淺談醫院文書檔案管理的辦公自動化

韓飛

[摘 要]醫院檔案是醫院整個發展歷史的真實寫照和原始記錄。文書檔案是反映醫院黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了醫院所從事的各類管理活動，為互相聯系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。隨著我國經濟的不斷發展，電子信息科學地不斷進步，醫院文書管理也需要更系統化、程序化、具有科學性地進行管理，文書檔案工作更為突出自動化管理。

[關鍵詞]檔案；文書；管理

醫院檔案記載著醫院歷史發展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫院發展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫院發展歷程的見證。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，其檔案信息資源對醫院發展、醫療課題開發、醫院文書檔案自動化建設等方面均有重要作用。

一、要高度重視文書檔案自動化管理工作

（一）能夠提高辦公效率。隨著計算機及其網絡技術的不斷更新發展以及無紙化辦公的出現，使得檔案管理模式從手工操作轉化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發生了根本性的變化，特別是在檔案管理工作中，傳統的管理工作，工作人員的勞動負荷很大，純手工的管理工作，使檔案管理工作復雜化。從紙質形式轉變為電子形式?，F代網絡系統提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量。

（二）能夠有效的提高文書檔案管理的運行和使用效率。傳統醫院文書檔案管理過多依賴于純手工操作，對工作人員的要求比較高，但極易發生各種錯誤。而計算機擁有強大的處理信息能力，使得文件收集儲存和統計分類變得更加有序、便捷，文件起草、傳遞等各環節都變得更加簡單方便，辦公效率得到了有效提升。當前，隨著社會主義市場經濟的深入發展及目前正在進行的醫療衛生體制改革，醫院檔案管理工作也步入了一個新的階段。如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足醫院各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，是醫院文書檔案工作的新課題。

（三）能夠實現信息資源的共享。醫院檔案記載著醫院歷史發展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫院發展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫院發展歷程的見證。隨著我國經濟的不斷發展，電子信息科學地不斷進步，醫院文書管理也需要更系統化、程序化、具有科學性地進行管理，檔案工作更為突出信息化管理。醫院文書檔案實施信息化管理后，使管理由單途徑發展到體系化管理，實現了檔案目錄與內容的合并管理。檔案信息同載體分離，實現了同其它醫療機構檔案信息的互聯互通，提高了檔案資源的利用效率，所調閱的信息能夠及時脫機處理和適時響應，查準率和查全率都得到了保證。

二、提升醫院文書檔案自動化管理與利用效果

（一）規范文書檔案管理與利用的基本體系。加強和規范文書檔案信息資源，是適應醫院發展和社會信息化建設的必然勢趨。過去我們沒有足夠意識到檔案信息資料的重要性，對隨時產生各種門類和載體的檔案資料，比如醫療、護理、科研、財務、榮譽、聲像等，認為存放在檔案室就完成歷史使命，其實不然，正是那些被束之高擱、無人問津的檔案資料，對醫院各部門及醫院的可持性發展都有著非常積極的借簽作用。因此，醫院要采用文書檔案管理軟件必須符合多種文件存儲格式，具備內聯網和互聯網兩大檢索功能，支持信息的實時瀏覽，實現良好的數據存儲、收集整理、權限控制一體化管理。

（二）做好文書檔案是收集和整理。在當今電子文件中，文件的形式特征和內容特征均已發生了變化，電子文件通過計算機系統進行迅速、多角度、有效的整序，而不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理，不同的用戶根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由的組合與分類。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎，收集質量決定文書檔案管理的質量。因此，文書檔案的收集和整理要按照及時、齊全、完整的原則，確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏。建立歸檔資料目錄，便于檢索使用。隨著信息化建設步伐的加快，更需要配備專業的電腦科技人才，及時收錄歸檔資料，實現無紙化辦公，充分做好檔案信息電子化的技術處理、保存、發展、演變和提取利用工作。

（三）提高檔案人員的綜合素質。首先，應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策。其次，必須具有檔案工作人員的有關理論、業務、紀律、技能等方面的修養，做一名合格的檔案管理工作者。對在崗的專業人員應定期地進行教育培訓，使他們在品德、業務、技能等方面有不斷提高，以適應新形勢的要求。第三，采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代發展而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。

三、結束語

隨著醫藥衛生體制改革的進行和醫院服務模式的轉變，以及人民群眾法制化觀念的逐步提高，醫院文書檔案管理信息數據化、網絡化技術和應用與臨床各科的緊密結合、融入和發展，必將帶動醫院新一輪觀念的變革。因此，加強文書醫院檔案管理力度，對貫徹落實醫療衛生政策、法律法規，促進醫院健康有序發展，保證醫院可持續建設具有十分重要的意義。

參考文獻：

[1]張寧紅；淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J]；黑龍江檔案；2011年01期

[2]騫麗萍；文書檔案管理辦公自動化[J]；經營管理者；2013年19期

[3]陳亮；淺析文書檔案的信息化管理[J]；中國管理信息化；2011年13期