科技檔案管理信息化建設之我見

孫仲元

[摘 要]科技檔案的管理，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現代信息、網絡等高新技術和資源，利用信息化網絡和計算機技術構成嶄新平臺，從而提高企業的綜合運作能力，增強企業的核心競爭能力。

[關鍵詞]檔案；信息化管理；科技

當今時代，由于信息化技術得到突飛猛進的發展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現代信息、網絡等高新技術和資源，利用信息化網絡和計算機技術構成嶄新平臺，從而提高企業的綜合運作能力，增強企業的核心競爭能力。因此，信息化是科技檔案管理的必經之路。

一、建立科技檔案企業信息化的作用

檔案的本質屬性是歷史再現性、一般屬性為知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等。

科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它是企事業單位中的一項技術性基礎工作。檔案管理歷史源遠流長，科技檔案的管理產生于近代工業革命之后，是社會化大生產和專業分工的產物。科技檔案的發展在企業建設與發展中具有重大的作用，尤其是在現代化企業建設中，科技檔案對科研、生產、企業科學管理有著明顯的無可替代的作用，具有很高的經濟價值。

當前已經進入信息化時代，這些高新技術廣泛應用于生產，應用于社會之中，一定帶來社會生產力的巨大進步，同樣也會引起人們生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發展和廣泛應用，可見信息已成為人類生存和發展的重要資源，成為現代科學技術發展的支柱之一。

二、建立科技檔案的意義及價值

科技檔案管理是企業信息化建設和發展的重要環節，企業的信息化是以信息處理技術、網絡技術和網絡設備，對企業進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發和利用，來提高企業的生產力和經營水平，增強企業在國內外市場中的競爭力。

三、檔案科技信息化管理的內容：

1、制定科技發展規劃，負責科技資金管理，包括科技項目計劃，青年科技促進費項目計劃等；

2、管理科技成果鑒定、申報、評審、獎勵、推廣應用、技術市場開發；

3、管理專利申報、統計、實施；

4、管理計量升級、貫徹執行計量法、計量認證與認可、計量標準的建立與檢定；

5、全質管理成果的申報、評審、發表、獎勵；

6、標準的制訂、修訂、標準化審查；

7、科技統計工作；

8、信息規劃、信息網的建設與維護、組織開發應用軟件。

科技管理系統為全網的各級科技管理部門服務，在功能上覆蓋運作層、運作管理層、戰術管理層和戰略管理層。通過集約化的共享數據庫和發達的計算機通信網絡，溝通各層間的信息交流，實現全網科技管理工作的統一管理。

科技計劃管理系統、科技成果管理系統、科技管理系統、科技統計管理系統、計量管理系統、全面質量管理標準化管理系統以及科技評審專家庫、科技成果專家評審系統等等，就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統計功能。

人才是推進科技檔案信息化的關鍵。科技檔案的信息化，包括檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。必須解決人才問題，才能使檔案信息化建設沿著正確的方向發展，才能最大限度地能滿足企業對科技檔案的需求。

科技檔案信息化建設必須堅持長期、全面而又具體，信息化建設的實現不可能是檔案部門單方面的，也不可能單憑幾個計算機技術人員就能實現，它需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業統籌兼顧全面安排，企業科技信息管理部門必須發揮主導作用。

四、科技管理系統化實現科技檔案管理現代化

1、科技計劃管理系統

科技計劃管理信息系統采用面向對象的系統分析與設計，利用先進的三層體系結構，應用JAVA技術開發，符合J2EE標準的強大的企業級資源管理平臺，是建立并實施ERP的核心。科技計劃管理的主要功能包括：對基層、上級部門的科技計劃進行分類查詢，按項目類別，負責單位對資金分配的統計，設備的購置計劃，科技計劃草稿，科技計劃的上報。

2、管理系統

計量管理系統主要包括：基層單位申報計量室認證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢。

3、級標準化管理系統

全質級標準化管理系統主要包括：行業標準維護、基層單位上報QC成果、QC成果評審結論及上報QC成果，企業標準化編寫模板。

4、科技成果和專利管理

科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報科技成果、科技成果匯總維護、基層單位上報專利、篩選申報科技進步獎項目、基層單位返回科技進步獎推薦書、匯總上報科技進步獎推薦書、科技成果專利統計及收集科技成果推廣項目申請書。

5、科技統計系統

統計的基本任務是對檔案工作發展情況進行統計調查、分析、監督，以及計量化的管理，科技統計系統的所有報表均采取網上電子報表形式。對各類統計信息實現計算機管理，通過網絡實現信息共享，使統計工作標準化、實用化。基層單位可以錄入、查詢、統計、修改、打印。

結論

科技管理系統的應用，實現了科技檔案現代化，同時涌現出大量的新技術、新成果。信息化是科技檔案管理的核心，它可以帶動其他新技術的應用與發展。隨著企業信息化建設和網絡技術的不斷發展，必將實現科技檔案的管理信息化，科技檔案信息化的實現也一定能促進企業的發展。

參考文獻：

[1]張寬海.[管理信息系統概論].高等教育出版社.2002.2

[2]鄧紹興.[完善干部檔案管理工作管理體制的意見].檔案與建設.2008.1

[3]魏勤政.[關于人事檔案所有權的思考].檔案學通訊.2008.1