淺談信息化時代醫院檔案管理工作的創新

張志聰

[摘 要]當前，醫療改革日益深化，檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，隨著信息化時代的到來，對于如何加強醫院檔案管理，將面臨新的機遇與挑戰。醫院的檔案管理工作和傳統檔案管理截然不同，而檔案信息是當今現代化醫療衛生管理手段之一，將是各級醫院面臨的新問題。本文從醫院檔案管理實際出發，分析了信息化時代醫院檔案管理工作的特點以及重要性和信息化的新內涵，并有針對性地提出應對措施，為醫院檔案管理工作提出參考。

[關鍵詞]信息化時代；醫院；檔案管理；創新

隨著社會信息化時代的到來，各行各業對檔案信息的需求也日趨增大，社會技術已經滲透到了社會的每一處。作為醫療衛生系統重要資源來源之一的檔案管理部門，數據信息化和電子化、信息快速更新，爆炸式地增長、信息共享，醫院檔案管理信息化的到來，給原始的醫院檔案管理工作帶來了重大的沖擊。醫院作為公共衛生服務組織，信息量之龐大可想而知，如何應對信息化管理的改革，改進檔案管理的方式，加強檔案管理工作的創新，將任重而道遠。

1.信息化時代醫院檔案管理的工作特點及創新重要性

1.1信息化時代醫院檔案管理工作的現狀及問題

傳統的檔案管理工作繁瑣而凌亂，檔案意識不強，檔案利用率較低，信息不能及時共享，最常見各個科室之間界限分明，存在明顯的縫隙，在工作中無法實現連接。而信息化時代的到來雖然表面上的這些問題，實現了檔案管理來源的多樣化、處理信息的時效化、存儲方式多樣化的飛躍。同時也出現了種種問題，現代化的檔案信息建設完全是建立在以電子計算機基礎之上的：對設備的依賴性，檔案信息需要依賴計算機，從文件的制作、處理及后期的歸檔都借助于計算機，系統中信息的刪除或者是、更改、重新編輯都變得十分容易，修改后看不出改動過的痕跡；信息檔案管理中，計算機里的信息如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就不復在。

1.2保密性差

由上述內容可知，目前許多醫院的檔案工作都是由人工來操作的，加上醫院檔案管理部門人員流動性較大，從這個角度上來說，接觸醫院檔案工作的人數就比較多，在日常檔案工作管理中，就會出現許多意外事故，尤其是對于一些保密級的檔案來說，其保密性就得不到有效保障。

1.3檔案的更新與保護困難

目前許多醫院檔案管理工作都是以卷宗的形式進行保存，隨著辦學時間的增加，檔案館的檔案卷宗勢必會越來越多，一旦卷宗數量過大，就會給醫院檔案管理工作帶來許多不變，再者卷宗都是以紙為主要材質，時間過久就會出現腐爛等現象，嚴重威脅著醫院檔案的管理和儲存。

1.4查找效率低

傳統的醫院檔案管理工作都未能得到醫院領導的重視，過于重視醫務工作者的升學率，醫院檔案工作對于醫院發展來說是非常重要的，良好的檔案管理可以讓醫院了解醫院師生人員的生活和思想情況，有助于醫院領導根據醫院實際情況作出相應的決策。但是目前我國許多醫院都有或多或少的因素影響著其檔案管理工作的發展。其中查找效率低是最為普遍的一個現狀。醫院傳統的檔案管理工作都是以卷宗的形式來開展，并且如果需要查找的話也是人工來操作，在實際工作中，由于卷宗的數量過于龐大，單純的人工方式效率極低，再者人工尋找的方式會增大尋找的出錯率，從而影響了醫院檔案管理的工作效率和質量。

2.醫院檔案管理工作現狀創新的重要性

數字化信息技術的應用無疑給醫院管理信息系統帶來巨大便利，從醫院管理信息系統的內容來看，數字信息化的發展不僅使醫院管理流程更科學，極大地提高了整個醫院運行的效率；也系統地規范的醫院的信息管理行為，使病人的病歷信息和醫務人員的信息管理更加明晰；更改變了以往低效的檔案傳遞方式，既減少了不必要的檔案遺漏現象，也提高了檔案傳遞的時效性管理的時效性；也同時也減少了運營成本，提高了醫院的成本效益，大大提高了醫院的綜合競爭力。

2.1適應時代發展的需要

自黨中央提出國家信息化發展任務以來，社會中的各行業領域都開始逐漸從發展的傳統模式向信息化改革發展，加之以世界數字化進程的推動影響，我國的數字信息化發展速度進步飛快，互聯網的全面普及更是從橫向有力推動了我國數字信息化建設。從城市至鄉村，日漸開始形成形式多樣，規模大小不一的數據庫統計管理，對于某地域數據進行集中采集處理，數字信息化的投入利用不斷滿足人們對于信息日漸強烈的需求。檔案管理工作對于醫院發展來說至關重要，并且隨著我國醫院現代化建設步伐的加快，傳統的檔案管理工作已經不能滿足醫院檔案管理工作的要求，因此強化我國醫院檔案管理工作的數字化信息管理程度是適應時代發展的客觀需要。

2.2促進醫院科學決策

醫院日常工作的管理時刻都離不開醫院領導的正確決策，在面對一些重大問題時，醫院領導能不能根據醫院的實際情況來進行決策關乎著醫院未來發展的持久性，也關系著醫院當前管理的穩定性。醫院檔案是領導作出決策所依據的現實基礎，只有實現檔案管理的信息化，使信息儲存及時、有效并得到高速傳遞，才能為醫院領導的正確決策提供信息支撐。

2.3提升檔案管理效率

現代醫院檔案管理工作的構建將會向著數字化模式發展，信息技術將會成為數字醫院檔案的主要技術力量。醫院檔案是能夠采用計算機科學管理，避免了人工的繁重的工作。高效能計算機能夠將復雜的信息有效的整合組織起來，這里需要特別指出的是數字化醫院檔案管理工作不是像一般人認為的在一個醫院檔案的主頁上就能實現所有的需求。數字化醫院檔案是有一套完整的高效的數字分析系統，能夠實現醫院檔案資源的高效整合利用，提高醫院檔案管理工作的效率和質量。

2.4實現信息資源共享

目前許多醫院的檔案管理工作主要是以卷宗的形式來進行，如果需要對檔案進行復制和修改，則會給醫院的日常管理帶來成本壓力，信息資源共享更是難以實現。信息技術不僅能夠降低醫院檔案管理的成本，還能夠提高醫院檔案管理工作的效率。數字化信息技術最本質的應用就是通過數據分析來綜合全方為的了解到醫院檔案管理現有資源的利用情況，為醫院檔案管理的未來建設提供參考。數字化信息技術能夠有效的使醫院檔案管理資源得到較大程度的優化。首先對于檢索記錄進行分析，再者就是把傳統模式上的人工數據轉變為電子數據記錄。最大的特點就是利用網絡技術更加全面的分析總結數據庫資源。幫助醫院檔案管理管理人員對于醫院檔案管理信息的補充和調整提供實際參考依據，也為大型醫院檔案管理工作建設提供有效的引導。

3.信息化時代醫院檔案管理的創新策略

3.1醫院檔案管理與服務意識的創新

醫院作為社會公眾服務性行業，面向社會公眾發布信息資源，實現社會公眾個性化需求，通過良好周到的檔案服務，使檔案管理由傳統落后的人工管理轉變為信息化服務模式。不斷創新檔案業務服務理念，全面積極提高檔案管理部門工作人員的主動性、積極性、服務性，構建科學合理的檔案服務體系，樹立以醫院為整體的檔案服務意識，做到與時俱進，以適應信息化時代科學檔案管理的創新發展要求。

3.2醫院檔案管理模式的創新

檔案管理的核心部分檔案安全的管理，傳統的檔案管理包括檔案室防火、防盜、防潮、防塵等，以及相關檔案服務設備，而信息化檔案管理工作將會出現網絡運行的安全的管理。對于醫院檔案安全管理不斷完善醫院網站服務功能，建立院內內部網絡的使用，將信息建立在統一的管理平臺上，方便使用者在任何一臺計算機上查看相關資料。對醫院信息的收集整理及匯總，醫院電子信息中心的建立，豐富檔案信息資源，實現資源共享，提高檔案的使用率。創新醫院檔案管理模式，實現對醫院檔案、信息資源的統一管理及整體信息資源的共享，為社會公眾提供高質量高快捷的社會服務。

四.結論

隨著醫療系統不斷的科學化、信息化，科技水平和生活水平的提高使得人們對醫療服務的要求已不僅僅停留在救死扶傷的層面上，還要求醫院的管理日益高效透明化，這就要求醫院的檔案管理既要實現檔案管理與服務意識的創新，還要做到檔案管理模式和管理體系的創新。因為檔案管理工作人員必須不斷加強自身的業務學習，提高業務能力，調動管理工作人員的積極性、創造性，提高檔案管理全方位要求，才能實現醫院的檔案管理工作更符合時代要求。

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