淺談檔案工作技術與設備的現代化

常寧

[摘 要]先進的檔案工作技術與設備，是檔案工作現代化中很重要的內容，也是實現檔案工作現代化的主要標志之一。它以電子計算機技術與設備為核心和主體，包括現代通信技術、光學技術、聲像技術、網絡技術與設備在檔案工作中的應用。

[關鍵詞]檔案；工作技術；現代設備

一、電子計算機技術與設備在檔案工作中的應用

根據計算機所具備的功能，以及檔案部門應用計算機進行檔案文獻處理的實踐，電子計算機在檔案工作中的應用范圍主要有以下幾個方面：

（一）進行自動編目與檢索。檔案編目與檢索是檔案工作中很重要，工作量很大的工作環節。應用計算機進行編目，就是將檔案文件的形式特征和內容特征按照固定的格式輸入計算機后，計算機便可根據事先編制的程序將輸入內容按一定順序編成文檔，這些文檔的總和便構成了計算機數據庫，將數據庫中的各種數據編制成各種形式的目錄、索引，用于報導、查考、交換等各個方面。計算機編目與檢索的最大特點是一次輸入，多樣輸出。將檔案內容與形式特征等信息考進計算機后，利用考查閱檔案時，可以根據需要很方便地輸出各種目錄以及所需檔案的檔號、存放地點，排除了手工編目與檢索的多次重復，提高了編目與檢索的效率與質量；同時，應用計算機進行編目與檢索的速度快、準確性高。

（二）進行檔案信息處理。計算機可用來處理檔案的登記、自動標引和統計，辦理檔案的借閱和歸還手續，辨認到期應銷毀的檔案和鑒定保管期限，建立各種檔案信息庫。應用計算機網絡技術與通信技術結合，建立檔案目錄中心和實現檔案信息傳遞網絡化，提供各種統計數字。

（三）進行庫房管理。計算機可進行檔案的庫房提取和標引工作，隨時報告每個庫房中存在哪些檔案、占用多少空間.哪個庫房還有剩余空間等庫房庫存情況；還可以用來對庫房進行溫濕度自動監測控制，記錄分析庫房空氣清潔度，自動控制防火、警衛、檔案傳輸等管理環節。

（四）可進行檔案文獻的編研出版，以及縮微檔案、聲像檔案、機讀檔案的管理和提供利用。

（五）可用于檔案部門的工資計算、財務管理、人事資料統計等一般日常管理工作。

（六）計算機技術和設備可與其他先進技術結合運用，擴大其功能。例如：計算機網絡與光盤技術結合，可以實現一次輔助文獻的聯機檢索和輔助文獻字跡增強與恢復處理；計算機技術與人工智能技術的結合運用，使語言處理人工智能化，有助于對檔案材料中的信息進行篩選、提煉，使之精練有序，易于用戶利用。

總之，計算機在檔案工作中具有廣泛的用途和明顯的效果。可以大大提高檔案存儲、處理、控制、利用等方面的功能，推動檔案工作的全面改革和發展；可以擴大檢索途徑和提高檢索效率，滿足利用者快速、準確以及多途徑檢索的要求。

二、實現檔案工作組織機構和檔案信息傳遞網絡化

聯網檢索是指用通信線路通過數據傳遞把廣泛分布在不同地區、不同檔案機構的電子計算機終端設備、數據庫、各種輸入輸出裝置等互相連接，使之形成一個網絡系統，使利用者在網絡內的任何一臺計算機終端上都可以檢索到其他任何計算機存儲的檔案信息。聯網檢索的優點是利于開發計算機資源和檔案信息資源，實現資源共享；同時，計算機檢索網的建立，可以實現遠距離檢索，為利用者節省時間，提高檢索速度和計算機的使用效率。

三、聲像技術可使檔案資料視聽化、檔案傳播聲像化

聲像技術是指利用錄音、錄像、電影、電視、幻燈片、唱片等直接記錄聲音和圖像，來表達和傳播知識、信息。用這些方式形成的文獻資料一般被稱為視聽資料。檔案視聽資料是其中的一種，常被稱為聲像檔案。聲像技術可直接收集與傳遞檔案信息，可利用聲像檔案宣傳檔案館藏以及檔案學研究成果。其優點是具有能聞其聲、能觀其形的特殊效果，給人以直接的感性認識，既準確生動，又形象深刻，具有傳統的紙質印刷品所沒有的優越性。但是它往往不能直接閱讀和觀看，必須借助于特殊設備、器材才能利用，或者說它本身就包括設備和器材。

四、光學技術使檔案資料縮微化

檔案縮微化是指利用專門的光電攝錄裝置和攝錄方法，把以紙張為載體的檔案資料或機讀文件按照一定的縮小比例，攝錄在感光材料上，制成縮微復制品，進行存儲、傳遞和使用。

檔案縮微化的優點較多，主要有五個方面：

（一）能提高檔案信息的存儲密度，縮小檔案體積，便于管理。

（二）查找迅速，傳遞方便。不管檔案原件體積是大或小，都可以縮微在同一種尺寸的膠卷或平片上，規格統一、排列整齊，便于管理和查找，傳遞也十分方便。

（三）復制性能好，成本低廉，保存期長。

（四）有利于保護檔案原件。檔案縮微后，可以用縮微膠卷直接提供利用，并根據利用者的需要，隨時復制或者放大復制成若干份。這樣可以減少檔案原件的磨損.延長檔案的壽命。

（五）縮微復制技術與計算機技術結合使用，即運用縮微技術全文存儲檔案文件，將縮微影像終端與計算機檢索系統相連接，就可以通過計算機的快速檢索，以檔案縮微品的全文讀出、還原復印或遠距離傳輸等方式提供利用，從而將檔案的目錄檢索提高到全文檢索，更好地滿足利用者的需要。

檔案工作技術與設備的現代化除上述內容以外，還包括檔案保護技術與設備。如防火除塵裝置、溫濕度計以及檔案傳輸等技術與設備等也應實現機械化和自動化。

五、結論

利用計算機檢索檔案將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節約利用者查閱檔案的時間，提高服務質量。

利用計算機和現代通訊設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。

縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之“延年益壽”，留傳給予子孫后代。

參考文獻：

[1]王洪峰.現代化設備的應用及選擇[J].中國檔案，2003（08）.

[2]王愛平.論檔案工作現代化的基本內容[J].晉中學院學報，2003（03）.