事業單位檔案管理創新與改革新思路研究

黨立萍

[摘 要]檔案管理是事業單位工作管理的一項基礎工作。它記載了一個單位發展、成長的歷程，為事業單位的工作的順利進展提供考查的依據和參考資料。事業單位的檔案管理是事業單位開展管理的基礎，在信息量日益膨脹的今天，做好檔案管理工作對于單位管理的作用尤為重要。

[關鍵詞]檔案；管理；事業單位

檔案管理與事業單位的高效、有序和協調發展息息相關。就目前事業單位檔案管理的現狀來說，檔案管理工作在規范化、質量化和科學化方面存在很大的問題，因此需要進一步規范事業單位的檔案管理工作。

一、事業單位檔案管理存在的問題

（一）對檔案工作的重視程度不足。雖然先進的檔案管理工作對于事業單位的工作效率和迅速發展有著顯而易見的重大作用。但是，一直以來，事業單位領導對檔案的重視程度不高，工作人員對檔案的重要性認識也不夠。事業單位檔案管理的工作性質，注定了這不是一個受人關注的工作，它無法直接為事業單位創造明顯的利益。對檔案管理管理工作的重要性認識不足，對檔案管理的重視程度不夠，檔案管理工作的確比較枯燥乏味，檔案管理意識不強，監督力度不大，沒有真正按照檔案管理的規定做好本單位的檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，也沒有對檔案管理所必需的人、財、物加以保障。因此，事業單位的檔案管理工作受到了一定的限止。

（二）缺乏科學的檔案管理手段。隨著科學技術的發展，計算機信息的傳播也日益擴大，所設計的檔案管理系統也得到了普遍采用。由于很多單位嘗試到了電子信息化的甜頭，從而大力地推進電子信息化手段的應用，然而電子檔案管理工作并沒有得到同步發展，有的事業單位甚至沒有開展。有的事業單位沒有配備電子檔案管理的專門人員，有的沒有配備專門的計算機，有的沒有配備電子檔案管理的必要硬件、軟件。有些檔案管理人員由于不懂得如何運用，導致檔案管理的科學化程度不夠高，一些先進的系統還不能加以實施，雖然已經推廣，但并未在檔案管理中得到廣泛運用。

（三）檔案管理人員缺乏管理素質。檔案管理本身就是一項系統、專業的管理工作，其對管理人員的素質要求較高。事業單位的檔案管理工作人員，要么待遇不高，要么身兼數職，致使檔案管理部門的人手不足，而補充進來的人員多數未經過系統、專業的培訓，僅憑一己的日常經驗或口口相傳的工作方式就從容上崗。然而檔案管理的工作缺乏專業的知識，就會顯得繁瑣，錯亂，冗余。同時，缺乏檔案管理工作的實踐經驗，對檔案管理的歸檔范圍和要求不清楚，不懂得檔案管理的基本操作規程，造成歸檔文件整理、分類與保管期限劃分等具體業務不規范，有的甚至檔案沒有及時歸檔、立卷，即使整理出來的檔案也不夠規范，嚴重制約了事業單位的工作效率。

二、實現檔案管理的新思路促進檔案工作健康發展

（一）加強對檔案管理重要性認識。檔案工作是各項事業發展的一個重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負歷史責任的。檔案管理作為單位工作質量的一種再現，其管理水平的好壞直接關系到單位的工作效率能否提高的先決條件，檔案是單位各項工作和員工各種活動的直接記錄，通過檔案可以對單位領導和員工、對單位的各個工作流程進行有效的監督和追溯。因此，要充分認識檔案工作對促進事業單位發展的重要作用，切實增強做好檔案工作的使命感和責任感，必須立足于管理的現狀，吸取和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，使檔案管理工作走上科學化、規范化的道路，進一步明確抓好檔案工作是事業單位領導義不容辭的責任和義務。

（二）完善檔案管理手段。首先，完善事業單位檔案管理的規章制度以及加大執行力度。事業單位在檔案管理過程中，必須形成一套適合自身發展的檔案管理制度，并堅決按照規章制度辦事，不能任由檔案管理的員工肆意妄為。其次，提高檔案管理服務水平。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。檔案管理人員要樹立“以人為本”和“工作就是服務”的觀念，以“增強服務意識”和“主動熱情服務”作為工作的出發點，要明確查找目的，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。第三，提升檔案現代化管理進程。做好檔案管理工作，就必須把檔案信息化列入工作日程。在檔案部門配置信息化的基本設備的同時，檔案人員的計算機管理知識也應隨之進行培訓。將先進的技術如光盤、縮微、聲像等靈活應用到檔案管理中。

（三）提高檔案管理人員素質。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量。因此，我們要讓事業單位的檔案管理員工意識到自己的工作重于泰山，是事業單位一切管理的基礎。檔案管理人員應該提高認識水平，強化繼續教育，加強制度建設，建立相關運行機制。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。另外，作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

三、結束語

總之，事業單位檔案是記錄和反映事業單位發展、工作業務的重要依據，在事業單位管理工作中具有重要的實用價值。因此，在新的歷史條件下，事業單位檔案管理工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新，采取有效措施積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻：

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