高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題及方法對(duì)策研究

[摘 要]高校畢業(yè)生檔案，是人才的主要信息源，是人才信息的重要載體。高校畢業(yè)生檔案是高校畢業(yè)生就業(yè)和日后考核任用的重要憑證和主要依據(jù)，因此高校畢業(yè)生的檔案管理工作就顯得特別重要。高校畢業(yè)生檔案管理需要一個(gè)完整的管理體系，但是目前在高校畢業(yè)生的檔案管理工作中面臨一些問題，針對(duì)這些問題進(jìn)行對(duì)策研究和完善已是必要的工作，要努力實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案的科學(xué)化管理。

[關(guān)鍵詞]高校畢業(yè)生；檔案管理；對(duì)策研究

一、認(rèn)識(shí)高校畢業(yè)生的檔案管理

1.高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容

高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成就讀高校或者國家教育部所規(guī)定的學(xué)時(shí)和學(xué)分的學(xué)生個(gè)人檔案。高校畢業(yè)生檔案一般包括學(xué)生成績(jī)單（學(xué)籍表）、畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)總結(jié)報(bào)告、實(shí)習(xí)鑒定表、社會(huì)實(shí)踐記錄、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)材料、體檢表、《全國普通高校本專科畢業(yè)生就業(yè)通知書》、獎(jiǎng)勵(lì)材料和處分材料等內(nèi)容，主要內(nèi)容是在高校就讀時(shí)形成的各種記錄文件。它錄著畢業(yè)學(xué)生在校的生活學(xué)習(xí)以及社會(huì)活動(dòng)等，是見證畢業(yè)生成長(zhǎng)的歷史記錄。

2.高校畢業(yè)生檔案的作用

高校畢業(yè)生檔案是學(xué)生個(gè)人歷史的真實(shí)記錄，通過檔案可以清楚地了解一個(gè)人過去的學(xué)習(xí)和工作軌跡。高校畢業(yè)生檔案的作用主要體現(xiàn)在為用人單位人力資源部門提供了解依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案作為勞動(dòng)分工計(jì)算報(bào)酬和錄取員工的依據(jù)，是為用人單位提供原始數(shù)據(jù)的各種記錄信息。有了檔案，就可以享受到相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)。因此高校畢業(yè)生檔案的管理工作對(duì)個(gè)人和社會(huì)的發(fā)展都具有重要的作用。

3.高校畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀

高校畢業(yè)生檔案對(duì)個(gè)人的發(fā)展有重要的影響，檔案管理工作要全面科學(xué)的進(jìn)行，但是目前我國高校畢業(yè)生的檔案管理存在服務(wù)被動(dòng)化和管理主體多元化的現(xiàn)狀。高校畢業(yè)生檔案存放地的不確定性和本身具有的特殊性，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案存在利用的不安全性和被動(dòng)性。為了檔案存放的安全，需要做好便于利用存取的保護(hù)操作和規(guī)范的安全管理。高校畢業(yè)生檔案的利用是查看畢業(yè)生的相關(guān)信息，因此要制定好畢業(yè)生檔案規(guī)章制度和規(guī)范措施。

二、目前高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

1.高校畢業(yè)生檔案管理技術(shù)落后

高校畢業(yè)生檔案管理工作要有安排和計(jì)劃地做好檢查和督促，這就需要科學(xué)管理技術(shù)的支持。但是目前部分高校畢業(yè)生檔案工作技術(shù)陳舊落后，管理模式仍停留在紙質(zhì)管理層面，基礎(chǔ)設(shè)施不夠全面，不能很好的利用計(jì)算機(jī)科學(xué)形成電子化管理新模式。

2.高校畢業(yè)生檔案管理意識(shí)有待加強(qiáng)

部分檔案管理人員對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作不夠重視，工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)，沒有對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案管理知識(shí)的教育，也沒有經(jīng)常地對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查。部分高校往往只重視教學(xué)檔案的管理工作，而忽視了畢業(yè)生檔案的管理工作，造成了畢業(yè)生檔案管理工作中怠慢和懶惰的態(tài)度。因此，高校畢業(yè)生檔案管理意識(shí)有待加強(qiáng)，應(yīng)形成標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的管理意識(shí)。

3.高校畢業(yè)生檔案管理制度制定和執(zhí)行不到位

高校畢業(yè)生檔案管理缺乏排序和編目的規(guī)范性，高校管理機(jī)構(gòu)在畢業(yè)生檔案管理上缺少必要的制度和政策支持，在檔案管理上沒有制定相應(yīng)的規(guī)章制度。部分高校即使制定了相關(guān)的管理制度，但是卻沒有落實(shí)到位，只是一句空話而已。高校畢業(yè)生檔案管理制度制定和執(zhí)行不到位的狀況在部分高校普遍存在。

4.高校畢業(yè)生檔案管理缺乏必要的定期跟蹤監(jiān)測(cè)制度

高校畢業(yè)生檔案管理工作要定期督促和檢查才能保證做好這項(xiàng)工作。由于現(xiàn)實(shí)社會(huì)的復(fù)雜多樣，高校畢業(yè)生的檔案造假情況時(shí)有出現(xiàn)，為了做好畢業(yè)生的檔案管理工作就需要有相應(yīng)的定期跟蹤監(jiān)測(cè)制度，提升用人單位對(duì)高校畢業(yè)生檔案的認(rèn)可度和畢業(yè)生的誠信度。

三、高校畢業(yè)生檔案管理的對(duì)策研究

1.做好宣傳和教育力度，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

高校畢業(yè)生檔案管理建設(shè)過程中，做好宣傳和教育力度，加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理意識(shí)。高校畢業(yè)生檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到高校畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，要重視工作人員素質(zhì)的提升。高校畢業(yè)生檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到高校畢業(yè)生檔案管理工作的價(jià)值，具備良好的專業(yè)技術(shù)水平和過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，做好檔案管理的工作。

2.加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和科學(xué)化

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案的管理和歸集已經(jīng)成為未來高校畢業(yè)生檔案管理的主要方式。高校畢業(yè)生檔案管理工作應(yīng)該快速適應(yīng)科技快速發(fā)展的趨勢(shì)，充分利用計(jì)算機(jī)資源，實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。

3.增強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化

加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是檔案管理工作取得發(fā)展進(jìn)步的基礎(chǔ)條件。加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化，建立整理、收集和歸檔制度，完善檔案工作內(nèi)容，加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)。建立完備的監(jiān)督管理制度，明確相關(guān)工作和責(zé)任，使得高校畢業(yè)生檔案管理越來越規(guī)范。

四、結(jié)束語

高校畢業(yè)生檔案管理工作中雖然存在一些問題和不足之處，但是隨著社會(huì)各界對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作的對(duì)策研究和探討，高校畢業(yè)生檔案管理工作會(huì)得到更多的思考和重視。通過探討和研究高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題和解決辦法，高校畢業(yè)生檔案管理工作會(huì)逐漸建立起科學(xué)有效的管理形式。

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作者簡(jiǎn)介：羅勇（1974-）男，漢族，陜西戶縣人，助理館員。研究方向：檔案管理。