試分析電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合

周麗紅

摘 要：在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，現(xiàn)代化的辦公手段逐漸向辦公自動(dòng)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化等方向發(fā)展，電子檔案也順應(yīng)時(shí)代的潮流產(chǎn)生和發(fā)展。它的出現(xiàn)為文件的保存及瀏覽帶來(lái)了極大的便利，但電子檔案在技術(shù)上以及管理方式上與紙質(zhì)檔案相比有著明顯的不同，它的出現(xiàn)給紙質(zhì)檔案的管理帶來(lái)了強(qiáng)力的沖擊，這使得檔案管理將向著紙質(zhì)檔案與電子檔案相互融合、共同發(fā)展的方向發(fā)展。本文通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案以及電子檔案的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，提出將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行融合管理，旨在發(fā)揮兩種檔案信息各自的長(zhǎng)處，從而促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；融合

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各種信息手段相繼出現(xiàn)，大量的電子文件也接踵而來(lái)，伴隨而來(lái)的是電子檔案的產(chǎn)生。目前，大部分的企業(yè)或工作單位對(duì)信息的收集與管理都是采用電子檔案管理或紙質(zhì)檔案管理的這兩種方法，但隨著時(shí)代的發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理不斷的進(jìn)行融合，這將為企業(yè)以及工作單位檔案管理帶來(lái)一個(gè)大的飛躍?；诖耍P者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，就電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)以及電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合做出了如下的分析與探討。

1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)分析

1.1 對(duì)紙質(zhì)檔案的管理分析

紙質(zhì)檔案是指將紙張作為信息記載的一種載體而形成的一種檔案形式。在企業(yè)或者工作單位中，紙質(zhì)檔案一般包括公司工作的圖紙、賬目管理、工作筆記以及會(huì)議記錄等內(nèi)容。但紙質(zhì)檔案具有不易保存，易毀壞等特點(diǎn)，這使得企業(yè)的管理高層要對(duì)紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)及缺點(diǎn)做出正確的認(rèn)知。

1.2 紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)

1.檔案信息具有原始憑證性

紙質(zhì)檔案是從之前所使用過(guò)的紙質(zhì)文件直接轉(zhuǎn)化來(lái)的。它具有客觀性、真實(shí)性的特點(diǎn)，真實(shí)具體的記錄了企業(yè)或者事業(yè)單位以往的歷史情況，具有令人相信的憑證功能。紙質(zhì)檔案在一定的程度上體現(xiàn)著特定責(zé)任人的意志，從檔案制作的材料以及到各種不同檔案的印記或標(biāo)志，比如：圖標(biāo)、文字、圖表、印章以及法定效用的簽署等，這些都體現(xiàn)著紙質(zhì)檔案從一開(kāi)始就形成的真跡。而在電子檔案的使用途中，如果不采取合適的管理與控制措施，將極易且不留痕跡的改動(dòng)檔案資料，使檔案信息缺乏了其真實(shí)性。因此，紙質(zhì)檔案的原始憑證性，是電子檔案無(wú)法超越的優(yōu)越性。

2.紙質(zhì)檔案具有耐久性

紙質(zhì)檔案具有耐久性與安全性的特點(diǎn)，這決定了紙張將永遠(yuǎn)是紙質(zhì)檔案歸檔保存的載體。紙質(zhì)檔案在書(shū)寫(xiě)時(shí)必須使用碳素墨水或者藍(lán)黑墨水，印刷時(shí)必須通過(guò)一體化油印機(jī)進(jìn)行印制，這些要求滿(mǎn)足著永久保存的載體需求，易于紙質(zhì)檔案的保存。只要保存方法恰當(dāng)，注意電解與氧化這兩大化學(xué)反應(yīng)的發(fā)生，將可以使紙質(zhì)檔案保存上百年甚至上千年。但電子檔案儲(chǔ)存載體的壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)地低于紙張，例如：唱片、機(jī)讀磁帶等載體的壽命只有幾十年，磁性載體的氧化以及磁場(chǎng)變化的影響都極易造成電子檔案磁介質(zhì)上所保存數(shù)據(jù)的損失。可見(jiàn)，紙質(zhì)檔案的安全性和耐久性都遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于電子檔案。

3.紙質(zhì)檔案具有法律憑證作用

紙質(zhì)檔案一旦完成，如果進(jìn)行任何的更改都會(huì)在紙張上留下篡改的痕跡。對(duì)此，在法律界把紙質(zhì)檔案認(rèn)作最佳的證據(jù)類(lèi)型。在生活中，當(dāng)人們需要尋求法律保護(hù)時(shí)，除了一些可以在網(wǎng)絡(luò)上收集到的有利證據(jù)外，還要獲得不易被修改的紙質(zhì)檔案的原件作為有效證據(jù)，以保證事實(shí)的真實(shí)性。而電子檔案由于可以隨意的篡改、復(fù)制甚至刪減并且不留痕跡，它的原始性及合法性將不易保證，這使得電子檔案的法律憑證作用無(wú)法得到發(fā)揮。

2 電子檔案的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)分析

2.1 對(duì)電子檔案的管理分析

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。它的主要特點(diǎn)是將相關(guān)的信息資源輸入電腦中保存下來(lái)，并進(jìn)行相關(guān)的記錄。電子檔案所收集到的信息資料比較完善，大多以U盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等形式儲(chǔ)存下來(lái)，并且可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離信息資源的傳輸，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.2 電子檔案的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)

1.電子檔案的存儲(chǔ)空間大

紙質(zhì)檔案與電子檔案相比，雖然紙質(zhì)檔案更為的穩(wěn)定、耐久、直觀，但是紙質(zhì)檔案的占用空間范圍大，信息儲(chǔ)存量較少，如果頻繁使用將會(huì)使紙張受到極大的損壞。而電子檔案具有高密性的保存特點(diǎn)，可以使電子檔案的信息收集對(duì)象更廣泛、收集范圍更寬、收集空間更為的壯大，并且能使檔案的信息資料科學(xué)合理、及時(shí)的服務(wù)于受眾，達(dá)到資源的共享效果。而電子檔案的載體包括磁帶、光盤(pán)、磁盤(pán)等的信息存貯量是紙質(zhì)檔案無(wú)法進(jìn)行比較的。以普通光盤(pán)為例，一張普通的光盤(pán)容量為600MB至4000MB，60張光盤(pán)可以?xún)?chǔ)存30萬(wàn)卷信息資料，而60張光盤(pán)可以用書(shū)包裝完，而紙質(zhì)檔案則需要一個(gè)600立方米的空間才可以裝滿(mǎn)放好。

2.電子檔案能提升管理效率

電子檔案的使用使檔案信息資料能夠迅速的查詢(xún)和瀏覽，加快檔案信息的管理效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息的保存、交流就是指通過(guò)載體的保存與交流。這使得不管在檔案的體制還是管理的方式上，都給檔案信息的聚集和管理帶來(lái)了諸多不便，因此，檔案信息的連續(xù)性、完整性以及聚集性就難以實(shí)現(xiàn)，使得紙質(zhì)檔案的信息資料容易分散，不易管理。而電子檔案可以將人類(lèi)的生活活動(dòng)做到圖文并茂，且具有連續(xù)性、完整性，并通過(guò)磁帶、光盤(pán)等進(jìn)行保存，這樣不僅可以做到信息的傳遞和遷移，還可以使管理人員對(duì)檔案的管理效率得到極大的提高。

3.電子檔案可實(shí)現(xiàn)資源共享

紙質(zhì)檔案如果使用頻繁將極易損壞，這使得檔案信息資源的傳遞受到極大的限制。而電子檔案以信息化、數(shù)字化的形式存在，可以突破地域、行業(yè)、國(guó)界等限制，縮小各地區(qū)以及不同國(guó)家之間的差距，使全世界的不同人們能夠暢通無(wú)阻的交流，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。以前，人們查閱資料需要去圖書(shū)館、書(shū)店，有時(shí)在高峰期還得排隊(duì)等候。而電子檔案的出現(xiàn)，使得受眾可以利用互聯(lián)網(wǎng)查閱同一份資料，這不僅加快了資料的查詢(xún)速度，還使得互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)的人數(shù)逐漸增加，帶動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合

紙質(zhì)檔案具有耐久性、穩(wěn)定、靜態(tài)的特點(diǎn)，而電子檔案則是非永久的、不穩(wěn)定的、動(dòng)態(tài)的。電子檔案與紙質(zhì)檔案不同的特點(diǎn)決定著這兩種檔案相互融合、同時(shí)存在。

1.電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合可以解決電子檔案依賴(lài)于計(jì)算機(jī)所造成的弊端。當(dāng)電子檔案的存儲(chǔ)受到其他電子設(shè)備的制約而無(wú)法正常工作時(shí)，可以及時(shí)使用相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案來(lái)解決這一問(wèn)題，做到順利完成工作。

2.電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合可以彌補(bǔ)電子檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)原始憑證性的不足。當(dāng)生活中發(fā)生了難以確定的糾紛時(shí)，電子檔案無(wú)法成為證據(jù)加以輔助，這時(shí)候，如果提供了相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，將減少諸多不便的產(chǎn)生。

3.電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合可以解決紙質(zhì)檔案無(wú)法達(dá)到的便利性和復(fù)用性。紙質(zhì)檔案是唯一的，不利于復(fù)制和共同使用。而電子檔案則可以進(jìn)行多次復(fù)制，并傳輸給不同的受眾，滿(mǎn)足他們的需求，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

4.電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合還可以保證檔案的安全和永久。電子檔案的儲(chǔ)存載體保存期有限，可以保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案以防止電子檔案的損壞。因?yàn)?，紙質(zhì)檔案的保管技術(shù)相對(duì)成熟，有安全保證。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，電子檔案與紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行合理科學(xué)的融合，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。電子檔案發(fā)揮存儲(chǔ)、傳輸、查詢(xún)等優(yōu)勢(shì)，紙質(zhì)檔案保持著耐久性、原始憑證性等作用。這使得電子檔案與紙質(zhì)檔案互為補(bǔ)充、相輔相成，為社會(huì)的檔案管理服務(wù)發(fā)揮各自的長(zhǎng)處，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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