論電子檔案對(duì)檔案管理工作的積極意義

劉佳

[摘 要]隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)建筑企業(yè)的檔案管理工作也帶來(lái)了新的變化和挑戰(zhàn)，檔案管理工作逐漸的電子化、網(wǎng)絡(luò)化。電子檔案的出現(xiàn)有效的改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的弊端，提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。電子檔案的出現(xiàn)對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步具有重要的意義，因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的研究。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；檔案館；意義

通過(guò)采用電子檔案的管理方法，對(duì)于提高檔案管理的效率，以及企業(yè)的發(fā)展都具有重要的意義，因此發(fā)展電子檔案已經(jīng)成為了我國(guó)建筑企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一、電子檔案對(duì)于檔案管理工作的意義和價(jià)值

和傳統(tǒng)的檔案資料相比，電子檔案可以采用磁盤、微縮膠片等方式對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的有用資料進(jìn)行儲(chǔ)存。電子檔案具有占用空間小、存儲(chǔ)密度大、保存方面等優(yōu)點(diǎn)，檔案管理人員可以通過(guò)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)完成對(duì)檔案資料的處理和管理工作。電子檔案對(duì)于工作人員在使用和調(diào)用檔案方面也帶來(lái)了極大的便利，它打破了時(shí)刻的限制，可以通過(guò)一定的手段從服務(wù)器中直接下載或在瀏覽相應(yīng)的檔案。而傳統(tǒng)的檔案則是保存在一個(gè)固定的地理空間中，還常常容易受到自然因素或者人為因素的影響，例如資料的受潮以及蟲害等，相關(guān)人員在查閱資料時(shí)對(duì)資料產(chǎn)生損害等影響，都會(huì)影響到檔案資料的進(jìn)一步使用。

1.電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

電子檔案可以通過(guò)鼠標(biāo)、鍵盤等輸入方式完成對(duì)檔案資料的處理，它將傳統(tǒng)的檔案管理工作中的手工編目和查詢解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程登錄以及無(wú)紙化的管理方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一旦形成，資料中的內(nèi)容和形式都難以發(fā)生改變。但是在實(shí)際的應(yīng)用中，常常需要對(duì)檔案資料中的錯(cuò)誤現(xiàn)象進(jìn)行糾錯(cuò)，紙質(zhì)檔案顯然難以滿足。電子檔案建立在信息技術(shù)上，其內(nèi)容和形式也相對(duì)比較獨(dú)立，在需要的時(shí)候可以在一定的權(quán)限下對(duì)檔案資料進(jìn)行修改。并且電子檔案能夠儲(chǔ)存在不同的載體中，能夠快速的實(shí)現(xiàn)文件資料的完整性。

2.電子檔案的價(jià)值和意義

電子檔案在管理上和紙質(zhì)檔案之間存在比較大的區(qū)別，電子檔案對(duì)于管理人員的知識(shí)和素質(zhì)也提出了更高的要求。檔案管理人員作為電子檔案管理的重要力量，對(duì)于電子檔案的管理具有重要的意義。電子檔案管理過(guò)程中需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，因此電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備基本的檔案知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)掌握計(jì)算機(jī)操作知識(shí)和信息管理知識(shí)。同時(shí)電子檔案管理也不是簡(jiǎn)單的信息搜集和羅列，管理人員應(yīng)當(dāng)積極的應(yīng)用其它的方法和手段，加強(qiáng)自己的分析能力，做好相應(yīng)的專題研究，充分的發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。

二、電子檔案管理中應(yīng)當(dāng)注意的問題分析

對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案文件和電子檔案是相互存在、相互補(bǔ)充的，充分的發(fā)揮了發(fā)揮了其價(jià)值和作用。對(duì)于電子檔案管理來(lái)說(shuō)，通過(guò)借助現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)圖紙的設(shè)計(jì)、保存和修改，還可以完成建筑工程的預(yù)算編制、工程量的計(jì)算以及施工方案等工作。

1.選擇合適的保存環(huán)境

對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，有使用方面的便利性，但是在資料的維護(hù)和保存方面也面臨新的問題。例如電子檔案在使用的過(guò)程中，如何的防止出現(xiàn)誤刪以及惡意侵入等。因此在保存的過(guò)程中要結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)和技術(shù)設(shè)備情況，選擇合適的技術(shù)方案，采取有效的措施來(lái)幫助電子檔案的完整性和可靠性。在使用的過(guò)程中要首先保證電子檔案資料在物理上的安全，一般情況下，電子檔案都是保存在一定的光磁介質(zhì)載體上，所以首先應(yīng)當(dāng)建立滿足適合這些介質(zhì)的保存環(huán)境。

2.選擇先進(jìn)的保存和保護(hù)技術(shù)

在保持的過(guò)程中藥注意灰塵、強(qiáng)電磁場(chǎng)以及光線等不良因素的影響，在資金允許的情況下可以通過(guò)配置專用的防磁柜等設(shè)施來(lái)提高維護(hù)的質(zhì)量。對(duì)于一些比較特殊的電子檔案，常常需要保存其原始性的特點(diǎn)。在使用的時(shí)候能夠以原始的格式進(jìn)行恢復(fù)，因此對(duì)其技術(shù)也提出了更高的要求。在保存的過(guò)程中可以采用電子檔案的相關(guān)支持軟件，將電子檔案和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)一起保存，恢復(fù)的時(shí)候就可以得到相應(yīng)的原始資料。還可以將保存的電子檔案采用電子圖像的方式來(lái)保證期原始性，為了原始檔案保存的持久性，可以將電子檔案制作成微縮品以及打印品。在目前開發(fā)出的電子檔案管理軟件中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件資料的詳細(xì)登記，而且過(guò)程簡(jiǎn)單，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件的原始保存。電子檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)文件資料的自動(dòng)化管理，而且其全部過(guò)程都可以在電子計(jì)算機(jī)上完成。而且經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)處理之后的信息資料也比較統(tǒng)一，在管理和使用上具有比較大的便利性。

3.做好載體的維修與檢測(cè)

在電子檔案的管理和使用中，對(duì)于載體的維護(hù)和檢測(cè)是其中重要的內(nèi)容。電子檔案的載體基本上都屬于磁性載體，容易受到外界環(huán)境的干擾而發(fā)生信息失效的現(xiàn)象。因此在保存和維護(hù)電子檔案時(shí)，要做好備份措施，保證檔案資料的可靠性。應(yīng)當(dāng)按照電子檔案管理的相關(guān)辦法，做好資料的定期檢測(cè)工作，對(duì)于檢測(cè)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的資料要進(jìn)行及時(shí)的修正。在電子檔案檢驗(yàn)完成之后要填寫相應(yīng)的登記表，并且建立相應(yīng)的維護(hù)日志，對(duì)檢測(cè)、拷貝等過(guò)程進(jìn)行記錄，以便及時(shí)的查閱。

4.做好電子檔案的安全防盜維護(hù)

電子檔案作為一種信息資源，那么它也具備了一般的信息資料的特點(diǎn)，因此加強(qiáng)其信息安全工作是十分有必要的，特別是在互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行的電子檔案。電子檔案在聯(lián)網(wǎng)之后，應(yīng)當(dāng)從使用、入口以及傳輸方面采取一系列的措施來(lái)保護(hù)檔案的安全。為了防止檔案信息被非發(fā)的竊取，常常采用身份驗(yàn)證、信息加密、資源備份以及安裝防火墻等方式。這些技術(shù)措施對(duì)于防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和篡改具有重要的意義，有效的保證了檔案信息在傳輸和使用過(guò)程中的保密和安全。同時(shí)隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理人員要不斷的借鑒和利用現(xiàn)代的信息管理手段，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，各種檔案管理軟件的不斷出現(xiàn)，電子子檔案管理將逐漸在檔案管理工作中發(fā)揮著日益重要的作用。對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)，在日常的工作中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這對(duì)于檔案管理工作提出了新的要求。通過(guò)借助電子檔案的方法，能夠有效的減少傳統(tǒng)檔案工作的體力勞動(dòng)，提高了檔案管理工作的效率，對(duì)于檔案管理工作具有重要的促進(jìn)意義。