1、完善檔案信息管理職能

在知識經濟時代，隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統的檔案管理模式與管理理念越來越暴露出不足之處，檔案資源利用低，工作人員積極性差、信息資源很少得到開發，長此以往，檔案工作將愈來愈沒落，終將被淘汰。要提高檔案利用怒，關鍵在于檔案信息資源開發。傳統的檔案管理模式重保管輕利用，是倉儲式的管理，而在信息社會，就要將檔案看成是活的、動態的知識而不是放在檔案室的文物，要從對檔案實體的管理變為對內在知識的管理。要用智能化的手段來管理檔案，用知識管理網絡架構檔案管理系統。同時檔案人員也從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2、優化檔案管理程序

傳統的檔案管理以紙質文件為載體，管理過程中充斥著大量繁瑣、重復的勞動，占用了大量的人力、物力。在信息時代，電子文件和無紙化辦公越來越成為主流，大有取代傳統辦公模式的趨勢。電子文件無論從來源、載體形式還是歸檔辦法都與紙質文件大不相同。因此必須針對電子文件的特點重新設計檔案管理程序。電子文件相對紙質文件具有存儲容量大、占用空間小、整理程序相對簡單的特點。因此保管電子文件應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現文件檔案一體化，在工作程序上進行統一的設計。包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的工作程序有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化對各項業務管理工作的服務功能，提高整個文檔工作的工作效率。

3、豐富和拓展檔案管理技術

傳統的檔案管理技術主要是針對紙質檔案、照片檔案、音像檔案的收集、整理、歸檔、保存等一系列方法和技術的總稱。隨著信息化程度的提高，單位的辦公方式逐漸走向自動化、智能化，出現了大量的電子化、數字化文件，傳統的檔案管理技術已經不能滿足檔案工作的需要。必須針對電子文件的特點采用新的技術與方法來管理電子檔案。在信息化的社會中，檔案的信息功能越來越受重視，開發利用檔案信息也成為一項重要的檔案管理技術。利用知識管理的模式，優化信息化條件下的檔案管理將進一步豐富和拓展檔案管理的技術和手段，促進檔案管理各項業務功能的全面提升，提高整個檔案管理工作的水平。

4、提升對知識產權的保護

信息化時代條件下，對知識產權的保護已經上升到一個相當的高度，運用知識管理對文件從產生、運轉、歸檔、保存的全過程進行自動化、系統化、規范化的管理，在做到規范單位檔案管理工作的同時，也為單位各項成果的知識產權保護提供了第一手的原始資料，為提升單位的知識產權保護水平夯實了基礎。

四、結論

隨著信息時代的來臨，傳統的檔案管理理念和落后的管理手段已經越來越難以適應現代辦公和經濟全球一體化進程的需要，需要擁有全新的檔案管理模式以適應這種需要。知識管理作為一種新的管理思想和方法，對單位的發展方向、管理制度、業務工作、等方面都將產生深刻的影響。利用知識管理不僅可以進一步提高檔案工作人員自身的素質、完善檔案信息管理職能、優化檔案管理程序，同時必將進一步豐富和拓展檔案管理技術，提升對知識產權的保護，充實和提升科研單位的競爭效率和科研單位的競爭力。