淺談人事檔案管理

逄博

[摘 要]人事檔案是以個人姓名為單位，便于集中保管和提供利用的整體形式，真實地記載和反映個人經歷、政治思想、業務能力、現實表現等內容的文件材料，是個人自身成長歷史的真實記載，它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策，是為先賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的；為單位合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。人事檔案和文書檔案一樣具有使用價值和保存價值，是國家檔案的重要組成部分。

[關鍵詞]人事檔案；作用；管理

一、人事檔案管理工作的作用

1.在現代用工管理工作中的重要作用

對單位職工個人而言，人事檔案管理部門可以根據個人人事檔案，為單位職工辦理和繳納養老保險、失業保險，辦理職工醫療保險；進行工資調整；在評定職稱時可把人事檔案中記載的內容作為依據之一；計算退休年限；為職工出具相應的證明材料等。

2.人事檔案在職工素質管理工作中起著促進作用

人事檔案記錄了單位每位職工的個人簡歷、專業技術考核、進修提高等情況，是一套完整地反映每位職工的業務能力、學術水平、工作業績的歷史真實憑證。有了這樣一種可靠的憑證，就可以有目的、有計劃地合理使用每一位職工，在選調優秀人員時可根據其人事檔案了解情況，是十分重要的參考資料，直接關系到有關干部選拔的正確性。因此，人事檔案管理工作有利于調動每位職工的積極性，從而，加快單位人事制度改革的步伐。

二、人事檔案管理工作中存在的問題

1.缺少完善的人事檔案管理制度

隨著改革開放的進程加快，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。大部分單位并沒有定期對檔案管理工作進行檢查和督促，及時做好檔案核查和修復工作。此外，人事檔案有的隸屬于組織部門，有的隸屬于人事部門，有的隸屬于辦公室。就工作性質來說，人事檔案應與文書檔案、科技檔案、財會檔案一并歸檔案室管理。分散的管理格局，使檔案材料不能全面地反映職工的真實面貌。

2.缺少規范的人事檔案管理方法

人事檔案材料主要包括記載職工本人基本狀況的履歷表、任免表、工資表，記載信息簡單，不能全面地反映職工的特征。多數檔案室設備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達不到標準，檔案管理只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子，基本處于手工操作階段，缺乏相應的管理設備和方法，人事檔案的案卷質量有待提高。

3.缺少高素質的人事檔案管理人員

檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。由于人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。有相當一部分人對人事檔案工作的認識是不到位的。可以說，缺少高素質管理人員的滯后是制約人事檔案工作的一個重要因素。

三、人事檔案管理工作中的建議

1.實施人事檔案管理的制度化

在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使人事檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。制度建設是做好工作的前提和保證，人事檔案工作是一項頭緒眾多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應該把當代管理學中的科學理論和方法與人事檔案管理工作實際相結合，形成一套適合單位人事檔案管理的制度。如：人事檔案管理制度、人事檔案管理組織機構及崗位職責、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱轉遞應遵守有關規定；人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規定等，使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴謹和行之有效。通過制定和貫徹各種標準、規范，保證人事檔案管理工作在單位人力資源管理中取得最佳的效益。

2.推行人事檔案管理方法的規范化、信息化

人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，要準確把握文件立卷歸檔的時效性。加強人事檔案管理現代化和信息化建設是實現人事檔案管理現代化，是人事檔案管理服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，有利于材料的完整保存。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

3.提高人事檔案管理人員的綜合素質

建立一支熟悉與通透國家政策，熟悉業務、相對穩定的專業隊伍，是做好人事檔案工作的組織保證。要掌握管理理論與各項業務工作相結合的原則，運用信息處理技術深入開發檔案資源的本領，滿足各層次信息需求，同時維護檔案的真實性、可靠性、權威性與原始性。管理人員素質的高低關系到檔案管理質量的高低，要加大對人事檔案管理人員的培訓力度，可采用集中授課、自學等多種方式，掌握多項技能，使他們不斷豐富專業技術管理知識、完善現代化管理手段、增強創新意識，積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

人事檔案管理是一項政策性兼具系統性、科學性、專業性的工作，只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，隨著人事改革制度的不斷深入，單位內部、單位之間、地區之間的人員流動也會越來越頻繁，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求。只要我們富于創新意識，勇于探索，敢于開拓，努力實踐，就一定會把人事檔案管理工作開展的更好，為單位的發展提供強有力的保障。