高職院校檔案、圖書一體化管理可行性研究

郭艷　楊劍云

[摘 要]近年來我國高等教育改革進程加快，高職院校數量猛增，并占據了我國高等教育的半壁江山，隨著其規模的擴大，教育改革的深入發展，信息技術的發展為高校圖書、檔案管理工作的一體化管理提供了新的空間和可能。本文從分析檔案、圖書一體化的理論依據入手，探討了檔案、圖書實行一體化管理的優勢，同時闡述了圖書、檔案一體化管理制約條件，并最終從實際出發給出了促進高職院校檔案、圖書一體化管理的具體措施。

[關鍵詞]檔案；圖書；一體化管理

21世紀伊始，我國的高等教育改革進程加快，高職院校如雨后春筍般涌現。目前，高等職業教育已經占據了我國高等教育的半壁江山，為我國高等教育做出了不可忽視的貢獻。隨著科學技術迅速的發展更新，開啟了新的信息時代，人們對信息的需求方式和內容也發生了巨大變革，傳統的圖書館儲藏信息的方式以及對信息資源查找的方式儼然滿足不了現代社會以及人們發展需求。人們越來越希望信息的汲取可以不受時間、空間乃至地點和借閱等條件限制，由于具有信息內容豐富，形式多樣的特點，可以極大的節省人們查找信息資源的時間，方便人們隨時隨地都可以查詢到需要的信息，被人們所期待。這是傳統的圖書館所不及的，更是單純檔案部門的工作無法實現的。所以，盡快將信息資源有效整合，是快速實現信息共享的有效手段。作為高職院校獲取信息最主要渠道的圖書管理和檔案管理部門，也要適應社會發展要求，走一體化管理之路，實現信息資源的有效整合，這對于加強高職院校校園文化建設，進一步提高高職院校的教育管理水平，拓展其生存發展空間，提升市場競爭力都具有一定重要意義。

一、檔案、圖書一體化管理具有相關的理論依據

國家教委和國家檔案局于1985年6月聯合印發了《關于發展和改革檔案學教育的幾點意見》，意見中不僅提出了“檔案、圖書、情報一體化”的問題，同時也提出了檔案、圖書、情報的發展規劃。學界和業界皆對圖書、檔案一體化從理論上進行了諸多討論和分析，在實踐中，各國也確實取得了一定的成果。

1、圖書、檔案具有同源、同根性

遠古結繩記事，可以看作是最早的檔案萌芽。后來中華先民把這些檔案加以匯輯，傳播到外界，流傳于后世，是原始檔案功能升級，從而形成最早的圖書[1]。隨著信息技術與互聯網技術深入發展，使得這兩個學科呈現出一種融合的趨勢。

2、圖書、檔案具有相同的本質屬性

圖書和檔案都是記錄和傳達某種信息的一種形式或者介質。信息是二者的共有本質，是相互聯系的橋梁，是共同的起點和基礎。圖書檔案都是社會信息資源的組成部分，都承擔著被存儲、傳遞和利用的職能。它們都來源于實踐，又可脫離產生它的實踐活動而被存儲和傳遞；都有現實的實用性；都是實現現代化的物質基礎和先決條件[2]。

3、圖書、檔案具有相同的職能和發展方向，管理手段高度相似

圖書、檔案工作的核心問題都是信息及其載體的搜集、選擇、整序、存儲、傳播及利用。管理手段主要是分類、編目、歸檔、主題、索引等，在過去都是手工操作，現今大都是自動化管理。廣泛采用現代化技術是圖書、檔案管理的共同發展方向，它可以使信息傳遞網絡化，從而達到高速、高層次、高效的使用目的。

4、貝塔朗菲定律指出：整體系統的屬性功能大于各孤立子系統的總和

我們把這一定律應用到圖書、檔案一體化的研究中，就可以得出將圖書和檔案合起來的整體功能一定大于圖書、檔案各自作為一個獨立的系統的功能。因此，圖書、檔案一體化的本質就是整體內各個子系統在物質、能量、信息的合理流通中，向著“合”的方向發展，促進系統屬性和功能的增加[3]。

二、檔案、圖書一體化管理的優勢

1、能夠全面滿足在校師生的信息需求

隨著信息時代的到來，計算機網絡的進步和發展，通過互聯網查詢所需要的信息已經成為很多人的選擇，到檔案館或者圖書館查詢信息要耗費大量的時間和精力已經無法滿足現代人快節奏的生活、學習和工作需要，對于原始檔案信息、系統理論方面的知識以及參考資料的查詢非常不便。然而，從宏觀角度來說，圖書和檔案管理工作從本質上說都具有專業性和服務性的特點，都具有為國家經濟、政治、文化、教育、科技發展提供理論依據和信息保障的職能。從微觀的角度來說，圖書和檔案信息都具有為不同讀者和用戶提供信息服務的職能，信息在利用的過程中才能發揮其價值，讀者對信息的需求會反過來促進圖書和檔案發展的一體化。

2、能進一步實現資源共享，有效節約成本

數據庫的建立是一項長期的、系統的，需要耗費大量的人力、物力、財力的工程[4]，為充分發揮高校圖書和檔案的價值，將圖書和檔案納入高校的數據庫是重要舉措。第一，將兩者有機結合建立數據庫能夠實現信息資源與文獻資料的共享、方便管理，為高校的科研工作更好的服務；第二，網絡技術與信息資源的整合有利于建立一個完善的檢索體系和檢索平臺，將圖書信息、檔案信息電子化，用戶可以不受時間、地點的限制，隨時使用網絡鏈接所需要的信息資源，另外，數據庫的建立有利于信息資源的實時更新，為早日實現圖書檔案的一體化提供條件；第三，以計算機網絡為載體，積極使用網絡通訊技術、數據庫技術、信息處理技術以及多媒體技術，將圖書、檔案有機聯系，加快圖書信息與檔案信息的電子化和專題化建設，加強信息網絡服務，盡可能的滿足學生、學校以及社會的發展和科研需要。

3、能夠進一步加強校園文化建設

無論是圖書還是檔案都是校園文化建設不可缺少的一部分，都在校園文化建設中發揮著十分重要的作用，圖書館館藏豐富了可以為廣大師生提供一個良好的學術氛圍，與檔案結合起來，借助科研等檔案資料舉辦各種科技知識講座、科技成果獎、評選師生優秀論文等，使廣大師生由被動的接受知識為主動的運用知識，從圖書、檔案中獲取新知識，新思路，創造新才能，進而汲取新的知識，從而激發師生創新的熱情。檔案的編研與圖書館建設的一體化更是積累和傳播校園文化的重要途徑，校史檔案的人文建設，能夠挖掘學校的人文精華，增加文化特色，更大限度地把圖書館與檔案館建設成校園文化建設的基地，使高校校園文化通過這二者得以更完好的保存與傳承，有助于高校從中總結辦學規律、辦學經驗，最終推進了校園文化建設。

三、檔案、圖書一體化管理制約因素

1、缺乏堅實而正確的理論指導

在我國，設置有檔案專業的高校一共33所，但圖書、檔案學專業在院系歸屬上不是很統一，不夠明確呈現多樣化的特點：有的如武漢大學、吉林大學、中山大學等設在管理學院，有的如南開大學、黑龍江大學設在信息學院，有的如遼寧大學、上海大學、南昌大學等設在人文學院，還有的如山東大學、遼寧大學、湖北大學等設置在歷史學院等等。這說明這些專業目前還依然處于一種依附狀態，一直未能形成統一獨立的專業定位，其發展和走向也未能形成學明確的思路，這樣的結果往往就導致其理論水平也處于一種滯后狀態。學科建設現狀無法為一體化提供堅實的理論基礎和正確的理論指導。

2、宏觀管理力度不夠

“宏觀管理的一體化”是一種戰略管理的過程，是圖書、檔案兩個獨立的系統改變封閉、孤立的各自為政的狀態，加強橫向聯系和縱向擴展，重新組成一個統一協作網絡的過程。目前，這兩個系統從各個角度來說還處于互不相干的孤立狀態，缺乏橫向交流聯絡。圖書館系統基本上歸屬于文化部和教育部管理，檔案系統則由國家檔案局指導與協調。因此，成立全國性的以及各省市、各行業的圖、檔協調機構和統一的規章制度是一體化的重要核心問題[5]。

四、推進高職院校檔案、圖書一體化管理的措施

1、改變傳統思維，統一思想認識

首先，解決觀念上的種種偏見，在思想上明確圖書、檔案一體化是科學發展規律所決定的，是經濟社會發展的必然，是圖書、檔案生存與發展所面臨的一件迫切的任務。在信息化、數字化網絡環境下，研究圖書館、檔案學二者協調發展及相互融合、相互影響的理論與方法，探索圖書館、檔案一體化的有效途徑，是信息時代的現實需要，是創新管理機制的必要手段。

2、加強宏觀管理，統一制度標準

從全局出發，加強統一的規劃和管理，制定統一的規范對工作中的各種行為加以控制和約束，改變兩個獨立的工作系統封閉、孤立的狀態，理順專業系統和各方面關系，加強二者橫向聯系，盡快實行圖書、檔案實體管理的相互交叉管理[6]。只有制定了統一的、權威的機構和相應系列的規章制度，實現了管理制度上的一體化，才能使兩個獨立但本質上又相同的工作系統在統籌安排、全面規劃下互相溝通、互相協調、互相配合、互相補充、協調發展。

3、研究二者共性，統一相應技術標準

圖書、檔案一體化建設的前提是基礎工作的規范化和標準化。沒有統一的技術標準，一體化管理就無從談起。目前，作為兩個獨立的工作系統，它們的標準化工作均取得了令人矚目的成績。今后的任務是要以一體化為目標，重新審視已制定的各項標準，結合圖書、檔案工作的工作特點，尋找兩者具有互換性和交融性的結合點，制定出凸顯共性、適用更廣的技術標準，以推動一體化的進程。

4、多渠道、全方位加強隊伍建設，提高工作人員的綜合素質，培養通用型人才

圖書、檔案一體化需要一支具有既掌握圖書管理、檔案管理經驗和規律又熟悉網絡技術、精通信息管理技術的新型知識結構的通用型人才隊伍[7]。他們要有較高的知識層次和先進技術水平，具有一定的組織協調能力和科學研究能力、熟練掌握圖書、檔案管理技能、專業理論知識、有資源共享意識，為一體化工作提供堅強的后盾支持，圖書館學、檔案學各有自己特定的研究領域、研究方向和研究對象。通用型人才的培養，有賴于專業教育。

參考文獻：

[1]孫偉江，付杰.檔案、圖書、情報工作一體化管理的思考[J].蘭臺世界，2004（4）.

[2]袁素娟.圖書情報檔案一體化管理的幾點思考[J]西部大開發，2011（3）

[3]季曉林.圖書館辦館新模式：圖書、情報、檔案一體化管理——天津泰達圖書館辦館模式的認識與思考[J].圖書館學刊，2005（5）.

[4]陳革.圖書、檔案、情報一體化淺析[J].吉林廣播電視大學學報，2005.（2）

[5]韋曉燕.高校圖書、情報、檔案一體化管理探析[J].檔案與建設，2010（5）

[6]黃媛.對我國圖書、情報、檔案一體化管理研究的回顧與展望[J].情報資料工作，2009（1）.轉

[7]金娟.信息時代高校檔案、圖書、情報一體化管理構想[J].鄭州大學學報（哲學社會科學版），2011（5）.

作者簡介：郭艷1982年9月出生，女，黑龍江省綏芬河市人，碩士研究生，畢業于黑龍江大學檔案學專業，中級職稱，東北石油大學秦皇島分校檔案室負責人。研究方向：檔案信息資源開發檔案信息檢索利用途徑。