公安檔案信息資源開發利用的幾點思考

張桂榮

[摘 要]開發利用檔案信息資源是檔案工作為社會主義現代化建設服務的重要途徑；檔案工作的最終目的是有效地開發檔案信息資源，最大限度地服務社會。公安檔案也不例外。文章試圖從突破公安檔案信息資源開發利用的瓶頸的角度，談談檔案資源的開發利用。

[關鍵詞]公安；檔案；開發利用

今年3月，永定縣鳳城鎮童某夫婦打算去漳州監獄探視服刑的弟弟童某良。童某按要求到村委會出具了他與童某良的兄弟關系及他與廖某的夫妻關系證明。當他把村委會出具的證明拿到城關派出所要求蓋章時，民警拒絕蓋章，因為調閱童某與廖某的戶籍檔案，無法證明他們倆是夫妻關系。結婚二十幾年的合法夫妻，派出所怎么就無法證明這老倆口的夫妻關系呢？原來，童某本是永定縣峰市鎮人，到永定化肥廠上班后，戶籍遷往化肥廠集體戶。1990年，童某與廖某結婚后，廖某戶籍夫妻投靠遷入峰市鎮長壩村。化肥廠倒閉后，童某的戶籍先是遷回長壩村，后因工作關系遷入鳳城鎮，單人單戶。1997年，因棉花灘水電站庫區移民，峰市鎮長壩村整村搬遷至鳳城鎮長化村居委會。在戶籍關系的遷入遷出中，在戶籍項目的不斷變更中，童某、廖某夫婦成了不相干的兩個人，各自戶籍檔案內均無體現夫妻關系。根據童某出具的結婚證，戶籍民警變更了童某夫婦的相關戶籍信息，完善了相關檔案材料，并在相關證明材料上蓋上了公章。第二天，童某、廖某夫婦千里迢迢來到漳州監獄。獄警查看童某夫婦出示的相關證明材料后，表示仍需上網查詢核實。經查詢，全國人口信息庫內，童某、廖某仍然沒有夫妻關系的相關信息。為什么查詢不到？如果當地派出所確實變更了童某夫婦的相關戶籍信息，那么只能解釋為是系統更新速度慢等原因了。而他們又沒有隨身攜帶結婚證，結果廖某被攔在門外，沒有見著親人。

一、新形勢下制約公安檔案服務效能的瓶頸

從上面事例來看，目前，公安檔案管理工作與新形勢下公安檔案信息資源的服務利用需求依然存在不適應現象，主要表現為以下幾個方面的問題：

（一）思想重視不夠，檔案意識淡薄

基層派出所的民警平時忙于公安業務工作忽視了檔案工作，根本認識不到檔案的重要作用和價值，部分派出所領導和民警都認為“只要工作好，檔案材料可有可無”、“工作任務重，哪有時間搞檔案。”由于檔案意識淡薄，有的材料形成和使用后亂堆亂放，不移交專人保管，常常被遺忘或沉入箱底，遇到民警調動或崗位變動時往往一丟了事。

（二）檔案收集不及時、不完整

由于平時收集、整理不及時，對本單位形成的檔案底數不清，情況不明，需要整理時臨時搞突擊，翻箱倒柜能找多少算多少。有些民警認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理。因移民、城市改造等原因，檔案實際保管在哪里，有的已經說不清楚，群眾為查一份檔案在多個派出所之間奔波、甚至“無功而返”、“事與愿違”的例子仍然存在。

（三）管理人員業務素質不高，學習意愿不強

大多數派出所的檔案管理員由內勤兼職（永定縣公安局已列入創建示范單位的14個派出所的檔案管理人員均由內勤兼任），管檔人員一警多能，檔案工作只是內勤工作中的一小部分。抱著多學一樣多累一樣的心理，兼職管檔人員學習意愿不強，檔案業務不熟悉，檔案工作的管理實際上基本處于無人管理狀態。

（四）現代化程度不高，利用效果不好

大部分派出所檔案管理仍然處于手工操作階段，有的配備了電腦也不能堅持使用，更不用說應用公安檔案管理軟件，實現檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現代化，使檔案信息處于封閉狀態，傳輸功能低，共享性差，不能充分發揮公安檔案在公安工作中的作用。

假如當前戶籍檔案的數字化加工已經完成，實現全省戶籍檔案數據掛接，那么，漳州監獄的民警就可以通過網上異地查檔，核實童某夫婦的夫妻關系了。

二、公安檔案信息資源開發利用的幾點思考

公安檔案是公安機關打擊違法犯罪，維護社會治安，保障群眾安居樂業的工作記錄，是公安基層基礎建設的基石。作為一種重要的信息資源，如果開發利用得好，公安檔案也是一種間接的警力資源，在某些程度上能夠起到緩解公安機關警力不足的作用。檔案信息資源開發利用的關鍵在一個“活”字，要通過積極主動的工作，把“死”材料變成“活”材料，化被動為主動，最大限度地為公安現實工作做好服務。

（一）加強檔案資源建設

豐富的館（室）藏檔案資源是實現公安檔案部門服務領導決策、服務公安實戰、服務經濟社會的基礎，是公安檔案事業發展的有力支撐，更是公安檔案存在于社會的命脈與基石。因此，公安檔案部門應著重研究和解決影響提供利用的“源頭”和“瓶頸”，在加大公安檔案收集力度與規范化建設上下功夫、用力氣，把公安檔案資源建設作為檔案事業發展的一項戰略任務予以高度重視，提上重要的議事日程。

一是主動介入，及時歸檔。要樹立全局觀念和超前意識，主動及時參與、了解公安中心工作，介入到公安檔案形成過程中去，加強對專職業務工作、重大（案）事件、重大活動、重點工程建設項目等公安檔案的收集工作，做到公安工作發展到哪里，檔案工作就延伸、服務到哪里。二是內容齊全，載體豐富。要從檔案的形成、收集、歸檔，最終進行著錄等環節抓起，力爭做到建檔對象一個不漏，建檔資料齊全完整，建檔材料整理規范，確保檔案信息資源庫齊全、準確，并錄入警務檔案系統，為檔案調閱從人工查詢向計算機檢索的轉變打下良好基礎，徹底改變檔案工作中“拖拉”、“積壓”、“混亂”、“遺失”、“難查”的工作局面。同時，隨著公安工作的不斷發展，公安檔案收集工作既要收集紙質、實物檔案，又要收集非紙質載體的檔案，更要注意聲、光、電、磁介質檔案的收集。

（二）健全檔案長效管理機制

檔案管理工作是一項需長期堅持的工作，只有堅持常抓不懈，才能不斷提升檔案管理水平，才能服務新形勢下的公安工作。

一是抓培訓，強素質。檔案管理水平高低，在很大程度上同業務水平的高低有關系。要將檔案管理課程列為民警初任培訓或警銜晉升培訓的必訓內容之一，通過培訓使全體民警都能掌握基本的檔案管理知識和歸檔立卷的基本技能。在業務培訓方面要邀請有關專家領導進行面對面的授課，還可以到檔案管理工作較好的單位學習參觀，取得有益的經驗。二是立規章，促規范。建立制度，目的是有章可循，方便管理。在制訂制度上，不但要將人員問題的具體規定和操作標準以文件形式下發，而且還要制定執行檔案材料的收集、整理、歸檔等多項制度，進行定期檢查考核，形成系統的工作考核、獎懲制度。為提升檔案管理的重要程度，建議推行公安派出所檔案等級管理與派出所等級評定掛鉤制度，實行檔案工作一票否決制。三是重科技，加快現代化管理步伐。為提高檔案工作的服務水平和管理效能，應轉變觀念、更新理念，要把檔案管理納入科技含量，重點引進和錄用先進的檔案管理技術和裝備，切實抓好檔案計算機管理的建設，并不斷創新，不斷完善，使檔案管理工作適應信息化、數字化、網絡化時代的發展需要。

（三）拓寬利用檔案的渠道和領域

檔案保管是手段，開發利用是目的。作為公安檔案管理部門和檔案工作者應有強烈的信息開發意識，積極主動地開展工作，并隨著公安工作的發展，不斷解放思想，開拓創新。公安檔案部門要在收集齊全、妥善保管的基礎上，充分利用自身特有的優勢和行之有效的方式方法，對公安檔案進行深加工，把檔案中儲存的大量寶貴信息，有針對性、有目的地發掘出來，使公安檔案信息資源發揮應有的、更大的作用。

比如，全面推進戶籍檔案數字化加工工作，充分發揮數字化檔案的“百度”功能。盡快全面推進戶籍檔案數字化建設，并實現聯網共享，推行就近、異地查詢服務。同時，要扎實做好數據錄入質量檢查和數據遷移校核工作。有條件的情況下，可以在檔案系統中增設糾錯提醒功能，在戶籍檔案信息錄入、掃描、加載過程中，切實加強數據審核、校對，發現差錯、缺漏、不達規范要求的，及時糾正，保證數據質量；己完成數據遷移工作的地方，要組織力量、抓緊時間對導入新系統中的數據進行檢查，確保新系統數據的準確性、完整性、可用性。今年4月初，永定縣公安局舉辦全縣戶籍檔案拍攝業務培訓，全縣戶籍檔案數字化將加快進程，依托“福建公安檔案信息系統”，在不久的將來，網上異地查檔服務將是福建省公安機關擦亮的又一個高效便捷的綠色窗口。

再如，整合違法犯罪檔案資源，建立“違法犯罪案件查詢中心”，為實現違法犯罪檔案資源共享和綜合利用，為防范控制、偵查破案和打擊犯罪創造條件；利用豐富的檔案資源，建設走廊文化、廉政文化，提振民警的精、氣、神，制作安全防范、法律宣傳材料，為平安創建活動服務等等。

只有充分認識新形勢下制約公安檔案服務效能的瓶頸，從資源本身、制度建設等方面研究、突破瓶頸，才能實現檔案信息資源的開發利用，使公安檔案管理工作真正成為增強公安工作發展后勁的公安基礎業務工作，使各級公安機關共享公安基礎性工作成果，為提高工作效率、降低工作成本創造有利的條件，為公安機關維護社會治安穩定、依法打擊處理違法犯罪活動提供強有力的信息資源保障。

引用文獻：

[1]對公安派出所檔案管理創新的思考；遼寧警專學報；2012年03期

[2]信息化時代公安檔案管理模式初探；天津大學；2009年