企業檔案管理精細化研究

馬鴻新

[摘 要]檔案精細化管理，就是指對檔案工作的各個環節進行細化分解，將精細化管理理念融入檔案工作，并歸納總結出各個環節的最佳工作方法。企業檔案工作是企業管理的重要組成部分，檔案管理工作的好壞，可以直接或間接影響企業的經營效益，如何做好企業檔案管理工作，使之更好地為企業服務，是現階段探討的熱點問題之一。

[關鍵詞]檔案；精細化；管理

企業檔案作為企業發展歷程的記錄，是企業可持續發展和進行創新的重要信息資源。對于企業檔案的管理，不能說是影響企業經濟效益的關鍵因素，但是也在其中對企業的經濟效益起著潛移默化的影響。

一、與時俱進做好檔案精細化管理工作的重要意義

（一）精細化管理理念融入檔案工作中能實現企業檔案服務功能最大化。檔案管理工作程序與方法的標準化、規范化管理即在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。現代企業高速發展，管理水平不斷提高，股改上市、國際競爭等活動普遍開展，對各項業務工作提出更高要求，多種管理科學在各項業務工作中得到普遍應用，特別是企業信息化建設速度加快、網絡辦公要求檔案管理精細準確。同時，檔案精細化管理也能夠如實反映一個企業管理水平高低的重要依據。對檔案進行科學有序的精細化管理，可以充分的挖掘出檔案的利用價值，尋找到發展的新思路，有助于企業的可持續發展，也有利于經濟水平的進步。

（二）檔案精細化管理能夠做到落實管理責任，將管理責任具體化。企業檔案是企業生產經營等活動的原始記錄和重要信息資源，檔案的原始憑證性要求檔案質量必須高而穩定，所以只有從檔案形成伊始就精細地管理才能保證檔案的終身質量。因此，企業檔案作為企業發展歷程的記錄，是企業可持續發展和進行創新的重要信息資源。對于企業檔案的管理，不能說是影響企業經濟效益的關鍵因素，但是也在其中對企業的經濟效益起著潛移默化的影響。因此，對企業的檔案管理也必須改變原有的管理思路和理念，做到精細化、系統化。

（三）企業檔案的精細化管理能提高企業經營管理機制。現代企業廣泛應用先進的管理科學，企業檔案管理這種非常傳統的工作，作為企業管理的一個重要組成部分，應當積極吸納新的管理學知識，努力實現檔案工作創新。企業檔案是企業生產經營等活動的原始記錄和重要信息資源，企業檔案工作則是在企業研發、企業生產、企業經營等管理活動中的基礎性管理工作。隨著現代企業高速發展，管理水平不斷提高，市場競爭愈加激烈，將對各項業務工作提出更高要求。對于一個成熟的企業來說，不僅要有完善的企業管理體制和沒有漏洞的經濟經營制度，企業經營者還要不斷完善的就是企業檔案的精細化管理。

二、企業檔案管理精細化實踐探索

（一）健全制度，落實責任制。首先，健全管理制度。建立健全《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案統計制度》、《檔案網絡化管理制度》等制度，做到以制度強化管理，保證了檔案的安全，提高了檔案管理工作效率，發揮了檔案在企業管理中的作用。其次，認真落實責任制。要高度重視檔案工作。要切實加強對檔案工作的領導，要保證檔案管理必要的經費開支，嚴格落實檔案管理責任制，實行專人負責，確保檔案資料的安全。檔案資料安排專人負責、專室存放，微機管理與檔案裝訂管理相結合。

（二）建立健全檔案管理流程。社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中。因此，造就一支高素質的檔案管理隊伍，是強化檔案管理的關鍵。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現行文件任務的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進行合理的立卷分工，明確歸檔的重點。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。

（三）領導必須切實對檔案精細化工作重視程度。精細化管理的發力點在于抓落實。領導是企業運營的核心組織者和指揮者，具有決策、組織、指揮、創新和人事管理等方面的職能。企業檔案實行精細化管理，需要領導者發揮組織職能，充分了解檔案管理工作在企業發展過程中的重要性，使企業檔案為企業的發展服務，為在激烈的市場競爭中更大的跨越與發展。企業負責人要真正從思想上把它擺上議事日程，從建設一流企業和科學化管理的高度認識檔案工作的極端重要性，著力加強企業檔案人才建設，把思想好、素質高、懂專業、熱愛檔案工作并且有一定研究能力的人員選拔到檔案管理崗位上來，造就一支過得硬的專業隊伍。

（四）以精細化管理為目標，加快檔案的現代化管理進程。我們要結合檔案管理精細化、規范化的發展要求，積極探索和完善企業檔案管理模式及標準。對資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程，制定出科學規范、安全集中、系統完整、簡便實用的管理流程。結合公司檔案管理工作，對資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料→分析資料→確定歸檔范圍→分類→裝訂→排列→編號→裝盒→編目→上柜。科學按照永久、長期、短期三類檔案保管期限進行分類整理、歸檔保管。

三、結束語

檔案是企業的信息資源，是企業的寶貴財富，是企業改革和發展的軌跡，檔案管理在企業管理中具有不可替代的作用。同時，企業檔案管理工作中重要的組成部分，是維護企業的經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作。因此，用精細化的管理手段保存好這些檔案是所有企業檔案管理中的重中之重。

參考文獻：

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