高校畢業生檔案管理中存在的問題及方法對策研究

[摘 要]高校畢業生檔案，是人才的主要信息源，是人才信息的重要載體。高校畢業生檔案是高校畢業生就業和日后考核任用的重要憑證和主要依據，因此高校畢業生的檔案管理工作就顯得特別重要。高校畢業生檔案管理需要一個完整的管理體系，但是目前在高校畢業生的檔案管理工作中面臨一些問題，針對這些問題進行對策研究和完善已是必要的工作，要努力實現高校畢業生檔案的科學化管理。

[關鍵詞]高校畢業生；檔案管理；對策研究

一、認識高校畢業生的檔案管理

1.高校畢業生檔案的內容

高校畢業生檔案是指已經完成就讀高校或者國家教育部所規定的學時和學分的學生個人檔案。高校畢業生檔案一般包括學生成績單（學籍表）、畢業論文、實習總結報告、實習鑒定表、社會實踐記錄、高等學校畢業生登記表、黨團材料、體檢表、《全國普通高校本專科畢業生就業通知書》、獎勵材料和處分材料等內容，主要內容是在高校就讀時形成的各種記錄文件。它錄著畢業學生在校的生活學習以及社會活動等，是見證畢業生成長的歷史記錄。

2.高校畢業生檔案的作用

高校畢業生檔案是學生個人歷史的真實記錄，通過檔案可以清楚地了解一個人過去的學習和工作軌跡。高校畢業生檔案的作用主要體現在為用人單位人力資源部門提供了解依據。高校畢業生檔案作為勞動分工計算報酬和錄取員工的依據，是為用人單位提供原始數據的各種記錄信息。有了檔案，就可以享受到相關的人事、勞動、社會保障服務。因此高校畢業生檔案的管理工作對個人和社會的發展都具有重要的作用。

3.高校畢業生檔案管理的現狀

高校畢業生檔案對個人的發展有重要的影響，檔案管理工作要全面科學的進行，但是目前我國高校畢業生的檔案管理存在服務被動化和管理主體多元化的現狀。高校畢業生檔案存放地的不確定性和本身具有的特殊性，導致畢業生檔案存在利用的不安全性和被動性。為了檔案存放的安全，需要做好便于利用存取的保護操作和規范的安全管理。高校畢業生檔案的利用是查看畢業生的相關信息，因此要制定好畢業生檔案規章制度和規范措施。

二、目前高校畢業生檔案管理中存在的問題

1.高校畢業生檔案管理技術落后

高校畢業生檔案管理工作要有安排和計劃地做好檢查和督促，這就需要科學管理技術的支持。但是目前部分高校畢業生檔案工作技術陳舊落后，管理模式仍停留在紙質管理層面，基礎設施不夠全面，不能很好的利用計算機科學形成電子化管理新模式。

2.高校畢業生檔案管理意識有待加強

部分檔案管理人員對畢業生檔案管理工作不夠重視，工作人員缺乏專業的知識，沒有對學生進行檔案管理知識的教育，也沒有經常地對畢業生檔案管理工作進行必要的業務監督檢查。部分高校往往只重視教學檔案的管理工作，而忽視了畢業生檔案的管理工作，造成了畢業生檔案管理工作中怠慢和懶惰的態度。因此，高校畢業生檔案管理意識有待加強，應形成標準化和科學化的管理意識。

3.高校畢業生檔案管理制度制定和執行不到位

高校畢業生檔案管理缺乏排序和編目的規范性，高校管理機構在畢業生檔案管理上缺少必要的制度和政策支持，在檔案管理上沒有制定相應的規章制度。部分高校即使制定了相關的管理制度，但是卻沒有落實到位，只是一句空話而已。高校畢業生檔案管理制度制定和執行不到位的狀況在部分高校普遍存在。

4.高校畢業生檔案管理缺乏必要的定期跟蹤監測制度

高校畢業生檔案管理工作要定期督促和檢查才能保證做好這項工作。由于現實社會的復雜多樣，高校畢業生的檔案造假情況時有出現，為了做好畢業生的檔案管理工作就需要有相應的定期跟蹤監測制度，提升用人單位對高校畢業生檔案的認可度和畢業生的誠信度。

三、高校畢業生檔案管理的對策研究

1.做好宣傳和教育力度，加強檔案管理意識

高校畢業生檔案管理建設過程中，做好宣傳和教育力度，加強畢業生檔案管理意識。高校畢業生檔案管理人員的素質直接關系到高校畢業生檔案管理工作的質量，要重視工作人員素質的提升。高校畢業生檔案管理人員要充分認識到高校畢業生檔案管理工作的價值，具備良好的專業技術水平和過硬的業務素質，加強檔案管理意識，做好檔案管理的工作。

2.加強高校畢業生檔案管理的網絡化和科學化

隨著計算機網絡技術的廣泛應用，電子檔案的管理和歸集已經成為未來高校畢業生檔案管理的主要方式。高校畢業生檔案管理工作應該快速適應科技快速發展的趨勢，充分利用計算機資源，實現高校畢業生檔案管理工作的現代化和信息化。

3.增強高校畢業生檔案管理工作的規范化

加強高校畢業生檔案管理的基礎設施建設，是檔案管理工作取得發展進步的基礎條件。加強高校畢業生檔案管理的規范化，建立整理、收集和歸檔制度，完善檔案工作內容，加強高校畢業生檔案管理工作的隊伍建設。建立完備的監督管理制度，明確相關工作和責任，使得高校畢業生檔案管理越來越規范。

四、結束語

高校畢業生檔案管理工作中雖然存在一些問題和不足之處，但是隨著社會各界對高校畢業生檔案管理工作的對策研究和探討，高校畢業生檔案管理工作會得到更多的思考和重視。通過探討和研究高校畢業生檔案管理中存在的問題和解決辦法，高校畢業生檔案管理工作會逐漸建立起科學有效的管理形式。

參考文獻：

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[2]張靖；高校畢業生檔案管理現狀及對策探索；湖北經濟學院學報（人文社會科學版）；2013（6）

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作者簡介：羅勇（1974-）男，漢族，陜西戶縣人，助理館員。研究方向：檔案管理。