小議醫療衛生機構檔案規范化管理

徐秀萍

[摘 要]醫療衛生機構的檔案管理作為管理工作的一個重要組成部分對于醫療衛生機構的現代化發展有著極其重要的作用。隨著社會主義市場經濟的逐漸完善以及醫療衛生機構發展的需求，長久以來形成的檔案管理方法已經難以適應現代化條件下的醫療衛生機構發展的需求。檔案的規范化管理是我國醫療衛生事業健康發展的迫切要求，本文主要闡述了醫療衛生機構檔案規范化管理的重要性，存在的一些問題以及改進的措施。

[關鍵詞]醫療衛生機構；檔案；規范化；管理

前言

當前，醫療衛生機構的檔案管理作為其管理工作的一個重要組成部分對于醫療衛生機構的現代化發展有著重要的影響，它在醫療衛生機構的各個方面起著重要的作用。尤其隨著現代化信息技術的逐步進步，如何更加科學合理的開發并利用檔案資源，使它更好的服務社會大眾也越來越受到我們的重視。因此，如何有效的做好醫療衛生機構的檔案管理工作，是當前醫療衛生機構發展中亟待解決的一個重要問題。

一、檔案規范化管理的重要性

醫療衛生機構的檔案是醫療衛生機構在各種職能活動過程中逐漸形成的，這些檔案具有保存的價值的多種文字和圖表等各種形式的歷史記錄。這些記錄基本上在工作活動中由于客觀需要而逐漸形成的，因此，不管是在形式上或者是在內容上，這些檔案都有著明顯的確鑿性。除此之外，由于檔案在一定程度上能夠真實地反映醫療衛生機構的發展歷程和現狀，因而有著無可替代的見證作用。醫療衛生機構的管理離不開科學完整的檔案資料，這很好的體現出了檔案信息的借鑒以及科研價值。醫療衛生機構檔案的保存價值以及科研價值決定了醫療衛生機構檔案實施規范化管理的必要性以及重要性。

二、檔案規范化管理中出現的問題

醫療衛生機構檔案管理工作人員的素質有待提高。醫療衛生機構的檔案管理人員的素質普遍偏低，這是由于目前一些在職的檔案管理人員是從其他的崗位通過工作輪換或者轉崗過來的，在專業技能方面比較欠缺，這批人的文化水平不高、專業知識掌握不扎實，因而專業的管理人才非常少，這致使當前醫療衛生機構檔案管理工作人員的構成結構趨于老化，知識面較為狹窄，管理觀念和管理模式存在滯后性，這給醫療衛生機構檔案的規范化管理但來了消極的影響醫療衛生機構檔案管理的格局凌亂，管理機構不夠健全。醫療衛生機構的檔案管理主要是由檔案室來負責。由于一些歷史性的原因以及醫療衛生機構管理主要要求，檔案室只是管理文字、會計、音像檔案等，而醫療的文書、病理切片結果以及各種檢查的影像檔案等則是分屬到各個部門進行管理，這就形成在單位內有多個部門重復進行檔案管理的現象。雖然目前大多數的醫療衛生機構都形成了較為健全的檔案管理制度，但是有關檔案管理的規章制度、考核標準缺是少之又少。由于檔案管理在制度上的嚴重缺失，造成檔案的收集效率偏低，管理出現分散化，信息資源嚴重缺乏整體性。而醫療衛生機構的信息資源如果缺乏整合性，將跟嚴重滯后于新形勢發展的需要，將對醫療衛生機構檔案規范化的管理產生阻礙。醫療衛生機構檔案管理人員缺乏檔案專業認識。當前的實際情況是，許多領導干部和部分的管理人員在執行具體的檔案管理時，嚴重忽視檔案管理工作，這就造成了醫療衛生機構檔案信息的利用率不高，不利于醫療衛生機構的長期健康發展。醫療衛生機構檔案管理硬件落后。在新形勢下，隨著人民對醫療衛生工作重視程度越來越高，醫療衛生機構快速發展給醫療衛生機構檔案的規范化管理增加了許多的負擔，由于一些醫療衛生機構的檔案管理室很簡陋，檔案管理設施太過陳舊，達不到規范化檔案管理的標準。隨著科技的不斷更新，計算機管理已普遍應用到了我們的日常管理中，但是一些醫療衛生機構的檔案管理工作仍舊停留在手工操作上，且大多數的檔案管理工作人員對計算機技術了解不夠，使得醫療衛生機構檔案管理水平停留在傳統的水平上，難以有較快的提升。

三、規范化管理的具體措施

強化對檔案規范化管理的重視性的認識。提高對檔案工作重要性認識是有效實施檔案規范化管理的前提條件，對這一管理的重視是工作人員信心的來源。必須意識到醫療衛生機構的檔案管理作為管理的一個重要組成部分對于醫療衛生機構的現代化發展有著極其重要的作用，是非常重要的信息資源。應該及時掌握全局的狀況，在決策時作出科學的分析，為醫療衛生機構的發展提供有效的依據，進而促使業務人員的工作效率不斷提高。通過各項檔案資料為醫療衛生機構的科研教學以及醫療預防工作提供服務，這樣也有利于科研信息的交流與溝通。只有不斷強化領導的檔案管理意識，才能做好檔案管理工作。提高檔案管理人員的素質，加大對于硬件的投入。不斷提高檔案管理人員的者的素質并加大隊硬件設施的資金投入是有效實施檔案規范化管理的基礎條件。醫療衛生機構的檔案管理工作人員是檔案規范化管理的真正執行者，是檔案規范化管理的決定性因素，這就要求不斷提高這類工作人員的的各項素質。《檔案法》中作出了明確的規定“檔案管理的工作人員必須忠于職守，嚴格遵守各項紀律，不斷充實自己的專業知識”。應該對檔案的工作人員進行有關檔案管理現代化的培訓教育，通過恰當的培訓工作逐漸提高他們學習具體檔案管理業務的熱情，熟悉相關的知識，熟練掌握檔案管理的業務程序和方法，推行檔案管理崗位的責任制，加強工作業績考核，以此來檔案管理工作的完整與持續性。檔案管理硬件資金投入以及建設水平是否合理，對于醫療衛生機構檔案規范化管理的效果有著直接的關系，能夠在一定程度上反映了當前醫療衛生機構的發展水平。當前，現代化的檔案室是應該符合防盜、防火、防潮等多種要求的檔案專用庫房。醫療衛生機構從自己的實際情況出發，逐步配齊計算機、攝像機、打印機、空調機以及預警系統等設備，并為檔案的規范化管理提供所必需的硬件支持，檔案管理經費支出方面提供較為寬松的環境。意愿檔案規范化管理發展的總體趨勢應該是實現檔案辦公的現代化。建立并健全意愿的檔案管理體系。由于醫療衛生機構的檔案管理工作有著明顯的條理性和嚴肅性，因此要想不斷提高醫療衛生機構檔案管理的水平，就應該建立一套較為全面的而且是與之相匹配的檔案管理的規章紀律。醫療衛生機構必須認真開展調研并建立起檔案管理的執行機構，將醫療衛生機構內部以不同載體存儲的檔案統一起來進行監管，進而降低檔案管理的主觀隨意性，有效確保檔案管理的健康有序發展，這樣做也能夠提高對于檔案資源的開發和利用。有效提高檔案管理工作人員的綜合素質。檔案管理工作本身的復雜性要求需要有專業技能的工作人員來實現檔案的規范化管理。因此，醫療衛生機構應該重視對具有專用知識和專業技能的人才隊伍的建設。與此同時，要強化對在職工作人員的培訓教育，采取開辦輔導班、專家講座等多種形式，并積極引進相關的高素質人才，并鼓勵工作人員主動自學，將他們的學習情況與其晉升以及聘任相掛鉤，進而為檔案的規范化管理儲備更多的專業技能型人才。

結語

總之，在新時期，作為醫療衛生機構的領導層以及各級管理人員要不斷的更新觀念，探索研究，逐漸轉變傳統的管理模式，盡快建立健全檔案管理的規范化體系，更好的當前適應社會發展的新需要。并通過多種途徑有效地開發現有的檔案資源，加快實現醫療衛生機構檔案資源的共享。因此，我們要抓住當前的發展的新機遇，加強對高素質人才的培養，為醫療衛生機構的長期健康發展提供重要的保障。

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