房產檔案規范化管理實踐探析

馮杰

[摘 要]房產檔案管理是現代城市房產產權管理工作中的重點，是房產制度改革、房產工作開展的基礎。隨著我國城市化進程的不斷深化，城市建設日新月異，房地產開發勢頭強勁，房地產產權檔案形成于產權管理過程中，其數量大，內容涉及面廣，多為文字與圖表相結合，在為解決房產糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革中具有很大作用。如何實現檔案管理規范化，提高房產檔案的利用價值，成為目前迫切需要解決的問題。

[關鍵詞]檔案；管理；規范化

檔案管理是房地產開發的一項重要的工作。它為政府相關的管理部門提供了寶貴的決策依據；它為房地產企業提升工作的效益提供幫助。為城市房產權屬登記提供了真實的記載與依據，為我國房產經濟發展奠定了基礎。同時，它也為房產擁有者提供社會物權證明，規范房地產市場，維護社會的正常秩序。針對這樣的情況，我國房產檔案管理工作迫切需要加快現代化管理方式的運用，以此提高房產檔案管理質量，為城市發展提供更好的服務。

一、房產檔案管理存在的問題

（一）房產檔案管理職能認識不清。近年來城市房地產業快速發展的影響，房產檔案的數量急劇增加，龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應工作發展的需要。隨著社會分工的細分，房產管理部門內部職能不斷細分，各個職能不斷強化。房產檔案管理部門作為房產管理職能的有效補充，其職能也隨著強化和細分。然而，在細分和強化過程中，房產檔案管理部門由于對檔案機構的職能定位認識不清，尺度把握不準，他們認為檔案部門承接的業務越多越能體現機構的價值，更能促進機構的發展，造成檔案工作職能擴大化。

（二）房地產檔案的使用程度低。房產檔案的合理利用會給本行業帶來新的生命力，給房地產行業和社會公民維護其合法權益帶來不可替代的作用。最初我們建立一套完整的房地產檔案，主要是為了使得檔案用戶有效地使用這些信息資源，最大限度的提高資源的利用效率。但是從現實情況來看，在房地產檔案管理中，這些檔案的開放程度很低。這樣的話對檢查機關來說，查閱相關房產資料都是很困難的，更別說普通大眾了，因此，致使房產檔案的使用程度極低，使得房產檔案對于解決一些房產信息上的問題發揮的作用并不明顯。

（三）房地產檔案管理人員素質不高。伴隨數字化管理模式的推出，要求房產檔案管理人員不僅要具備完善的房地產檔案管理知識，還要有敏銳的信息洞察能力，能夠為客戶提供高品質的房地產檔案信息。檔案工作人員除了要具備相關的專業素質，還應該對涉及檔案管理的各個方面的綜合知識有所涉獵和掌握，這是對于人才的全面發展和綜合素質的考慮，因為只有這樣的人才才能適應當代的現代化管理手段，只精通一門專業的人才并不是企業所需要的。就目前我國現狀來看，房產管理人員在在這方面的能力還很低，管理人員整體素質還有待提高。

二、房產檔案規范化管理實踐策略

（一）建立房產檔案規范管理機制。首先，規范工作流程。制定《房產檔案管理工作辦理程序》，完善房產檔案收集、整理、歸檔、保管制度，為檔案規范化、制度化、科學化管理奠定了基礎。其次，組織人力將所有的房產檔案按檔案號進行徹底的清查，使檔賬一致。把房產檔案管理分成收集、整理、歸檔三個環節和收集整理、歸檔調檔兩道工序。每個環節之間互相檢查校對、制約，發現問題及時糾正。第三，按照房產檔案管理范圍，規范檔案管理員崗位職責及工作流程，嚴格按規定做好房產材料的收集整理、編號、電子歸檔、電子掃描、裝訂、入庫管理及查詢工作，確保房產檔案材料收集齊全、組卷合理、編號正確、裝訂整齊、目錄編制科學、檔案交接手續完備、收進及移出登記及時，實現了檔案工作的規范化、科學化、標準化、制度化管理。

（二）實現房產檔案管理的全面數字化，確保了檔案服務效能的最大化。在電子信息技術的不斷引進，先進管理理念不斷革新，社會分工越來越細分沖擊下，電子信息技術和網絡技術的普及，形成集成的電子信息系統和網絡辦公系統。檔案信息共享達到前所未有的高度，房產檔案管理部門和業務部門的聯網辦公加強了相互之間聯系，利于檔案的收集和統一管理。緊緊圍繞“檔案數字化、檔案信息利用網絡化”的工作目標，對檔案資料進行數碼攝影、電腦儲存等技術處理，全面建成電子檔案，提高查詢與管理的效率，保障檔案的永久保存，方便老百姓快捷查詢檔案資料。檔案部門在新環境下革新傳統工作模式，提高工作效率，房產檔案工作取得長足進步。

（三）強化房產檔案人員業務培訓。首先，高度重視人才培訓，先后組織多次專業知識培訓，并派出業務人員赴兄弟單位學習交流，積極參加省組織的《房地產登記規程》培訓學習，較大提高了檔案管理人員的專業知識和業務能力。其次，加強對房地產權屬檔案管理人員的專業培訓，使其及時了解、掌握新知識、新政策、新程序，不斷更新檔案管理人員的知識結構，建立一支既懂檔案管理，又懂房地產管理和計算機知識的專業隊伍。第三，定期業務培訓。檔案館在任務重，時間緊的情況下，堅持每周組織全體成員進行檔案管理制度、職責等的培訓學習；進行資料拍攝、整理、上架、《房屋登記信息查詢申請書》填寫等理論知識和程序的學習培訓；上機操作管理軟件使用的培訓。努力培養出一支思想品德好、業務水平精、創新意識強、廉潔高效的高素質隊伍。

三、結束語

房產檔案管理是現代城市房產產權管理的基礎、是城市規劃與建設的基礎。隨著我國各項管理制度逐步深化不斷改革，加強房地產檔案的科學管理工作已迫在眉睫。因此，不斷加強房產檔案規范化管理，使房地產權屬檔案管理有法可依、有章可循，為百姓提供更加便捷、高效的檔案服務，促進經濟社會的快速健康發展。

參考文獻：

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