電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢

叢婕

[摘 要]互聯(lián)網(wǎng)在世界范圍內(nèi)的普及，電子數(shù)據(jù)化和智能化的廣泛應(yīng)用，使電子商務(wù)成為新興的熱門行業(yè)，電子商務(wù)簡化了繁重的人工操作，尤其是在檔案管理中更為突出，電子商務(wù)檔案管理成為必然。而對于電子商務(wù)檔案管理向智能化發(fā)展又成為檔案管理的必由之路，要實現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理的智能化包括：檔案數(shù)據(jù)庫存儲功能智能化，檔案目錄檢索智能化，檔案實際使用的智能化。因此，目前智能化的電子商務(wù)檔案管理是檔案發(fā)展的必然趨勢。

[關(guān)鍵詞]電子商務(wù)；檔案；智能化；趨勢

一、電子商務(wù)檔案智能化的特點

（1）電子商務(wù)檔案具有虛擬性的特點

與我們傳統(tǒng)的檔案存在方式相比，電子商務(wù)檔案不是直觀可見的，而是以硬盤、光盤等存儲的，是不可直觀見到的，因此電子商務(wù)檔案具有明顯的虛擬性特點。這在網(wǎng)絡(luò)時代是不難理解的，在電子商務(wù)活動中發(fā)生的信息的存儲同樣是虛擬的，如單證、票據(jù)等已經(jīng)不需要必須是紙質(zhì)的。比如顧客需要購買一件商品，可以通過網(wǎng)絡(luò)詢價，然后在網(wǎng)上發(fā)布購買信息或是直接聯(lián)系賣家，然后定購，賣家發(fā)貨，物流配送，最后客戶確認(rèn)收貨通過電子銀行付款等一系列以實物商品為內(nèi)容的貿(mào)易活動都是通過電子商務(wù)來完成的，不需要有任何的紙質(zhì)單證等出現(xiàn)。因此，這個商務(wù)活動的檔案文本就具有顯著的虛擬性特點。

（2）電子商務(wù)檔案具有復(fù)雜性的特點

電子商務(wù)檔案通過數(shù)字信息存儲在存儲介質(zhì)上，人們不能直觀的通過眼睛來尋找和認(rèn)定，更不可能直接對檔案進(jìn)行手工操作和人工化管理，必須借助計算機(jī)系統(tǒng)來完成工作，隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)智能化的不斷發(fā)展和提高，存儲在各種介質(zhì)上的電子商務(wù)檔案信息的信息格式規(guī)范要求也各不相同，傳輸協(xié)議以及網(wǎng)絡(luò)鏈接方式也根據(jù)采用的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商的不同而存在差異，因此存儲形式、數(shù)字化程度、計算機(jī)功能都不盡相同，在客觀上使電子商務(wù)檔案信息存在著復(fù)雜性。

（3）電子商務(wù)檔案具有系統(tǒng)性的特點

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息對比，電子商務(wù)檔案信息具有系統(tǒng)性的特點。電子商務(wù)檔案信息不僅僅局限于紙質(zhì)檔案的單一文字或數(shù)字信息上，而是系統(tǒng)性的將信息全方位的存儲，如檔案可存儲的圖像信息，音頻、視頻等音像信息等不同形式的信息都可以完整的記錄在同一份文件中，只要點開文件夾，所需要的全部檔案資料就都呈現(xiàn)出來了，而且能夠達(dá)到聲像并茂，真實記錄商務(wù)活動的全貌。

二、電子商務(wù)檔案信息存儲的智能化趨勢

電子商務(wù)檔案存儲的智能化完全是由計算機(jī)系統(tǒng)的硬件和軟件決定的，智能化存儲就是指將計算機(jī)的部分運算和控制功能下放到存儲設(shè)備本身，使存儲設(shè)備除完成數(shù)據(jù)存儲功能外，還能完成一定的運算和控制功能，“使計算機(jī)存儲系統(tǒng)本身具備一定的智能特征。如在企業(yè)財務(wù)報表核算過程中，通過計算機(jī)軟件的智能化應(yīng)用，會計人員只要點擊統(tǒng)計功能，計算機(jī)就會自動生成對報表數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，自動生成小計、合計等。

智能存儲技術(shù)給電子商務(wù)檔案管理帶來了明濕效益，第一減少了人工操作，第二節(jié)約了傳統(tǒng)檔案管理需要占用的空間，第三，縮短了時間，第四，節(jié)約了運輸、倉儲等費用。同時智能化的存儲管理從技術(shù)上還可以監(jiān)控存儲系統(tǒng)中的問題及時進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)整，通過對存儲系統(tǒng)運行情況的監(jiān)控及時發(fā)現(xiàn)存儲系統(tǒng)已有的故障和潛在故障，從而啟動相應(yīng)的應(yīng)急處理策略來保證存儲數(shù)據(jù)的安全和存儲系統(tǒng)的持續(xù)，智能存儲技術(shù)的發(fā)展將會促進(jìn)計算機(jī)整機(jī)系統(tǒng)智能化水平的提升，也使電子商務(wù)檔案的存儲智能化水平得到提高。

三、電子商務(wù)檔案信息檢索的智能化趨勢

對電子商務(wù)檔案的信息檢索實現(xiàn)智能化是科學(xué)發(fā)展和社會需要的必然結(jié)果。計算機(jī)的普及，信息科技的發(fā)展，尤其是電子商務(wù)的智能技術(shù)發(fā)展，為實現(xiàn)電子商務(wù)檔案信息檢索的智能化注人了新的活力，智能檢索就是以文獻(xiàn)和檢索詞的相關(guān)詞組為基礎(chǔ)，綜合考查文獻(xiàn)的重要性等指標(biāo)，對檢索結(jié)果進(jìn)行排序，以提高檢索效率，縮短檢索時間。在電子商務(wù)飛速發(fā)展的今天，電子商務(wù)活動已經(jīng)是全球化發(fā)展，電子商務(wù)檔案信息越來越多，而傳統(tǒng)檔案信息檢索工具已經(jīng)不能滿足用戶的需求，智能檢索工具的開發(fā)和使用必然成為信息時代用戶暢游信息海洋的首選。

從電子商務(wù)檔案的特征來看，有關(guān)電子商務(wù)檔案智能化管理的需求更加依賴于圖形圖像智能檢索工具的研究和利用，而對于圖形圖像智能檢索工具的研究和利用始于上個世紀(jì)七十年代，首先開展的是基于內(nèi)容的圖像智能檢索的研究，重點在于采用標(biāo)注的方法對圖像設(shè)置檢索關(guān)鍵字，并建立文本數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)對圖像的智能檢索。

四、電子商務(wù)檔案應(yīng)用的智能化趨勢

電子商務(wù)檔案智能化為企業(yè)單位的管理和規(guī)范提供了基礎(chǔ)，提供了企業(yè)發(fā)展提供商情預(yù)測、營銷策劃、客戶關(guān)系管理、維護(hù)企業(yè)或經(jīng)營者合法權(quán)益已經(jīng)成為電子商務(wù)檔案應(yīng)用的一個重要領(lǐng)域。而電子商務(wù)檔案應(yīng)用的智能化趨勢無疑已經(jīng)成為電子商務(wù)行業(yè)的重要研究方向。首先，在企業(yè)從事電子商務(wù)的過程中，電子商務(wù)系統(tǒng)將提供一種商家與客戶進(jìn)行交流的新方式，企業(yè)通過智能化的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)來加強(qiáng)對客戶的服務(wù)，以提高客戶滿意度和忠誠度，提高企業(yè)效率和利潤水平，提升企業(yè)管理能力、提高企業(yè)利潤水平。另外，智能化的商情預(yù)測系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)挖掘的思想，智能化的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理工具不斷滿足客戶的需求，提高企業(yè)的贏利能力，智能化的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)將實現(xiàn)商業(yè)實踐和商業(yè)需求。

五、結(jié)語

電子商務(wù)檔案智能化是科技發(fā)展的必然結(jié)果，是信息科技的一場革命，電子商務(wù)檔案智能化將逐步的走進(jìn)世界的每一個角落，每一個家庭，那里有互聯(lián)網(wǎng)，那里就會有智能化的電子商務(wù)檔案存在。

參考文獻(xiàn)：

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