提高企業(yè)檔案管理水平的對策

鄭丹

[摘 要]要提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案的功能與作用，就要研究具體的解決策略。本文從闡述了檔案管理的重要性，并對如何做好檔案管理提出了有效策略。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；水平；對策

企業(yè)檔案是經(jīng)過檔案工作人員認(rèn)真整理形成的第一手材料，是企業(yè)開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。開發(fā)和利用好檔案資源，解決檔案管理工作中遇到的問題，是企業(yè)開展各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，也是提高企業(yè)管理水平的不可多得的寶貴史料，管好用好檔案，對企業(yè)資源開發(fā)起著重要作用。

一、檔案管理中需要解決的問題

1、材料收集。隨著企業(yè)機(jī)構(gòu)改革管理體制的變化，部分人員的工作崗位變動之后，檔案沒有進(jìn)行及時歸檔。檔案工作不能適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求，企業(yè)的管理機(jī)構(gòu)和檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組配備不完善，對檔案的收集和移交、案卷的數(shù)量，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案材料不齊不全。檔案工作沒有列入企業(yè)的重要議事日程，在檔案的收集方式上存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理不存在經(jīng)濟(jì)問題，能應(yīng)付檢查就行了。對檔案的收檔、案卷的數(shù)量、檔案的利用等情況記錄不詳實(shí)，檔案室的很多資料出現(xiàn)修復(fù)或復(fù)制現(xiàn)象。

2、檔案安全。由于檔案文件的易擴(kuò)散性，企業(yè)產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容比較容易通過共享的渠道而泄密和擴(kuò)散。有些數(shù)字化的文件易被修改，導(dǎo)致文件的憑證性作用滅失，檔案在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下檔案安全性下降，信息的安全性沒有獲得持續(xù)的關(guān)注，也沒有得到相應(yīng)持續(xù)的技術(shù)支持。

3、檔案管理。由于檔案管理人員對資料整理不及時，造成很多資料大量流失，同時也沒有掌握檔案的收集、整理、裝訂等業(yè)務(wù)。檔案管理人員對檔案的管理精力投入不足，沒有定期召開檔案管理工作會議，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的進(jìn)程。

4、信息共享。很多企業(yè)檔案管理存在記錄企業(yè)檔案信息的內(nèi)容多，對企業(yè)經(jīng)營信息少。注意收集“紅頭文件”，對本企業(yè)檔案信息收集少，還沒有形成健全發(fā)達(dá)的的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和管理系統(tǒng)。檔案信息共享的不足表現(xiàn)為大量信息散布在企業(yè)所屬各個崗位，但是沒有成為一個有機(jī)的整體，數(shù)據(jù)被隔離并缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，給企業(yè)獲取有用信息帶來很大障礙。

二、提高檔案管理水平的具體措施

1、規(guī)章制度建設(shè)。檔案規(guī)章制度要具有可操作性，以可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。通過對檔案進(jìn)行篩選、歸納等步驟，利用檢索工具，提高查找利用檔案的效率，對已破損和字跡褪色的檔案及時修復(fù)或復(fù)制。加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，深化檔案制度改革，收集有價值的材料，完善檔案內(nèi)容。定期了解檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強(qiáng)檢查與指導(dǎo)。建立檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等制度，制度建設(shè)要具有科學(xué)性，實(shí)施過程中要有權(quán)威性。檔案保管是做好檔案利用過程的重要措施，能保證檔案的完整與安全，在利用的時候需要在登記簿上備注說明，以便根據(jù)實(shí)際情況確定不同的利用范圍，在實(shí)踐中加以總結(jié)不斷充實(shí)和完善。

2、提高檔案的管理意識。要求檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法，提升檔案工作規(guī)范化和制度化水平。需要檔案管理工作者提高綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性，創(chuàng)新檔案工作的管理模式，為企業(yè)發(fā)展提供有利的資源保障。

3、完善檔案管理工作。檔案收集應(yīng)體現(xiàn)跟蹤收集和管理的原則。具體規(guī)定企業(yè)檔案的移交時間，建立健全文件資料的收集歸檔制度，加強(qiáng)對檔案收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，加大對收集工作的檢查和指導(dǎo)力度。檔案管理工作者要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，明確服務(wù)方向，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，改變以往被動服務(wù)的局面。根據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，為企業(yè)開展各項(xiàng)管理工作提供可靠的檔案信息資源。

4、建立網(wǎng)絡(luò)管理體系，檔案材料要形成從上而下的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，減少文件資料的流失，避免歸檔時遺漏，使檔案功能更加適應(yīng)企業(yè)對信息資源的利用，為企業(yè)管理工作提供準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。檔案管理要利用計(jì)算機(jī)知識，實(shí)行隨時收集和定期收集相結(jié)合，減少文件資料的流失。根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點(diǎn)，把反映歷史面貌的的重要材料都收集起來。要加強(qiáng)避免歸檔時遺漏。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留，使檔案的利用情況更加適合企業(yè)對信息的需求，從而更好地為企業(yè)服務(wù)。發(fā)揮當(dāng)代科技新成果和管理新手段，讓檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的需求。

總之，檔案管理工作需要建立健全檔案管理制度，緊跟時代發(fā)展要求，利用先進(jìn)技術(shù)確保檔案的完整和安全。檔案管理人員要以主動服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，要端正服務(wù)態(tài)度，不斷更新檔案管理手段，探索檔案現(xiàn)代管理模式，建立科學(xué)的管理制度，為和諧企業(yè)建設(shè)提供及時、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

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