加強(qiáng)醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理規(guī)范化探討

宋娜

[摘 要]檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。醫(yī)院衛(wèi)生檔案作為醫(yī)院管理中的一個(gè)重要組成部分，是醫(yī)院在醫(yī)療、科研、教學(xué)等諸方面綜合能力的具體體現(xiàn)，在醫(yī)院衛(wèi)生現(xiàn)代化建設(shè)中具有重要作用。本文總結(jié)了目前醫(yī)院檔案管理存在的諸多問題，并提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路，從而才能開拓衛(wèi)生檔案信息資源，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]檔案；規(guī)范；管理

醫(yī)院的檔案工作作為醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的重要組成部分，是反映醫(yī)院歷史發(fā)展進(jìn)程的重要信息載體，不僅在醫(yī)療教學(xué)科研等活動中的作用日益顯著，而且隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的綜合管理水平勢必成為評估醫(yī)院管理水平高低的重要依據(jù)之一，更是衛(wèi)生專業(yè)人員在醫(yī)療實(shí)踐和科研活動中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

一、醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠。長期以來，醫(yī)院部分人員對檔案重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作。在工作中，對檔案重視程度不夠，重“藏”輕“用”，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性。由于對檔案重視程度不夠，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識還較淡薄。“重經(jīng)營、輕檔案”的意識還很強(qiáng)。由于對檔案重視程度不夠，輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高。未能形成適應(yīng)自身發(fā)展的檔案管理規(guī)范。建檔工作相對滯后，檔案管理力量薄弱，沒有制定出一套適應(yīng)醫(yī)院管理需要的檔案管理規(guī)范。未單獨(dú)真正開展檔案管理工作，造成與醫(yī)院管理脫節(jié)，致使一些日常檔案資料、甚至是重要的檔案資料流失，日常管理和使用由辦公室一名成員兼職，管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科技、會計(jì)及實(shí)物檔案，而大量的醫(yī)療文書、病理切片及各種影像、圖文檔案等都分屬各有關(guān)業(yè)務(wù)部門保管，既不符合《檔案法》“檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理”的規(guī)定，也不利于本院檔案的安全管理和有效利用。

（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計(jì)劃和要求。從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，檔案管理人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少。在引進(jìn)檔案管理人員時(shí)，并沒有像技術(shù)人員要求那樣嚴(yán)格，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，這在一定程度上造成了醫(yī)院檔案管理人員半路出家，不具備任何專業(yè)知識的現(xiàn)狀，為醫(yī)院檔案管理工作帶來了較大的障礙，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平。

二、加強(qiáng)醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理規(guī)范化

（一）強(qiáng)化檔案管理意識。要充分認(rèn)識檔案的重要作用，轉(zhuǎn)變“檔案與我無關(guān)”的思想，樹立“檔案就是效益”的觀念。不斷爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，明確主導(dǎo)思想，建立健全工作制度，將人員檔案管理納入醫(yī)院整體管理系統(tǒng)之中。利用檔案管理工作協(xié)作網(wǎng)，加強(qiáng)宣傳工作，使從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)到一般技術(shù)人員都了解技術(shù)檔案的作用和意義。抓住提供檔案利用服務(wù)的有利時(shí)機(jī)，引經(jīng)據(jù)典，現(xiàn)場宣傳。注重收集檔案利用效果，建立查閱借閱檔案登記、利用效果信息反饋、發(fā)掘利用檔案取得明顯實(shí)效的典型事例，廣泛宣傳，激發(fā)人們的熱情，形成人人關(guān)心并參與檔案管理工作的整體合力。另外，要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

（二）強(qiáng)化檔案管理手段。作為當(dāng)前醫(yī)院管理的重要組成部分，在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，有著其獨(dú)特而重要的意義。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。首先，健全檔案管理制度。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度。落實(shí)《檔案資料傳遞、登記制度》，實(shí)行檔案資料動態(tài)管理，確保檔案資料的安全和完整。同時(shí)，還要建立健全檔案管理工作的檢查、考核制度，強(qiáng)化責(zé)任意識，提高檔案管理水平。其次，要改進(jìn)管理方式。隨著科技的進(jìn)步，檔案管理對象逐漸轉(zhuǎn)向以電子載體形式為主，檔案信息更多地以圖像、視頻、音頻信息的多媒體形式存儲和利用，檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。要加大資金投入建立院內(nèi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件建立目錄數(shù)據(jù)庫。

（三）強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)。由于管理不完善，有價(jià)值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性。因此，首先我們要提高自身學(xué)習(xí)能力。檔案管理工作人員只有經(jīng)常參加系統(tǒng)的知識更新學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn)，要參加系統(tǒng)的培訓(xùn)、講座或以自學(xué)為主要形式的素質(zhì)教育，有計(jì)劃地進(jìn)行繼續(xù)教育與終身教育。加強(qiáng)對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤。提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才。

三、結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理是專業(yè)化和職業(yè)化要求的產(chǎn)物，是提升醫(yī)院市場競爭力的重要手段。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理日漸成為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分。因此，面對新的形勢，醫(yī)院檔案管理必須全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源共享，為醫(yī)院和社會提供豐富的檔案資源和最優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，使醫(yī)院的檔案管理工作走向全方位現(xiàn)代化。

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