加強醫院衛生檔案管理規范化探討

宋娜

[摘 要]檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。醫院衛生檔案作為醫院管理中的一個重要組成部分，是醫院在醫療、科研、教學等諸方面綜合能力的具體體現，在醫院衛生現代化建設中具有重要作用。本文總結了目前醫院檔案管理存在的諸多問題，并提出了具有創新性的解決方案和思路，從而才能開拓衛生檔案信息資源，促進醫院檔案管理工作現代化建設。

[關鍵詞]檔案；規范；管理

醫院的檔案工作作為醫院衛生事業的重要組成部分，是反映醫院歷史發展進程的重要信息載體，不僅在醫療教學科研等活動中的作用日益顯著，而且隨著醫療衛生事業的不斷發展，檔案的綜合管理水平勢必成為評估醫院管理水平高低的重要依據之一，更是衛生專業人員在醫療實踐和科研活動中的經驗總結。

一、醫院衛生檔案管理存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠。長期以來，醫院部分人員對檔案重視程度不夠，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作。在工作中，對檔案重視程度不夠，重“藏”輕“用”，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性。由于對檔案重視程度不夠，領導對檔案管理意識還較淡薄。“重經營、輕檔案”的意識還很強。由于對檔案重視程度不夠，輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高。未能形成適應自身發展的檔案管理規范。建檔工作相對滯后，檔案管理力量薄弱，沒有制定出一套適應醫院管理需要的檔案管理規范。未單獨真正開展檔案管理工作，造成與醫院管理脫節，致使一些日常檔案資料、甚至是重要的檔案資料流失，日常管理和使用由辦公室一名成員兼職，管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科技、會計及實物檔案，而大量的醫療文書、病理切片及各種影像、圖文檔案等都分屬各有關業務部門保管，既不符合《檔案法》“檔案實行集中統一管理”的規定，也不利于本院檔案的安全管理和有效利用。

（三）檔案管理人員素質參差不齊。在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求。從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，檔案管理人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少。在引進檔案管理人員時，并沒有像技術人員要求那樣嚴格，且存在著專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，這在一定程度上造成了醫院檔案管理人員半路出家，不具備任何專業知識的現狀，為醫院檔案管理工作帶來了較大的障礙，嚴重影響了檔案管理的水平。

二、加強醫院衛生檔案管理規范化

（一）強化檔案管理意識。要充分認識檔案的重要作用，轉變“檔案與我無關”的思想，樹立“檔案就是效益”的觀念。不斷爭取領導重視，明確主導思想，建立健全工作制度，將人員檔案管理納入醫院整體管理系統之中。利用檔案管理工作協作網，加強宣傳工作，使從醫院領導到一般技術人員都了解技術檔案的作用和意義。抓住提供檔案利用服務的有利時機，引經據典，現場宣傳。注重收集檔案利用效果，建立查閱借閱檔案登記、利用效果信息反饋、發掘利用檔案取得明顯實效的典型事例，廣泛宣傳，激發人們的熱情，形成人人關心并參與檔案管理工作的整體合力。另外，要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

（二）強化檔案管理手段。作為當前醫院管理的重要組成部分，在市場經濟飛速發展的現代社會，有著其獨特而重要的意義。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。首先，健全檔案管理制度。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度。落實《檔案資料傳遞、登記制度》，實行檔案資料動態管理，確保檔案資料的安全和完整。同時，還要建立健全檔案管理工作的檢查、考核制度，強化責任意識，提高檔案管理水平。其次，要改進管理方式。隨著科技的進步，檔案管理對象逐漸轉向以電子載體形式為主，檔案信息更多地以圖像、視頻、音頻信息的多媒體形式存儲和利用，檔案管理現代化勢在必行。要加大資金投入建立院內計算機網絡系統，利用計算機檔案管理軟件建立目錄數據庫。

（三）強化檔案管理人員素質。由于管理不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性。因此，首先我們要提高自身學習能力。檔案管理工作人員只有經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，要參加系統的培訓、講座或以自學為主要形式的素質教育，有計劃地進行繼續教育與終身教育。加強對現職人員的業務培訓，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才。

三、結束語

醫院檔案管理是專業化和職業化要求的產物，是提升醫院市場競爭力的重要手段。隨著醫藥衛生體制改革的深入和醫院服務模式的轉變，加強醫院檔案管理日漸成為醫院管理工作中的一個重要組成部分。因此，面對新的形勢，醫院檔案管理必須全面實現醫院檔案資源共享，為醫院和社會提供豐富的檔案資源和最優質的醫療衛生服務，使醫院的檔案管理工作走向全方位現代化。

參考文獻：

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