三級甲等醫(yī)院綜合檔案管理模式探究

苗正

[摘 要]在我國的醫(yī)學(xué)發(fā)展過程當中，對于醫(yī)院的檔案資料是醫(yī)院發(fā)展的重要部分。醫(yī)院中的綜合檔案主要是用于記錄醫(yī)院醫(yī)生對于日常看病情況和醫(yī)院內(nèi)部管理模式的一種形式，可以用較為直白的文字和圖片來展示出在醫(yī)學(xué)研究實踐過程中所經(jīng)歷的過程和發(fā)展的具體內(nèi)容。這是一種師資力量和醫(yī)療水平的集中體現(xiàn)。由此可以看出醫(yī)院綜合檔案管理的重要性。在本文中，我們就三級甲等醫(yī)院現(xiàn)有的一整套較為完整的醫(yī)學(xué)檔案的管理方式進行研究，進一步的將檔案的管理規(guī)范化、有序化、整體化。并結(jié)合一些科學(xué)的方法來對現(xiàn)有的醫(yī)院綜合檔案管理方式進行完善，從不斷的研究實踐當中總結(jié)出最為合理、有效的管理模式來適應(yīng)現(xiàn)階段的醫(yī)療體系。

[關(guān)鍵詞]三級甲等；綜合檔案；管理模式；改進方案；日常收集

在現(xiàn)階段的醫(yī)學(xué)管理中，不得不提及醫(yī)院檔案的管理，評定醫(yī)院的綜合實力的方式就是對于醫(yī)院的醫(yī)療和管理的成效做出系統(tǒng)的評價，可以看出，檔案管理在其中占據(jù)的地位，就這些重要性中，就必須將模式化的管理更加的完善，通過在三級甲等醫(yī)院中實施更為先進的管理方式，來更好的促進醫(yī)院的發(fā)展，更好的服務(wù)于患者。

一、醫(yī)學(xué)綜合檔案管理的發(fā)展情況

在提及完善檔案管理模式的研究當中，首要提出的是關(guān)于醫(yī)學(xué)綜合檔案管理中出現(xiàn)的問題，正是由于醫(yī)療檔案在管理中存在的特殊性，不能簡單的等同于企業(yè)中的檔案分類管理。醫(yī)院綜合檔案呈現(xiàn)的是專業(yè)性強、分類明確、時間間隔長等特點，在研究檔案的過程中不只是對單一對象進行分析研究，而是對于一整塊較為分散的單一個體進行歸類。在此之中，如研究的是關(guān)于流行疾病的分析報告，會對此類流行病的類型、病毒的種類、發(fā)病的特點、治療的方法和預(yù)防的方式等做出詳細的敘述，這樣以來就對于該流行病種的再次爆發(fā)控制做出了準備，也對現(xiàn)階段治愈患者起到了很好的幫助作用。檔案的管理也呈現(xiàn)出了多學(xué)科和多領(lǐng)域結(jié)合的特點，在不同的專業(yè)知識的共同構(gòu)建下，形成了一整套的醫(yī)學(xué)管理檔案體系。

也正是由于以上的一些特點，就對醫(yī)學(xué)綜合檔案管理提出了更高的要求，多學(xué)科的輔助模式在很多醫(yī)院當中難以實施，對于病患在就醫(yī)過程中，醫(yī)生收集的病人信息會通過電腦錄入在系統(tǒng)當中，這就可以形成較為全面的醫(yī)學(xué)診療方案庫，在下次遇到相互類似的情況發(fā)生時，醫(yī)生可以直接調(diào)用診療庫中的信息資料進行問診，在不斷的比較和分析當中，就一類型的病例形式做出具體的歸納總結(jié)，將以往較為復(fù)雜的疾病治療變成較為簡單的看診方式。這樣一來，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)資料不斷的擴充，臨床的治療方式也越來越豐富。但是不得不提出的是，有些醫(yī)生對于診療庫中的檔案資料隨意上傳，導(dǎo)致資料無法正常使用，科研的資料無法準確的收集會對檔案管理系統(tǒng)造成很大的影響。

現(xiàn)有的三級甲等醫(yī)院中，本著臨床和醫(yī)學(xué)研究為一體的模式，節(jié)省醫(yī)療資源，但是帶來不了太多的實際作用，檔案研究中，科研人員都是身兼數(shù)職，無法很好的勝任檔案資料歸類的管理方式，又要進行學(xué)術(shù)方面的交流，事后還要對于交流內(nèi)容進行整理歸檔，又要在臨床當中對于患者的具體情況進行詳細的介紹，這就直接的導(dǎo)致了綜合檔案資料管理的模式變得不系統(tǒng)、不規(guī)范，就出現(xiàn)的這些問題要提出相關(guān)的解決辦法，用制度化的手段來提升檔案管理模式的意義。

二、醫(yī)學(xué)綜合檔案管理模式探究

在檔案管理中，首要的是對于科學(xué)研究態(tài)度的端正，擁有良好的科研團隊氛圍，在具有高水平的創(chuàng)新研究團隊中，對于檔案的管理尤為突出，使用較為長效的管理機制使得檔案管理工作從個人化的工作形態(tài)變成醫(yī)院相關(guān)部門的具體職能，通過建立科學(xué)的指標體系來形成考核制度，將歸檔的方式和效率作為考核醫(yī)院工作人員工作狀態(tài)的一項指標。在三級甲等醫(yī)院中，在納入系統(tǒng)的項目研究中，對于檔案的模式管理做到細分管理，使用較為科學(xué)的對比模式來提升檔案管理的質(zhì)量，每一級領(lǐng)導(dǎo)要對下面的管理機構(gòu)形成更為具體的檔案管理制度，在系統(tǒng)詳細的管理中，將檔案管理作為重點任務(wù)進行完善。

同時要完善醫(yī)院綜合檔案管理模式的過程中，要對于檔案的管理具體的行政化，具體的與法律相互的結(jié)合在一起，通過將三級醫(yī)院的檔案管理情況作為醫(yī)院評審的重要組成部分，讓醫(yī)院的醫(yī)生和工作人員樹立良好的歸檔習(xí)慣，讓科研技術(shù)人員意識到歸檔的重要性，以及歸檔的必要性，從而在制度下形成較為完善的檔案管理體系建設(shè)。

在醫(yī)院當中，院方的領(lǐng)導(dǎo)要對檔案的建設(shè)重點關(guān)注，尤其是在一些基層單位，對于歸檔中出現(xiàn)的問題要及時的端正態(tài)度，對于在整理檔案的過程中要對面對的困難積極的解決，投入更大的人力和物力對于現(xiàn)階段的檔案管理基礎(chǔ)方面的建設(shè)做出保證。就如在醫(yī)院的辦公空間出現(xiàn)短缺的情況，可以將原有的空房或是儲物間騰出位置，這樣就可以解決檔案存放地點不確定的問題，必須重視的是，工作區(qū)域必須與明火和水分開。必要的時候還要將檔案管理中使用到的設(shè)備進行填補，如檔案存儲柜、計算機、中央空調(diào)、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防鼠器械和防蚊蟲的措施，有效的改善檔案存放的環(huán)境，確保檔案不會在非人為因素下受到破壞的情況發(fā)生。

三、醫(yī)學(xué)綜合檔案管理模式具體實踐過程

在三級甲等醫(yī)院中的檔案管理的重要性在上文中就已經(jīng)提出了，現(xiàn)在我們就對醫(yī)學(xué)綜合檔案管理模式中具體的時間過程進行詳細的說明。

（1）對于檔案管理的人員的工作能力進行培訓(xùn)。將三級甲等醫(yī)院中轉(zhuǎn)管和分管檔案資料的人員集中起來進行崗前的培訓(xùn)，系統(tǒng)的掌握檔案管理的方式。對于檔案管理的具體內(nèi)容有針對性的學(xué)習(xí)，并且定期請檔案館中具體分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)進行授課指導(dǎo)，就一些較為具體的管理方式進行教學(xué)，操作人員通過一個階段的學(xué)習(xí)，初步的掌握了歸檔的方式和立卷的模式，這對于提高歸檔人員的技術(shù)水平起到了很大的幫助。在現(xiàn)有的醫(yī)療環(huán)境之下，必須對于業(yè)務(wù)人員的專業(yè)技術(shù)水平有一定的要求，醫(yī)院可會根據(jù)自身情況特點購買一些關(guān)于檔案管理的計算機軟件，使得綜合檔案管理的模式更加科學(xué)化、更加系統(tǒng)化。

（2）在使用計算機管理軟件的過程中，可以省去了關(guān)于檔案的組織排版的過程，同時不需要將檔案的標題擬寫作為排版的依據(jù)，在內(nèi)容上，卷列的排列形式更加多元化，封面的內(nèi)容也更加豐富，對于目錄的編輯也更加的系統(tǒng)，這樣就可以保證檔案管理中對于查詢起到了很好的幫助作用。方便的實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的收集和不用檔案模塊之間的相互協(xié)調(diào)。通過在醫(yī)院使用這套檔案管理模式系統(tǒng)可以看出，在對于系統(tǒng)的管理中呈現(xiàn)出很大的快捷性，數(shù)據(jù)資源的穩(wěn)定性也得到了保證，在系統(tǒng)內(nèi)部人員對于檔案資料的修改也較為方便，同時，系統(tǒng)自動排版和打印功能大大方便了操作者對于該系統(tǒng)的使用，很好的提高了醫(yī)院中檔案管理的效率。

（3）醫(yī)院綜合檔案管理模式是將檔案室中的文字、影像材料一同收集起來，并以具體的文字類型歸類，并且把日常的診療科室中的文件統(tǒng)一收集，形成了整套的醫(yī)院診療方案庫。在醫(yī)學(xué)綜合檔案管理模式具體實踐過程中將衛(wèi)生部要求的檔案管理范圍作為各科室的工作指南，在檔案綜合管理中，管理人員要定期到各個科室進行技術(shù)指導(dǎo)，對于具體分配任務(wù)的管理人員的資料收集和資料的歸檔工作做出詳細的要求，避免在最初的環(huán)節(jié)當中出現(xiàn)資料信息的錯誤和歸檔資料的丟失。

（4）良好的檔案管理模式的最終目的是在查閱使用中較為方便，可以通過查詢來了解醫(yī)院的發(fā)展情況，在不同的方式下了解檔案信息資源，能讓檔案管理更好的為臨床、科學(xué)研究、醫(yī)療教學(xué)和管理層領(lǐng)導(dǎo)更加的方便。醫(yī)院中的檔案管理部門要以檔案的合理應(yīng)用為目的。逐步從封閉式、分散型、保管型向開放式、標準化、參與決策型轉(zhuǎn)變，搞好檔案、資料、情報信息的一體化服務(wù)，使醫(yī)院的各種信息互相補充，互相滲透，構(gòu)建醫(yī)院完整的信息體系，使檔案室成為信息儲藏中心和利用中心，通過提高檔案的利用率，在促進醫(yī)院各項工作順利開展的同時，進一步提高檔案工作的地位。同時積極開展編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工。

四、三級甲等醫(yī)院檔案管理的標準化、信息化

三級甲等醫(yī)院綜合檔案部門是醫(yī)院保存和管理本單位各種門類檔案的獨立部門，要建立健全歸檔工作體系，實行文件處理部門立卷制度。辦理完畢應(yīng)當歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門負責(zé)收集和整理后，送交醫(yī)院綜合檔案管理部門或檔案工作人員進行歸檔保存。檔案管理部門或檔案工作人員負責(zé)檔案質(zhì)量檢查和驗收。

檔案工作的標準化，就是要符合檔案的各項標準化內(nèi)容，包括組卷的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標引規(guī)則、檔案文獻編纂規(guī)則等。特別是檔案整理工作和著錄、標引工作是否規(guī)范化，對計算機等現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用有著重要影響，做到標準化管理，實現(xiàn)檔案管理信息化問題就迎刃而解了。

檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益。近年來，隨著醫(yī)院辦公自動化、信息化程度日益提高，傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要。醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發(fā)利用的水平。如何利用計算機技術(shù)對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，成為醫(yī)院檔案管理工作的重要議題。這要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫，特別是醫(yī)院人事檔案，要使人事檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化；有計劃地把縮微、光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案的應(yīng)用管理；充分利用局域網(wǎng)及辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案（電子版）管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

五、結(jié)束語

三級甲等醫(yī)院綜合檔案管理模式在醫(yī)院的管理中起到了很大的作用，在文中中也詳細的介紹了。同時對于綜合資料檔案管理的實施方式進行了研究，不斷的將醫(yī)療流程以文字的形式記錄下來并得到妥善的保存，為后期的醫(yī)學(xué)研究和臨床實踐提供的幫助，也為醫(yī)院的發(fā)展做出積極貢獻。

總而言之，在三級甲等醫(yī)院中，有醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的充分重視和大力支持之下，對于將綜合素質(zhì)較高的檔案專業(yè)管理人員放在這個重要崗位可以很好的開展起來，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化，同時認真貫徹執(zhí)行《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，醫(yī)院檔案管理工作一定會更好地服務(wù)于衛(wèi)生事業(yè)，并大力推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

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