醫院人力資源檔案管理與相關法規研究

曾紅華

[摘 要]：隨著我國經濟的發展，人力資源檔案管理的發展愈加迅速，開始向科學化、信息化的管理方向邁進。國家根據我國檔案管理的發展制定了《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》和近幾年頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》等多種法規。文章結合我國人力資源檔案管理和相關法律法規存在的問題，闡述了醫院解決人力資源檔案管理和相關法規存在問題的對策。

[關鍵詞]人力資源；檔案管理；相關法規；存在問題；解決對策

引言

隨著21世紀信息化的到來，醫院人力資源檔案管理也迎來了信息化、科學化的發展新方向。人力資源檔案管理是企事業單位人事管理的重要組成部分，也是其經營活動的重要環節。但是目前我國大部分人力資源管理手段還處于手工階段，管理技術比較落后，相關的法律法規還不完善，在一定程度上阻礙著人力資源檔案管理的發展。

一、醫院人力資源檔案管理和相關法律法規存在的問題

（一）醫院人力資源檔案管理存在的問題

1、對醫院人力資源檔案管理的認識不足。目前，我國相當一部分醫院人力資源管理工作的認知還相對不足，人力資源檔案管理意識淡薄，忽視人力資源管理的重要性。其主要原因在于醫院相關領導人力資源檔案管理意識淡薄，認為人力資源檔案管理工作太繁瑣，不僅耗時耗力而且需要投資大量資金，又沒有直接的經濟效益、社會效益，因此人力資源檔案管理維持基本功能即可，不需要投資大量的人力、物力，致使檔案管理者也不重視醫院人力資源的管理，導致醫院人力資源檔案管理一直處于被動地位，存在人力資源檔案管理形同虛設，資金投入不足，檔案管理人員人手不足、素質不高，規章制度不健全或者空白等問題。

2、醫院人力資源檔案材料內容單一，不真實完整。人力資源材料是一個人在社會實踐中不斷成長的真實寫照，檔案里記載的資源檔案須真實、完整、歷史客觀的反應一個人的真實面貌，使閱讀檔案材料的人可以快速把握材料中所要了解的主要信息，做出相應準確的價值判斷。我國傳統的人力資源檔案往往注重給人的履歷、學歷、政治面貌、職務評聘、工資等方面的信息，忽略創新能力、工作經驗等內容，致使檔案材料單一、虛假、不完整，不僅增加人力資源檔案管理的成本，而且降低檔案材料的質量和資源的區分度，不能為醫院發現、選拔人才提供有價值的參考信息。

3、醫院人力資源檔案管理手段落后，存放凌亂保管不當。人力資源的檔案種類多種多樣，涉及各個領域。目前，由于相關領導對人力資源檔案管理的認識不足，致使人力資源檔案管理人員不重視檔案管理，管理時多種檔案種類相混雜沒有明確的區分標志，由于大部分醫院缺乏專門存放各種人力資源檔案的檔案庫，致使管理者存放的檔案凌亂不堪，保管不當，導致材料內容容易丟失，進而失去保存的意義。比如：有的醫院的人力資源檔案存放在勞動人事科，有的存放在具體科室，存放位置五花八門，不利于檔案保管檔案材料，丟失事故常見。我國大部分醫院的人力資源檔案管理仍然停留在傳統的經驗管理、手工管理的水平上，利用傳統互聯網辦公軟件進行記錄歸檔管理，缺乏專門的醫院人事檔案管理系統，有些檔案資料傳遞不及時，安全保密的功能低，整理統計時非常繁瑣，不能隨時更新醫院人力資源的新動態，導致人力資源檔案管理不善，利用率不高，不能充分發揮人力資源檔案應有的價值。

4、管理人員的素質不高。當前，我國大部分醫院在人力資源檔案管理中，還缺乏業務水平相對較高的檔案管理人員，絕大部分檔案管理人員多為非檔案管理專業出生的兼職或中途轉行人員，均不是檔案管理專職人員，對于檔案管理方面的專業知識了解甚少，在檔案管理實踐中，缺乏相對平衡的知識結構，阻礙了醫院人力資源檔案管理的專業化發展。其次，我國大多數醫院的檔案管理人員均為高齡人員，這部分人員在檔案管理過程中，對于計算機知識了解較少，計算機水平相對較低，從而使大部分的檔案管理工作均需手工完成，缺乏對現代化的檔案信息管理系統靈活運用的能力，在某種程度上也阻礙了醫院檔案管理數字化、信息化管理。另外，多數醫院的人力資源檔案管理人員對醫院及其行政管理方面的工作不甚了解，在人力資源檔案管理實踐中，大部分的檔案管理人員都僅能對簡單且熟悉的人力資源信息收集以及檔案材料整理、歸檔以及裝訂等能進行熟練應對與處理，而對于新形勢下醫院人力資源檔案信息化、數字化管理等新工作難以充分勝任。最后，多數醫院的人力資源檔案管理人員對于檔案管理中的相應法律法規的了解較少，檔案管理思想水平低，在檔案管理中認為只要人力資源檔案不丟失，能夠應對平時查檔或者外調等工作就行，鮮少考慮到運用醫院的人力資源檔案信息進行人才開發，檔案管理思想落后，方法應用不當，管理人員素質不高，阻礙著醫院人力資源檔案管理工作的開展。

（二）醫院人力資源檔案管理相關法律法規存在的問題

1、相關法規不科學合理。由于醫院相關領導對人力資源檔案管理的認識不足，導致醫院領導不重視人力資源檔案的管理工作，不愿在人力資源檔案管理上投資太多，造成醫院人力資源檔案管理不受重視，相關制度法規不完善，甚至有的醫院人力資源檔案管理資金投入存在空白，檔案管理制度相應也存在空白的情況。醫院相關法規的不科學合理，明顯阻礙了醫院人力資源檔案管理的發展。

2、相關的法律法規不完善。政府花費在醫院上的精力大部分集中在醫院的管理、醫療衛生事業的開展以及醫療技術的發展等各方面，對醫院人力資源檔案管理認識不足，不夠重視，導致相關法律法規不完善。建立的醫院人力資源檔案管理的指導、服務體系不健全，不能充分體現其應用價值。這些問題在我國民營醫院人力資源的檔案管理上尤為明顯，認為民營醫院的人力資源檔案管理是民營醫院內部的事情與政府無關，造成政府對醫院人力資源檔案管理上的精力微乎其微，極少關注民營醫院的人力資源檔案管理工作，因而我國制定的很多相關法規都很少涉及民營醫院的人力資源檔案管理，最終導致政府相關法律法規不完善，不能充分解決人力資源檔案管理中存在的問題。

二、解決醫院人力資源檔案管理和相關法規存在問題的對策

（一）醫院人力資源檔案管理存在的問題的解決對策

1、加大醫院人力資源檔案管理的宣傳力度，提高認識。加大人力資源檔案管理的宣傳主要體現在利用各種渠道如媒體、電視廣告等進行廣泛的宣傳。隨著我國醫療事業快速發展，人力資源檔案管理將越來越顯示其在醫院管理中的重要地位，醫院對人力資源檔案的管理只能加強不能逐漸減弱至無。國家各級政府部門須從戰略的高度，整體長遠的目光來看待我國人力資源檔案管理，通過各種形式加大對人力資源檔案管理宣傳力度，通過宣傳力度的加大，提高醫院相關領導對人力資源檔案管理的認識。

2、加強職工培訓，提高醫院職工檔案管理的綜合素質。政治覺悟、科學精神、專業水平、敬業精神、文化修養是社會衡量一個人工作水平的準則，對于人力資源檔案管理工作人員的衡量標準亦是如此。隨著我國科學技術的飛速發展，計算機已經在各行各業普及，電子檔案管理也已經進入許多醫院，這為我國人力資源檔案管理提供了新的視角。在人力資源檔案管理隨著時代不斷發展的同時，檔案管理人員也需要不斷的提高自身的綜合素質，以勝任檔案管理的工作。但是，目前我國人力資源檔案管理的工作人員普遍缺乏相應的專業知識和敬業精神，因此，醫院需要加強對人力資源檔案管理人員的培訓，不斷提高人力資源檔案管理人員的專業水平提高其綜合素質，更好的為醫院人力資源檔案管理做貢獻。

3、引進數字化檔案管理技術、電子檔案管理技術等先進技術

針對醫院人力資源檔案管理技術落后的問題，需要醫院加大檔案管理的投資，引進先進的電子檔案管理人力資源檔案的技術。相對于傳統手工管理和經驗管理，數字化檔案管理、電子檔案管理等先進的管理技術具有有效節約檔案存放占用空間，有效提高人力資源檔案管理人員的工作效率，有利于檔案遺漏文件的補漏增缺，有利于人力資源檔案管理文檔的保密，可以有效提高檔案管理的質量等多方面的優點，解決了傳統檔案存在的諸多問題。

4、拓寬人力資源檔案的收集渠道，豐富檔案內容，加大檔案內容的真實可靠性。拓寬人力資源檔案材料收集渠道，豐富檔案內容需要人力資源檔案管理人員轉變舊有觀念，拋棄以前以檔案整理、裝訂基礎工作為主的觀念和工作方式，轉入人力資源檔案材料的廣泛收集和檔案材料利用方面上來，盡量提煉檔案材料的蘊含的價值，為閱讀者提供全面有價值的信息。將從各種渠道收集來的材料進行科學合理的整理、歸納，形成一個完整、豐富、真實、可靠的人力資源檔案體系，使人力資源檔案充分發揮其應有的價值。

（二）醫院人力資源檔案管理相關法律法規存在的問題的解決對策

1、醫院內部制定完善的人力資源檔案管理制度，規范檔案管理。醫院人力資源檔案管理之所以存在存放凌亂、保管不當等問題，主要是醫院內部沒有制定出完善的、科學的、合理的人力資源檔案管理制度。中國有句俗語說：“無規矩無以方圓”，意思是說做任何事情，任何單位都須有完善的管理制度，才能使事情有條不紊的進行。因此，制定完善、科學、合理的人力資源檔案管理制度是實現人力資源檔案規范化管理的先決條件，在管理中制定完善的制度異常重要，不可忽視。完善人力資源檔案管理規章制度，需要醫院建立健全人力資源檔案查、借閱制度，檔案管理工作人員工作的規章制度，定期溝通聯系制度、收集檔案材料的規章制度，歸檔存放的規章制度和檔案管理責任追究制度等各種相關制度。依據醫院內部完善的檔案管理規章制度，避免檔案受管理人員的主觀因素影響、檔案管理混亂等問題，推動醫院的規范化、制度化管理。

2、政府完善相關的檔案管理法規。由于政府對我國人力資源檔案管理的不重視或者不作為，導致我國相關法律法規相對落后，法律法規中存在多方面的遺漏，導致人力資源檔案管理工作和檔案文件沒有相應的統一的法律法規依據。很多醫院引進的數字化、信息化等先進技術檔案管理，不同與紙質檔案，在人力資源檔案的生成、保存、傳遞、傳閱等諸多環節都存在一定的風險，檔案的真實性、完整性和時效性也存在諸多不穩定的因素，由于這些不穩定因素帶來的糾紛頻有發生。因此，在當前網絡快速發展的環境下我國需要盡快完善相關法律法規，以使各種人力資源檔案管理工作和檔案文件有法可依。

3、完善政府檔案管理的服務系統，依法管理。針對政府在人力資源檔案管理認識上的不足，導致相對政府提供的人力資源檔案管理服務系統不完善，因此需要國家建立完善的人力資源檔案管理服務系統，指導人力資源檔案的管理工作。根據我國人力資源檔案管理的現狀和國內外的啟示積極利用審慎開放并重，以人為本的先進管理理念，強化人力資源誠信檔案等方面的法律法規。在審慎開放的同時注意我國人力資源檔案管理較強的機密性，使各項管理工作依法進行。

三、結束語

科學合理的建立先進的人力資源檔案管理，運用先進技術管理人力資源檔案是醫院發現人才、培養人才和使用人才必不可少的環節。但是，目前我國人力資源管理和相關法律法規存在諸多問題，針對存在問題提出相應的解決方案，不斷完善醫院、政府相關的人力資源檔案管理的制度和相關法律法規是醫院人力資源檔案管理快速發展的關鍵環節。

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