高校檔案管理工作創新實踐探索

高文峰

[摘 要]學校發展的真實記錄全部都是記錄在檔案當中，高校檔案是重要是信息資源，在學校的整體工作當中檔案記錄有著承前啟后的主要作用。隨著我國高等教育事業的迅猛發展，高校檔案管理工作日顯重要。高效率高水平高效益管理高校檔案，就應充分認識高校檔案管理的特點，全面深入地認識高校檔案的作用，在高校檔案管理工作改革中有所創新。

[關鍵詞]高校；檔案；管理

一、高校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理意識薄弱、管理手段落后。首先，管理意識薄弱。高校師生員工由于受到傳統思想以及檔案自身的保密性質等影響，對于檔案動作就相應的缺乏認識了解，檔案意識不夠強。目前有些高校領導對新形勢下的檔案工作還缺乏足夠的認識和了解，檔案管理意識不強，認為高校的主要工作是教學、科研，從而忽視檔案管理工作，沒有認識到檔案的真正價值。其次，管理手段落后。隨著高校辦學條件的改善和計算機技術在學校各項工作中的廣泛推廣和應用，高校檔案部門都配置了現代化管理設備，購置了檔案管理軟件，實現了微機化管理。但從利用計算機技術開發檔案管理系統的數據處理形式、管理對象、功能實現程序等方面看，還遠未達到應有的管理水平。

（二）檔案收集不齊全，檔案整理不規范。歸檔材料收集是檔案室工作的起點，如果材料收集不齊全，或人們要查閱利用的檔案大多根本沒有收集歸檔，那么檔案工作的規范化、現代化就都成了空架子。收集基本任務是將應收藏的檔案資料等集中到檔案館室，為保存歷史和提供利用奠定堅實的物質基礎，是檔案信息資源開發的前提條件，因此它在檔案管理中占有非常重要的位置。有一些學校只重視文書檔案，而忽視了科技檔案、聲像檔案和實物檔案。部分高校檔案館的檔案管理仍采取手工作業方式。檔案工作人員在文件立卷歸檔后，通過手工作業對文件資料進行調整和編目；檢索時，檔案管理人員再從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房中查找。勞動量大，耗時多、速度慢，檔案的科學性也大打折扣。

（三）檔案管理隊伍不穩定。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強的專業性質，如果工作人員沒有具體的專業知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。真正科班出身、從事檔案管理工作的人比較少。受過全面檔案管理專業培訓的工作人員為數不多，有些人員業務能力和專業知識技能較差。懂計算機、網絡技術等現代管理手段的人少。很多新上崗的管理人員沒有經過必要的崗位培訓，過于簡單的看待組織管理工作，在日常的操作中時常會出現因工作人員欠缺檔案管理的基本理論知識，忽視細節，導致工作出現疏漏。正是在實踐工作當中往往卻是另外一種得不到具體實施的情況。并且對于檔案的立卷工作沒有得到重視，導致很多檔案出現流失的情況，這樣對于高校檔案管理而言就造成了不可彌補的損失。

二、加強檔案管理創新體系建設探索

（一）提高檔案管理意識。檔案管理工作是高校工作的一個方面，同樣具有專門性和機要性的特點。各級黨組織要認識到加強檔案管理工作的重要性，高度重視檔案管理工作，增強檔案管理意識，把規范檔案的管理工作納入學校黨建工作的重要內容，切實加強領導，落實領導工作責任。要樹立開放意識。檔案工作人員需要樹立開放意識，將檔案工作長期無聲的封閉局面進行有效的改變，而且在社會當中的交流合作也應當積極的參加，這樣有利學習新的經驗和增強工作活力。要切實強化主動服務意識，要為學校各方面工作的順利開展及時提供真實、準確的信息依據，從最大限度地發揮檔案效能的角度看，尤其是在高校建設中，面對今天許多學校規模、結構以及內部管理體制等方面的種種變革要求，檔案工作如果做得好，能夠起到十分突出的信息輔助作用。

（二）規范檔案收集方法。檔案工作的基礎是檔案收集工作，要開發檔案信息，完善利用的前提便是實施檔案收集工作的規范化，收集到合乎規范的檔案。隨著高等教育的快速發展，學校重要活動日益增多，在活動中形成了大量文字材料和影像資料。從一定意義上說，這些文字材料和影像資料全面、系統、完整地記錄了相關活動的情況，具有很強的參考作用、憑證作用和宣傳作用。因此，我們要全面加強檔案資源建設。檔案事業賴以生存的基礎是檔案資源，也是各項檔案工作當中的前提條件和保證。所以，高校檔案收集的好與壞，對于高校檔案館的工作水平和工作質量不僅有著直接的影響。

（三）實現檔案隊伍的不斷穩定。首先，加強檔案人員隊伍建設。在當前高校改革內部管理體制、普遍實行以權力下放為特征的多級管理模式的形勢下，學校檔案部門應當及時加強人員隊伍的建設，在全校形成和完善專兼職相結合并且分層負責的檔案工作網絡。其次，提高檔案人員素質。對于高校的檔案管理工作人員，要求其需要熟練的掌握計算機操作，全面的掌握網絡技術和新知識，熟練掌握數據庫技術信息檢索技術等方面的專業知識，而且還能夠在網絡環境下進行信息處理工作。在新形勢下，高校檔案管理人員不僅應是文獻史料的管理者，更應是文獻信息的開發者。第三，要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信息理解的良好環境，努力造就一支強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。

三、結束語

高校檔案是記述高校教育、科研與教學改革全過程的原始憑證材料。加強高校檔案管理，是提高高校管理水平，適應新時期高校檔案管理建設的需要。因此，不斷積極深化改革，在改革中謀取更大的發展，已成為高校檔案建設的主旋律和各學校應對激烈辦學競爭所遵循的法則。

參考文獻：

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[2]楊軍；實現高校檔案管理信息化的途徑[J]；黑龍江檔案；2010年01期

[3]郭素芳；如何加強高校檔案工作[J]；山西大同大學學報（社會科學版）；2013年04期