互聯網時代中檔案卷宗利用的思考

章雅薇

摘 要：當前檔案卷宗工作進入到了一個新的領域中，特別是隨著互聯網出現而呈現了開放性、高效性和多樣性的新特點。在新的形勢下《全國檔案信息化建設實施綱要》（2010年）指出檔案管理工作要緊隨信息化的步伐，實現新的突破。本文主要結合互聯網時代中檔案卷宗利用發的現狀，指出了其在多方面取得的成效和不足，并就相關的應對策略展開了分析和探討。

關鍵詞：檔案；互聯網網；信息；利用

1 互聯網對檔案卷宗利用的意義

1.1 有助于開拓檔案卷宗的管理觀念

改革開放以來，隨著思想觀念的不斷解放，我們國家在檔案卷宗的管理中的理念也不斷革新，總體上適應了時代的發展要求。檔案卷宗管理的主要目的是滿足一個組織和社會科研、查閱、發展的需要，但在傳統模式下的檔案卷宗管理往往是缺乏統一的標準，很多單位都有各自的管理模式，很少能夠了解到外部的有效信息。而在互聯網時代，隨著檔案保存、傳輸的多樣，檔案人員登上互聯網就可以最直觀的看到各種有效信息，了解最便捷的檔案卷宗利用方式，相互交流心得等。互聯網時代使得很多單位組織都已經樹立了開放的服務理念，不僅僅讓檔案的編研服務于組織的發展，同時更與社會相互聯系，滿足檔案管理的社會需求，檔案編研具有社會化，充分體現開放性的特點，為社會發展提供有效的信息，真正實現其價值。

1.2 有助于提升檔案工作者的綜合素養

在過去檔案卷宗管理經常被視為是冷門和養老的人職業，所以很多的檔案管理人員素質都不是很高，專門從事學習管理的人少之又少，很多人即使參與了各種培訓還是概念模糊、定義不清楚，或是找不到專門的人員進行教育，或是始終抱著傳統的理念與方法固守不前，這些都不利于檔案管理者的綜合素養的提升。

但是在網絡時代這些都不再是問題，在新的編研的形勢下，檔案管理人員也可以借助網絡與時俱進，成為具有檔案和計算機雙重技能的人員，精通網頁制作，懂得了以自身企業檔案需求的專項性，進行分類編程；同時整個過程還能夠幫助檔案編研者提升編輯能力和審美能力，現代化管理手段也成為檔案編研人才需要掌握的技能之一。在工作中，檔案卷宗的管理人員也會保持自身的創新精神，正確理解檔案卷宗信息，對信息進行合理的采摘、編輯，科學篩選相關信息，并對信息進行系統的整理。在日益激烈的信息社會，編研工作者能夠抓住單位和社會上對檔案信息的現實需要，同時還能夠挖掘廣大用戶潛在的信息需求，保持自身的前瞻性以抓住瞬息萬變的信息資源。網絡有助于檔案卷宗管理人員在掌握文獻編撰學、目錄學的同時，也開始積極的拓展自己的專業知識面，以適應檔案管理高深度，寬廣度的要求。

1.3 改變傳統檔案管理模式，有助于提升檔案卷宗的服務利用水平

在信息化發展的今天，互聯網使得檔案卷宗的管理逐漸向數字檔案編研的方向發展，在互聯網的幫助下很多單位組織紛紛建立檔案信息數據庫，改變傳統的紙質檔案館藏，實現數字化，實現檔案信息的組織化，最大限度的滿足用戶的信息要求。同時積極加強檔案基礎資源建設，建立檔案目錄中心，建立數據管理系統，滿足用戶信息查詢，方便用戶隨時、快捷的進行檔案查找。為了適應組織的信息化建設，可以選擇部分與組織業務緊密相連的知識進行數字化處理，建立相關的數據庫，并為其提供全文檢索，為各類人員檢索提供便利。還可以專門組織建立檔案網站，將網站定位于“立足檔案，面向社會”，使網站既成為檔案宣傳的場所，又是檔案工作者進行學習的場所。在網站中設置導航臺，方便用戶進行信息查閱充分利用圖像、聲音、圖片等多種形式，開展網上檔案展覽，提高檔案展覽質量，向外界介紹檔案編研成果，讓用戶得到最新的動態信息，這些都有助于提升檔案卷宗的服務利用水平。

1.4 實現檔案存檔介質和內容的多元化管理

當今社會信息迅猛發展，人們對于檔案信息也提出了多樣化的要求，所以到了互聯網時代之后，檔案卷宗的利用管理開始與信息技術緊密的結合起來了，文件多以電子的形式存在，便利的信息技術條件為檔案卷宗的利用管理發展提供了機遇。傳統的檔案編研中主要使用人工的方式，紙質資料居多，而多媒體時代之后編研內容更加精彩，形式更加多樣，可以利用計算機技術，實現文字、聲音、圖像的有效組合。將計算機運用于檔案編研，能夠提高文字的編輯速度，減少了人工錄入的勞動強度，滿足了用戶對檔案信息及時、快捷的要求。實現網絡編研也更加方便人們對信息資料的查閱，實現了人們對檔案信息個性化的要求。很多單位紛紛以科技的力量努力提升自身的服務質量，比如在高校中檔案編研充分利用校內網，搜索與本校有關的信息，豐富了檔案信息資源的共享，利用網絡來實現檔案編研，使編研內容更加豐富，編研的成果更加多樣。網絡上經常會發布一些政府頒布的法律、政策，有很多企業發展需要的政策信息，不斷的淘汰革新以前的信息，不斷的提升檔案卷宗的質量。還有的組織通過網絡收集能夠迅速的實現資料的更新，同時一些組織建立網絡平臺，檔案部門利用網絡實現信息對外公布，提高檔案卷宗的管理工作在社會上的關注力，實現服務的社會化，主動為社會提供服務，而很多接收到信息的個人和組織也可以積極的反饋意見，糾正錯誤，提供素材，豐富檔案內容，有效的實現了檔案卷宗質量的提升。

2 互聯網時代中檔案卷宗利用的現狀與不足

在這個時代背景下，隨著互聯網技術的不斷發展，檔案信息數量劇增、形式各異，如果還是按照傳統的方式進行整理歸檔、保管收藏，顯然是低效的，在隨后的管理和利用中也會存在著很多的不便。而當下現代化的技術手段收集、處理信息，能夠及時、準確系統的提供檔案信息服務，利用新的信息存儲載體傳遞渠道及信息處理方式就顯得非常必要。但是對于很多的企業或者單位來說，無論是開發利用、保存管理、交流宣傳上還都有不足。

首先，從檔案的開發手段上看，很多人認為網絡時代檔案卷宗的利用就是制作成電子版的檔案，在開發中還主要依賴于手工操作，新技術含量還很低，缺乏一些高科技的處理。一方面可能本身檔案部門提供的檔案信息仍然分散、零亂、缺乏系統性，要再進行詳細的梳理還需要下很大的功夫。而且一些電子檔案封存了之后僅僅是作為一種封存方式而存在的，并沒有意識到將來可能存在的價值，重保管而不重開發，沒有很好的與提供利用有機結合起來。大部分的檔案往往只是內部使用，缺乏與外在的關聯，沒有把檔案通過網絡形式向社會傳播，要知道在當下的時代環境里檔案信息進入社會信息系統是一個必然的選擇，一方面是保存，另一方面更是為了創新。endprint

其次，編研來源上“內”多“外”少。所謂“內”指館藏資源，一些單位的檔案卷宗在其起步階段均立足于本館。所謂“外”指館藏檔案之外的社會信息資源，特別是互聯網時代的一些網絡資源非常重要的，不僅僅內容多，而且更新快。發掘館藏檔案之外的各種資源，對其進行加工、整理、編輯也是檔案管理部門的重要職責。一些單位的館藏檔案史料的基礎是依托悠久的歷史和傳統的人文精神，對自身進行挖掘可以豐富自身的體系。但是只關注自身，缺乏自身之外的現實社會需求方面的佳品是通病，更不用說以編研作品去關注社會上普通受眾對政策、知識查考的需求和娛樂休閑生活的需求。如果過度依賴自身的館藏，必將使檔案卷宗資源成果只能停留在文獻匯編、資料選輯的低級形態，必然無法體現檔案特色、發揮檔案優勢，又偏離了大眾探究知識的信息需求，偏離了網絡時代的開放性需求。同時也很容易阻礙檔案卷宗作品的社會現實效用，制約了檔案的開發。隨著社會化交流的加快，在檔案卷宗的管理利用中必然需要廣泛的社會信息資源來補充。

再次，編研方式上強“編”弱“研”。“編”指對檔案的一次文獻的進行“原封不動”的整理，“研”指對檔案卷宗等進行二次或三次文獻的加工，很明顯第一次的更容易實行。當下很多檔案卷宗利用工作取得了顯著的成就，涌現了許多高質量的作品、甚至精品，這些都是進行仔細編研的結果。如果只是對檔案原始文獻、原始數據的簡單羅列或匯總，重“編”輕“研”的現象較為突出，學術性、知識性價值的研究性作品，卻鮮有問世，特別是一些科技類檔案材料未能得到充分開發和利用，沒有產生應有的經濟效益，這些與檔案人員意識薄弱、素質不高、經費少等有關。在網絡時代各種檔案信息浩如煙海，同時有價值的資源不一定非常多，這就特別需要進行有效的篩選甄別，要知道并不是所有的檔案卷宗都是有用的需要保存的。很多人潛意識中總是覺得檔案卷宗都是一些比較古舊的東西，事實上當下的資料只有經過歷史的塵封才有可能獲得價值，在當時未必有多少效用。這也導致了很多人認為網絡時代，各種資料隨處可取，并一定有保存的價值而放棄了關注，不用心收集，檔案卷宗的利用中時代特色不明顯、現實針對性不強。這與檔案人員因循守舊、自立門戶，不愿意去下大力氣切入社會熱點、切入前沿有關。

最后，檔案卷宗管理目的上重“評”輕“用”的現象也突出。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作，重“評”輕“用”是無法將效果發揮到最大的。在互聯網時代，人們對信息的需求發生了很大的變化，在網絡上對各種檔案卷宗資源進行調取的時候會發現異常繁多，比如要找與國民經濟和社會發展密切相關的經濟、科技信息檔案資料，如果只是簡單的進行收集，保存為電子信息資料，等待著別人的調用，這樣的服務模式還沒有完全擺脫看攤守業、等客上門的單一被動局面，不能滿足網絡環境下利用者的需要。許多檔案館都把檔案卷宗管理工作作為考核檔案工作優劣的重要指標，缺乏網絡時代的管理方式，比如電子檔案的安全性問題關注的比較少。傳統管理模式下，過度的務虛，而缺少務實的工作，重視政治性、政策性，忽視趣味性、可讀性，純粹地為檔案考評、而非檔案利用進行檔案編研，忙于應付檢查、評估，使當官管理工作簡單化、任務化，削弱了檔案經濟效益和社會效益整體功能的發揮。

3 互聯網時代中檔案卷宗利用的策略思考

雖然網絡時代檔案卷宗利用存在著一些版權使用的問題，但是其取得的成就也是使人欣慰的，我們也應該看到人們對檔案文獻信息需求也在不斷變化，檔案卷宗的利用必須進行適當的調整，從而穩步提高互聯網時代中檔案卷宗利用的精確性、實效性和特色。

首先要加強資源建設，拓寬編研素材。在夯實檔案資源體系、完善檔案館藏結構的基礎上而應拓寬思路，將加強館藏檔案資源建設當做檔案編研工作的頭等大事，特別善于利用網絡來豐富自身的健身。通過豐富材料內容，加強館藏檔案征集和整理工作，檔案卷宗利用中一方面要依賴于館藏，但又要不拘泥于館藏，放眼當今網絡時代，只有這樣才能夠拓寬編研素材范圍，部分的打破檔案實體保管的界限，使檔案館、博物館、圖書館、史料部門等能合作建立檔案圖書信息資料庫，如上海交大與東方電視臺合作的《交大有些老房子》就是受益于資料搜集范圍的拓展和多媒體技術的應用，通過網絡等查閱了7000多卷檔案文獻才獲得成功，同時也減少了人員的往來和費用。

其次要探求利用的行空間，開放新思路。隨著數字化時代的到來，檔案卷宗的管理工作的形式不能只拘泥于文件匯編、書籍出版等傳統形式，改革傳統體制，嘗試實地采訪、合作利用、網絡傳輸等，利用現代信息技術實現檔案網上傳播。檔案卷宗的管理工作必須打破館藏的物理概念，在內部各部門之間、檔案館與外單位之間開展檔案管理工作的經驗交流和協作配合，以協作的精神、開放的姿態，樹立合作開發的理念，最大限度實現檔案資源共享，及時捕捉有關內容的最新研究方向與進展動態。網絡具有即時性、多媒性、交互性、海量傳播等特點，可以積極的利用網絡資源，新形勢下網絡應該參與到檔案管理過程的始終，檔案的選題、材料的查找，信息的加工，信息反饋等都離不開網絡并使活化為檔案卷宗信息，通過網絡及時地傳播出去，從而擴大檔案信息資源的受眾面。

再次，檔案卷宗的管理工作應為內部和外部的資料保存、信息服務、管理等中心工作提供有價值的信息服務，同時也可以拓寬視野，關注社會現實，捕捉社會熱點信息、并使之切入相關的檔案信息，通過經常性的跟蹤、觀察社會的檔案需求，及時捕捉社會生活中的熱門話題、熱點事件和敏感問題，做好專題的科學預測和客觀論證。檔案作品如果沒有宣傳就無法推向社會、實現其使用價值，為此檔案卷宗的管理工作要重視自我宣傳，必須著眼于自身文化的亮點，必須走市場化道路，實現的潛在效益，實現信息的全社會共享。

最后，在網絡時代把握好檔案卷宗的使用是非常重要的，但是其面臨的檔案信息安全問題也是很重要的。不論傳統檔案還是電子檔案，在網絡時代中都不可能有一勞永逸的安全，保護檔案信息安全問題是一個需要特別重視的問題。即使最為復雜的保密技術也不一定能夠保證絕對安全，反而可能產生新的漏洞。做好互聯網時代中檔案卷宗的利用需要掌握好以下幾個方面的問題。首先，要從檔案管理和利用者入手，檔案信息安全不是光靠設備就能夠解決的，更重要的是人的安全，靠管理人員的配合，要求系統管理者有很強的責任心和技術水平。檔案管理者要提高這方面的認識，提升技術管理水平。其次要建立一個合理而健全的管理機制與制度，檔案信息安全必須有配套的做法，加強基本的密碼認證的機制，重要的內容進行重點保護，最好不要直接連上網絡。一些重要檔案資料還需要做一個備份，以便于丟失的時候可以較快的恢復，讓損失減至最輕微。最后，要重視審計鑒定的重要性，經常性的進行督促檢查，檢查內部的隱患，完善內部管控，防止一些重要的資料泄露。

總之，隨著網絡時代的到來，檔案卷宗的利用突破了傳統，在資料整理、業務管理以及社會需求方面發揮了更大的作用。面對這種新形式，檔案卷宗的利用中更要準確把握網絡帶來的新的發展機遇，充分利用網絡資源，在內容、服務、手段、人才培養進行創新，認清新形勢，調整舊觀念，實現與時俱進，探索信息時代檔案卷宗利用的新思路。

參考文獻

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