淺議檔案價(jià)值的鑒定工作

薛強(qiáng)

[摘 要]檔案鑒定是檔案利用工作的重要前提，是檔案收集整理工作的延續(xù)，鑒定檔案保存價(jià)值是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，要以對(duì)歷史負(fù)責(zé)的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，以社會(huì)需要為前提，全面地考察檔案的價(jià)值，正確判定檔案保管期限，謹(jǐn)慎銷毀不需保存檔案，正確安全留存有價(jià)值確檔案，真正發(fā)揮出檔案應(yīng)有的功效。

[關(guān)鍵詞]檔案；價(jià)值；鑒定

檔案是歷史的記錄，是知識(shí)的寶庫與歷史的見證是國家的寶貴財(cái)富?？傮w上來說，檔案的每一部分、每一個(gè)案卷、每一份文件，其價(jià)值是不同的。若把所有的檔案文件不加區(qū)別的一律保存起來，既不便于保存和利用，也必然導(dǎo)致人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，遇到突然事變（如戰(zhàn)爭、火災(zāi)等）時(shí)可能“玉石俱毀”。因此有區(qū)別，有重點(diǎn)的保存檔案，并根據(jù)檔案對(duì)今后各方面可能起的作用來確定其保管期限，同時(shí)將已失去價(jià)值的檔案剔除銷毀，就顯的尤為重要。這些工作，就是通常所說的檔案鑒定工作。

1.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格監(jiān)督

檔案鑒定工作是決定檔案的存毀問題。檔案是歷史上人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中形戎的原始記錄，是歷史的真跡。如果簽定檔案價(jià)值不正確，特別是錯(cuò)誤地銷毀了檔案，造成的損失往往無法挽回。因此，為了保證鑒定工作的質(zhì)量，使檔案的鑒定工作和銷毀有組織、有監(jiān)督地執(zhí)行，必須統(tǒng)一檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。國家及其檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)應(yīng)制定統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，各地區(qū)、各系統(tǒng)、各機(jī)關(guān)據(jù)以制定相應(yīng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。各檔案管（室）、機(jī)關(guān)根據(jù)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行具體的鑒定工作。經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，應(yīng)編造銷毀清冊(cè)，辦理批準(zhǔn)手續(xù)。各機(jī)關(guān)需要銷毀的檔案，除了特殊情況外，一般均應(yīng)緩期執(zhí)行，特別是在沒有經(jīng)驗(yàn)的情況下，這樣做比較穩(wěn)妥。銷毀檔案時(shí)，必須有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章并注明銷毀的方式和日期。

2.準(zhǔn)確鑒定檔案的價(jià)值

檔案鑒定工作是歸檔分類的基礎(chǔ)，是挑選和確定哪些檔案需要保存，需要保存多長時(shí)間。而檔案是否有保存價(jià)值主要取決以下幾方面因素的影響：

2.1影響檔案價(jià)值鑒定的一般因素

文件的內(nèi)容，即文件正文中記述和說明的事情、事件、問題及其詳簡程度等等。這對(duì)檔案的保存價(jià)值往往起著決定性的影響。例如，年度糧食產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)表，說明農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的重要情況，對(duì)于今后總結(jié)生產(chǎn)、制定生產(chǎn)規(guī)劃和研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展史，都有重要的參考作用，就具有重要的保存價(jià)值。

文件的作者，事件，有效性，形式等。同類內(nèi)容的文件，由于作者及其它一些特點(diǎn)的不同，反映文件的不同作用，其保存價(jià)值往往有著很大的差別。一般的說，年代越久的檔案，其保存價(jià)值越大。如，重要的領(lǐng)導(dǎo)人或著名人物的手稿或經(jīng)過他們修改過的清樣，就有特殊意義，具有了重要的保存價(jià)值。

檔案形成的時(shí)間。分析檔案形成的時(shí)間和針對(duì)時(shí)間，對(duì)于分析檔案價(jià)值不可缺少。要把檔案的價(jià)值放在時(shí)間的范圍內(nèi)予以考察，要把檔案內(nèi)容與檔案形成時(shí)間、針對(duì)時(shí)間結(jié)合起來考察。比如合同、協(xié)議書、借據(jù)，他們?cè)谝欢〞r(shí)間內(nèi)具有法律上、工作上的效率，已有查證的價(jià)值，當(dāng)這種有效的時(shí)間性消失以后，其價(jià)值就會(huì)發(fā)生變化，往往會(huì)降低或失去原有的價(jià)值。但當(dāng)檔案作為史料，有的雖已失去查證作用，但仍有研究價(jià)值。

需要利用的情況。例如，為了證明個(gè)人經(jīng)歷，需要查考干部任命通知書、干部登記表、職工名冊(cè)；為了證明個(gè)人學(xué)歷，需要以學(xué)生學(xué)籍冊(cè)、畢業(yè)證書存根為根據(jù)，相反，如果沒有這些需要，檔案就沒有繼續(xù)保存的必要，也就會(huì)失去它的保存價(jià)值。

2.2影響檔案價(jià)值鑒定的特殊因素

全面地估計(jì)和預(yù)測對(duì)檔案的利用需要。由于人們對(duì)檔案的需要是多種多樣的，從其范圍來說有政治的，有經(jīng)濟(jì)的，軍事的文化的等多種需要；從時(shí)間來說，有現(xiàn)時(shí)的，當(dāng)代的，將來子孫后代的需要；從其用途來說，有用作參考或憑據(jù)的，有從正面用或作反證明用的。對(duì)于上述多種多樣的需要，檔案工作者應(yīng)該全面地加以分析和考察，才能準(zhǔn)確地或近似準(zhǔn)確地做出估計(jì)和預(yù)測。反之，則給工作帶來許多麻煩。估計(jì)和預(yù)測對(duì)社會(huì)檔案的需要，應(yīng)最大限度地利用檔案的各種可能性。判定檔案的保存價(jià)值，切忌簡單化，不能從某一方面略加考慮即行決斷，應(yīng)該全面地仔細(xì)地考察。

3.正確估價(jià)注意細(xì)節(jié)

除以上所述，鑒定歸案保存價(jià)值還需要注意以下幾個(gè)問題：

3.1不能以檔案作用評(píng)判檔案保存價(jià)值。因此，不能認(rèn)為某種檔案對(duì)人們只要有一點(diǎn)用處，就具有保存價(jià)值；而應(yīng)是當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過應(yīng)保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，才具有保存價(jià)值。

3.2明確檔案的重要性和檔案的實(shí)踐性。說檔案有重要的保存價(jià)值和一定的保存價(jià)值，這是指檔案被利用時(shí)發(fā)揮作用的大??；說檔案有永久保存價(jià)值、長期保存價(jià)值、短期保存價(jià)值，是指檔案可能被利用的時(shí)間長短。

3.3允許有鑒定不確定出現(xiàn)。檔案的價(jià)值一種估計(jì)和預(yù)測，所以不太可能完全準(zhǔn)確無誤，因此，在具體鑒別某一份文件、某一個(gè)案卷、某一部分檔案是否重要，是否需要保存，而沒有把握，一時(shí)分辨不清時(shí)，一般應(yīng)掌握：保存從寬銷毀從嚴(yán)；孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；本機(jī)關(guān)的文件從寬，外機(jī)關(guān)的文件從嚴(yán)的原則。

4.慎重劃分檔案的保管期限

對(duì)檔案價(jià)值分析后，應(yīng)對(duì)其作劃分，確定保管期限。按照國家標(biāo)準(zhǔn)，一般來說，檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種；永久保存：是指這部分檔案要無限制地保存下去。即對(duì)國家及我們子孫后代需要有長遠(yuǎn)利用的檔案也就是具有保存價(jià)值的應(yīng)永久保存。如，人事任免、指示、命令、批復(fù)等文件材料都屬于永久卷，應(yīng)定為永久保存。長期保存，是指凡是在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)本機(jī)關(guān)需要査考的，對(duì)國家各項(xiàng)工作在一定時(shí)期內(nèi)需要查考的檔案，一般指檔案保存十五年以上。如，關(guān)于重大事項(xiàng)的決定、通報(bào)、計(jì)劃、各類合同等。短期保存，是指檔案在保存一定時(shí)期可以銷毀的檔案，一般的保存時(shí)間為三到五年。

社會(huì)不斷發(fā)展，客觀需要和各種因素以及情況的變化，都會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生各種各樣的影響，檔案的價(jià)值也會(huì)隨之發(fā)生變化。在這樣的情況下，判斷檔案的價(jià)值不能只拘泥于目前的形勢(shì)，要高瞻遠(yuǎn)矚，有科學(xué)的預(yù)見性，把檔案對(duì)現(xiàn)實(shí)和未來的作用統(tǒng)一的有機(jī)結(jié)合。在檔案管理事業(yè)上乘風(fēng)破浪，與時(shí)俱進(jìn)。