如何有效做好電子檔案的管理工作

于濤

[摘 要]計算機應(yīng)用技術(shù)的普及，使工作效率以及工作質(zhì)量有了極大提高，而電子檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理工作進入了一個嶄新的時代，傳統(tǒng)的紙張記錄模式，不但費時費力，材料信息還不便于保存?zhèn)浞荩捎跈n案工作的內(nèi)容豐富，信息繁多，因此，一旦出現(xiàn)丟失或者破損，資料就很難被恢復(fù)和使用。電子檔案能夠有效的解決這些問題。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理；保密

一、引言

電子文檔是科技發(fā)展的產(chǎn)物，現(xiàn)代化企業(yè)中，辦公自動化的實現(xiàn)，使得電子文檔的應(yīng)用更加頻繁，也促進了電子文檔的發(fā)展。檔案管理工作中，電子文檔的應(yīng)用，是檔案工作進入辦公自動化時代的體現(xiàn)，這是檔案管理事業(yè)的一個新起點，因此，做好新時期的檔案管理工作，不管是對社會，還是對企業(yè)，個人都具有非常重要的意義。電子檔案管理，是應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)對資料的采集，記錄以及分享。它在提高了檔案管理工作的工作質(zhì)量，還促進了我國檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。文章分析了電子檔案管理的優(yōu)勢和缺點，從中得到了提高檔案管理工作的方法。希望可以為人們提供一些參考和幫助。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢

對一個事物產(chǎn)生興趣的前提，是了解它的優(yōu)勢和特點。電子檔案管理，作為新時期社會建設(shè)中重要的工作內(nèi)容。其強大的存儲能力以及時效性，是人們廣泛關(guān)注它的關(guān)鍵。電子檔案還能實現(xiàn)資料的統(tǒng)一整理，存儲以及調(diào)取。對于各種資料信息能夠快速的分門別類。對其經(jīng)行整理，編輯和存儲。

1、在歸檔時間上具有及時性。電子檔案可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過備份或傳輸給檔案管理部門，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。

2、歸檔方式的準確性。電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、在管理方式上具有科學(xué)性。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可查找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

4、在查詢利用方式上具有安全性。由于電子檔案的存儲介質(zhì)具備了存儲密度大、容納信息多、記錄速度快、傳播速度快等特點，使得電子檔案有效地節(jié)約占用空間；由于計算機技術(shù)在檔案管理工作中的作用得以充分發(fā)揮，檔案管理員可以通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統(tǒng)的檔案管理工作中解放出來，從而有效地提高工作效率。

三、電子檔案的不足

1、電子檔案的安全性易受到黑客和病毒的破壞電子檔案在存儲、傳輸、查閱等過程中容易被計算機病毒和黑客的攻擊，導(dǎo)致電子檔案信息的泄露和破壞。所以做好電子檔案的安全工作不是一件容易的事情。

2、電子檔案對檔案管理人員要求比較高隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理人員不僅要具有一定的計算機操作水平，還要具有專業(yè)的檔案管理知識，更要有較強的工作責(zé)任心。因此，電子檔案對檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)知識提出了更高的要求，要求檔案工作者要不斷的學(xué)習(xí)，適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要。

3、電子檔案的原始性不易判斷確認在計算機上文件很容易被復(fù)制和修改，檔案的真實性容易失真，有時真假難辨。同時，電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障，編輯時容易造成丟失。

4、電子檔案的可讀性問題

隨著計算機和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新技術(shù)在不斷的應(yīng)用于社會實踐中，可能導(dǎo)致電子檔案的可讀性受到影響。

四、做好電子檔案管理的措施

1、建章立制，嚴格按照檔案管理的規(guī)章制度，設(shè)置不同的權(quán)限，利用技術(shù)手段保護好檔案的真實性、完整性、價值性等。檔案管理人員應(yīng)按照電子檔案管理辦法和標準來規(guī)范電子檔案的管理工作，實行文件管理和電子檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃。制定統(tǒng)一的、科學(xué)的、合理的電子文檔歸檔制度。各部門、各單位按照不同的權(quán)限等級級別對電子文檔進行收集、歸檔、查閱、傳輸和打印，確保文檔的真實性、完整性和價值性。

2、加強檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。每一個檔案管理者不僅要具有較高的檔案業(yè)務(wù)水平，同時還應(yīng)具有熟練的計算機使用和操作水平。加強對檔案管理人員政治素質(zhì)的培養(yǎng)，讓他們充分認識檔案管理工作的重要性，有力地提高他們的工作責(zé)任心。

3、嚴格控制電子檔案的修改、轉(zhuǎn)換，保證電子檔案的真實和完整。可以通過將電子文檔設(shè)置為只讀文件或?qū)ξ臋n進行加密，也可以將電子文檔設(shè)置為禁止修改、復(fù)制、打印等，以確保文檔的安全性。

4、加強電子檔案的安全管理。一是在辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)外設(shè)置隔離，通過路由器、防火墻等將內(nèi)外網(wǎng)隔離。二是對使用權(quán)限進行審核，對利用權(quán)限進行認定，向系統(tǒng)注冊登記。三是通過對電子文檔進行備份，以確保文檔的安全。

5、要不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施。要注重電子檔案管理軟件的研究和開發(fā)，建立電子檔案網(wǎng)頁網(wǎng)站，加強電子檔案管理的學(xué)習(xí)、交流和提高。總之，要加大檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理逐步數(shù)字化，不僅要注重電子檔案管理中的硬件建設(shè)，同時也要注重軟件建設(shè)，從而使檔案更好的為社會經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，促進人類社會更好更快地發(fā)展。

五、結(jié)束語

在計算機技術(shù)極度普及的情況下，各項工作領(lǐng)域早已實現(xiàn)了辦公自動化，這是時代發(fā)展的必然結(jié)果。電子文檔，是辦公自動化中一個很重要的因素。也是辦公自動化實現(xiàn)的標志。電子文檔在檔案管理事業(yè)中的應(yīng)用，使得檔案管理工作的內(nèi)容和模式有了新的變革。計算機信息儲存代替了傳統(tǒng)的紙張儲存，這從很多方面為檔案管理工作者提供了方便，使其工作效率有了很大幅度的提高。并且，電子文檔不容易出錯，可以及時備份整理。其存儲的空間也非常巨大。因此，有效做好電子檔案的管理工作，是新時期賦予檔案管理工作者的要求。也是人類進步和經(jīng)濟發(fā)展的必要條件。

參考文獻：

[1]徐志紅.淺談如何做好電子檔案管理工作，城市建設(shè)理論研究，2013.04