建筑設計行業檔案管理方式方法研究

曹楠

[摘 要]作為重要信息收集、貯存和開發利用的檔案部門，面臨著信息網絡化、檔案信息開發利用多樣化和管理現代化的重要挑戰。建筑設計領域內的基本檔案信息資源，是該領域內信息傳遞、科學研究、圖文參考的重要依據。本文針對目前建筑設計檔案大量的存而不用的現實，加強檔案信息的編研工作，搞好檔案信息的開發應用，提高利用率，使信息資源共享，是建筑設計行業檔案保存的重要價值所在。尤其是在目前情況下，要提倡拓寬服務領域，使建筑設計信息和科技信息活動向經濟、社會領域延伸，提供形式多樣的服務，更好為領導決策服務、為建筑設計服務。

[關鍵詞]建筑設計；檔案；管理；方式方法

檔案管理是指把一系列原始的、零散的檔案信息條理化、系統化，達到信息資源的共享的目的。作為重要信息收集、貯存和開發利用的檔案部門，面臨著信息網絡化、檔案信息開發利用多樣化和管理現代化的重要挑戰。作為建筑設計行業的管理部門，開發檔案信息資源，為建筑設計、科研、人事管理服務是信息工作的根本任務。為此，作為直接接觸檔案的一線檔案管理人員，一定要加強檔案信息的編研工作，搞好檔案信息的開發應用，提高利用率，使信息資源共享。

1.建筑設計檔案管理的現狀及特點

建筑設計相關單位（建筑企業、設計院等）通過對檔案史料的開發利用，才有了今天建筑事業的發展。在正常的建筑設計管理、運營中，不可避免會產生大量信息，從事檔案管理就不可避免的涉及到信息工作。但多數檔案管理是以基本的原始圖紙、資料為基礎，計算機起到輔助記錄作用，無論從檔案管理的思想觀念上，還是信息工作內容上，均純的停留在業務、管理統計、記錄、存儲上，難于發揮信息工作的職能作用。

目前，建筑設計單位對開展的本單位科研項日和新業務、新技術不甚了解，工作處于被動服務狀態，信息意識淡薄，信息渠道僅局限于本單位，忽略管理單位，導致信息溝通不順暢，檔案利用率低、利用價值不大。盡管檔案利用已在建筑設計等相關行業中起了重要作用，但是，還有相當部分的檔案信息沒能得到開發利用。

2.建筑設計檔案管理的方式方法

2.1立足檔案服務，提升檔案利用開發技術創新手段

信息時代，檔案管理部門和檔案工作者，應努力開拓創新，以科學的管理方法將過去封閉式管理模式向開放式管理模式發展，應用計算機技術和網絡技術，滿足資源共享的需要，提高檔案信息的利用效率。在實際的檔案管理中，檔案工作服務方式要創新、檔案管理理論要創新、檔案服務工作內容要創新、檔案服務機制要創新。

2.2拓寬檔案編研范圍，發揮檔案信息作用

檔案管理要“上門辦公”，拓寬編研范圍、內外結合、聯合編研。改變原有局促的“室藏格局”。因而，一線檔案管理人員必須提高認識，徹底打破自編自傳編研思想的束縛，拓寬路子，聯合編研。要加強縱向溝通，與建筑設計科研單位、建筑企業的聯合。這樣既有利于豐富編研資料的內容，又有利于通過信息的傳播利用，促進系統內的科研工作發展。還要加強同行單位檔案室之間的橫向聯合，借鑒經驗，可使資料互補，以達到編研選題具有廣泛、綜合和全面性的目的。如與組織人事、史志、黨史等部門聯合編寫有關資料，既可彌補編研力量之不足，又可補充編研所需經費，還可提高編研資料的利用價值和利用率。

2.3進一步改進、開發檔案管理的信息化工作方法

目前，大多數檔案對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，使現代化設備不能物盡其用，造成相當一部分檔案信息未被系統地、深層次地開發利用。為此，檔案管理應該努力實現檔案信息電子化，建立建筑行業的特殊數據庫，提高利用率、檢索率。

2.4進一步加強檔案管理人員人才培養

檔案管理隊伍是建筑學科科技檔案管理的主力軍。檔案管理人才的培養和隊伍建設是開發檔案的前提。尤其是單位和檔案管理部門都應重視人力資源的挖掘和培養，努力造就一批高素質的復合型檔案人才。

同時，基礎檔案管理人員也要積極主動地編制各種途徑的檢索工具和編研成果，及時快捷地為建筑行業提供可靠的依據，最終通過檔案的收藏數字化、傳遞網絡化、操作信息化、信息存取自動化，達到廣泛應用建筑行業的目的。

為此，檔案管理人員要在實踐中始終堅持求真務實的態度，勤奮學習，勇于探索，使科技檔案更好地為建筑設計研究、建筑工程發展服務。

2.5建立檔案利用信息反饋制度，促進開發利用。

檔案管理人員在努力提高自己業務素質，增強管理能力的同時，也應履行檔案信息反饋服務。如對檔案質量的評價（服務態度、服務水平、職業道德等）、對各種服務方式的評價（如閱覽、復制、咨詢、匯編、資料服務等）、對服務水平及質量評價（如提供信息的及時性、準確性、全面性等）、對利用效果的評價（對信息的需求和意見，包括今后可能需要利用的檔案種類、內容、成分和數量等）。

建筑設計檔案的廣泛應用是檔案管理工作中最富有活力的一個環節。做好檔案的利用工作才能使整個檔案工作具有生機。只有積極開拓檔案管理的途徑，才能使檔案在建筑設計行業建設中做出自己應有的貢獻。

參考文獻：

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