淺析EXCEL軟件與UFO報表的異同

常競

摘 要：隨著信息化時代的到來，“電算化會計”的應用不斷推廣，做為高職院校會計電算化專業的教師來說，除了掌握會計實賬操作以外，靈活掌握各類電算化軟件，透徹分析各類軟件的特點，比較各類電算化軟件的優劣，成為了教師的必修課。所謂傳道授業解惑，就是要針對高職學生的特點，因材施教，深入淺出，多用案列比對教學，在學習了通用數據處理軟件EXCEL的基礎上，進一步加深對電算化專業軟件用友UFO報表系統的理解，從而認識到學科前后的聯系，形成會計電算化專業人員應有的職業能力。本文針對EXCEL軟件與用友UFO報表系統，進行比對分析，找出它們之間的異同，便于高職學生更好的理解和掌握各類電算化軟件的使用方法，引導教學。

關鍵詞：會計電算化；高職學生；EXCEL軟件；UFO報表系統；異同

引言：會計電算化是一門融會計學、計算機網絡技術、信息科學和管理科學為一體的交叉學科，它是現代會計科學的重要組成部分。在現實社會中，會計電算化是為了滿足各企事業單位的財務業務需要，實現單位內部各部門的協同合作，利用計算機和網絡等先進技術來獲取和處理信息，以提高手工做賬和處理業務的效率而產生的管理信息系統。

高職院校會計電算化專業的學生大多來自文科，受計算機基礎知識局限的影響，在課程教學環節上增加了一定的難度，這些學生對計算機軟件使用不熟練，表現為學生的積極性不高、動手能力差，而要學好會計電算化課程，除了有扎實的會計理論知識以外，必須有計算機課程做為前導。

目前大部分職業院校經管類專業都開設了計算機應用基礎課程，主要學習計算機基本概念、OFFICE操作和網絡應用基礎，其中EXCEL軟件會是該門課程的重點和難點。有的高職院校還會專門開設一門課程《EXCEL在財務中的應用》，讓電算化專業的學生對數據處理軟件有一定的認識，能夠靈活的使用。EXCEL具有強大的數據處理功能，加上EXCEL軟件的易得性，不需要繁瑣的安裝，學生會經常使用，填寫表格、進行數據處理，對比通用易得的EXCEL軟件而言，會計電算化專業軟件也有它的優勢。會計電算化軟件是指統一設計、開發，并作為商品在市場上銷售的會計軟件。目前，會計電算化軟件正從簡單的會計核算系統向綜合的管理系統轉變，形成以會計核算為核心，融管理、計劃、分析為一體的管理信息系統。電算化可在很大程度上減輕會計人員的工作量，實現無紙化辦公，節約了資源。但由于會計電算化涉及會計和計算機兩種專業知識，再加上它操作的專業性，對人才的要求較高，因此，在職業院校會計電算化教學方面應該采取適當的方式，深入淺出，通俗易懂，讓學生們更能接受會計專業軟件帶來的便利。

本文就是針對通用易得的EXCEL軟件和專業性較強的用友U8電算化專業軟件，在編制報表模塊上進行比對，讓學生從簡單到復雜，了解兩種軟件之間的區別和聯系，進而深刻掌握電算化軟件的使用方法。

一、EXCEL軟件和UFO報表系統介紹

EXCEL軟件是OFFICE中的一個重要主件，它是優秀和最常用的電子表格處理軟件之一，是一個辦公事務處理的理想工具。它具有強大的數據處理、數據分析能力，提供了豐富的財務分析函數、數據庫管理函數及數據分析工具。財務管理人員可以用它進行財務分析，統計分析等；決策人員可以用它進行決策分析；管理人員可以用它進行各類銷售及投資交易的圖表分析；辦公人員可以用它管理單位的各種人員檔案，如職工薪酬、業績考評等。

UFO報表系統是會計信息系統U8中一個獨立的子系統，它為企業內部各管理部門及外部相關部門提供綜合反映企業一定時期財務狀況、經營成果和現金流量的會計信息，是會計電算化的最后一個環節，也是財務軟件使用最重要、最復雜的功能。其特點是相關的財務數據能直接從總賬系統及其它相關系統中自動提取。利用財務軟件編制報表有兩種方式，即利用報表模板和自定義兩種。其中自定義是定義報表的格式、數據來源；模板是使用各財務軟件自身提供的樣板報表，結合單位的實際情況做適量修改后編制報表。

二、EXCEL軟件與UFO報表系統的異同

（一）工作界面上的異同。相同點：工作界面都是窗口化操作，都有菜單、工具欄，對單元格進行操作。EXCEL軟件窗口如圖1所示，UFO報表窗口如圖2所示。

圖1 EXCEL軟件窗口 圖2 UFO報表窗口

不同點：EXCEL軟件窗口由工作表組成，一個文件最多容納255張工作表；UFO報表窗口由獨立的報表.rep文件組成，一個窗口中最多容納99999張報表。

EXCEL軟件工作表最多可編輯65536行256列，如圖3所示；UFO報表系統最多可編輯9999行255列，如圖4所示。

圖3 EXCEL軟件表容量 圖4 UFO報表系統表容量

（二）格式設計的異同。相同點：格式設計都可通過“格式”菜單完成，改變表尺寸、單元格的行高、列寬，都有套用的格式，都可以合并、拆分單元格，可建立圖表、使用模板。

不同點：EXCEL軟件能夠實現條件格式的設置，當某些符合條件的單元格區域應用某種特殊的格式顯示；而UFO報表系統不能實現。

EXCEL軟件單元類型有常規、數值、貨幣、會計專用、日期、時間、百分比、分數、科學記數、文本和自定義；而UFO報表系統單元類型只有數值、字符和表樣。

EXCEL軟件提供的模板和UFO報表系統提供的模板不同。EXCEL軟件提供的模板主要針對表格的格式來設計，如圖5所示；UFO報表系統提供的模板主要是常用的行業財務報表，涉及到數據處理內在的函數，如圖5所示。

圖 5 EXCEL軟件模板 圖6 UFO 報表模板

（三）數據處理的異同。相同點：表格數據的處理都可通過對單元格設置公式或者函數實現；都提供了排序、匯總功能。

不同點：EXCEL軟件編輯報表保存后的文件類型是.xls工作簿文件；而UFO報表系統編輯報表保存后的文件類型是.rep報表文件。

EXCEL軟件從它提供的單元類型可看出，它能夠對廣大的數據對象進行編輯處理；而UFO報表系統通常只針對總賬系統傳遞來的數據進行處理，針對性更強。

EXCEL軟件只有一種就緒狀態，如何設置單元格就如何顯示內容；而UFO報表系統有兩種工作狀態，即格式/數據狀態，在格式狀態下進行格式設計、編輯公式、設置關鍵字，在數據狀態下錄入關鍵字、整表重算后顯示報表內容。

EXCEL軟件中沒有設置關鍵字的操作；而UFO報表中需要在格式狀態下，定義控制整張報表數據顯示的關鍵字，如圖7所示。

圖7 UFO報表里面設置關鍵字

EXCEL軟件提供了各類函數，為用戶對數據進行運算和分析帶來了極大的方便，這些函數包括財務、時間與日期、數學與三角函數、統計、查找與引用、數據表、文本、邏輯、信息等；而

UFO報表系統里的函數大多是財務類函數。

EXCEL軟件生成的.xls文件可以導入導出UFO報表系統；而報表系統產生的.rep文件不能導入到EXCEL軟件中進行編輯。

小結：EXCEL軟件最大的優點是可以自行設計編輯內容和函數，是一種辦公用的通用表格數據處理軟件，它有十分豐富和強大的函數系統，支持VBA編程，幾乎可以勝任日常的全部表格類工作，運行快、操作簡單方便，但與財務數據的聯系較少，需要用上宏，才能實現表單數據的關聯；UFO報表系統是一種專業的財務表格軟件，專業性強，可以直接從總賬系統中取數，生成財務報表。針對高職經管類學生自身特點，讓學生熟悉電算化報表的處理，不是依靠單一講授的教學模式，而是比對教學法，通過實際操作，分析出兩種電算化軟件系統的異同，便于理解記憶，搞清楚課程前后的關聯，認識到電算化課程開設的必要，提高學生的積極性，培養學生靈活處理問題的能力，形成善于總結思考的習慣，進而達到良好的教學效果。

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