電子檔案在檔案管理工作中存在的問題及對策淺析

李春生

[摘 要]文章從電子檔案管理中存在的問題，提出了具體的對策。

[關鍵詞]電子檔案；管理；問題；對策

隨著信息數字化的快速發展，檔案的載體已由紙質檔案向電子檔案演變，檔案工作逐步實現現代化管理，電子檔案逐漸成了檔案管理的重要形式。做好電子檔案的管理工作，成為當前檔案管理工作的重要內容。電子檔案指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤、優盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的檔案文件。但電子檔案在工作實踐中還存在以下問題需要我們加以注意和解決。

1.電子檔案在工作實踐中存在的問題。

1.1電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性可以通過紙質載體表現出來，人們通過字體、印跡、字跡的辨認以及紙張制成材料的時間可對其原始性加以分析判斷，從而確保檔案材料的有效性、真實性。但電子文件的形成過程可以修改若干次，卻不會留下更改過的痕跡，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，從而使電子文件很難確認原始的還是復制的。

1.2電子檔案極易發生失真問題。電子檔案在操作過程中稍有疏忽就會導致信息失真，而且這種失真性會伴隨電子檔案生命的整個過程，而且還極易發生人為現象，故意篡改電子檔案，影響其真實性，這個過程往往不會留下任何痕跡。

1.3電子檔案內容的完整性缺乏保障。雖然具有現代化的儲存載體如磁帶、磁盤、光盤、優盤，但由于這些載體的生命有限性以及各種病毒的侵襲，會導致載體被破壞，不能讀盤從而發生信息丟失的現象；在電子檔案的收集、編寫過程，如不及時保存，也會因為突然斷電而導致檔案部分缺失；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

1.4電子檔案安全性不容忽視。信息化飛速發展，電腦黑客、各種病毒木馬不斷被更新，黑客攻擊電腦服務器造成服務器癱瘓，信息被泄；個別人為因素也不可排除，為個人利益驅使竊取或篡改電子檔信息，都會直接影響電子檔案的安全。

1.5電子檔案的存儲載體壽命問題。電子檔案的存儲載體為磁帶、磁盤、光盤、優盤等。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，有害生物，磁場和電場，機械應力等條件下極易損壞。

2.電子檔案管理的合理化建議。

2.1要建立電子檔案統一數據格式。

由檔案館部門負責建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一文件格式，使電子檔案使用和保管者使用統一的電子檔案模板進行檔案管理。

2.1.1采集元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據保存。

2.1.2簽署技術。使用光筆簽名，讓簽名者用專用的光筆直接在輸入板上簽名，當屏幕是顯示出來的簽名者“筆跡”時方可查閱、刪改、編輯，從而減少在電子檔案形成過程中產生的信息失真等問題。

2.1.3使用密碼認證。對于電子文件我們可以利用密碼進行管理，密碼不正確就無法對文件進行訪問，從而保證電子檔案的安全性。

2.1.4利用防火墻技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出，保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全。

2.1.5防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

2.2保證磁光介質生存環境。

2.2.1調節庫內溫濕度。磁帶、磁盤、光盤、優盤等載體在室內溫度17℃～20℃，相對濕度35%～45%的情況下才能更長久的存在。因此對電子檔案庫內的溫度濕度要經常調節，可開窗通風或是使用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。

2.2.2防強光照射。磁帶、磁盤、光盤、優盤等載體是懼怕陽光的長期照射，強光會導致磁盤消磁，因此要將電子檔案存在放在沒有陽光長期照射的室內或是遮擋窗簾。

2.2.3防止灰塵滲入。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。

2.2.4防治有害微生物。電子檔案室內要保持干燥，溫度適宜，防止霉菌發生渠道，要經常檢查，開窗通風；采用防霉劑進行化學預防；要定期對電子檔案進行消毒：可用熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰-苯酚、環氧乙烷；也可使用真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。

2.2.5遠離磁場和電場。電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設備；要設專用庫房，或使用防磁金屬柜作為裝具，但不能使用鐵盒。

2.3電子檔案要多份保存，以防止突發事件破壞。

將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。