關(guān)于做好當(dāng)前檔案管理創(chuàng)新工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

李世霞

[摘 要]無(wú)論是企事業(yè)單位、還是機(jī)關(guān)學(xué)校以及醫(yī)院等部門，在日常的工作中，均會(huì)產(chǎn)生大量的檔案。而正是這些產(chǎn)生的檔案，詳細(xì)真實(shí)的記錄了一段時(shí)期內(nèi)發(fā)生的重要事件。筆者在討論了現(xiàn)階段行政村檔案管理存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上，探討了一些解決對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；存在問(wèn)題；解決對(duì)策

如果想讓檔案發(fā)揮出應(yīng)有的實(shí)用價(jià)值，僅僅依靠詳盡的檔案整理、科學(xué)的檔案分析是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要做好檔案的管理工作。但是，由于思想上認(rèn)識(shí)的不足等原因，我國(guó)檔案管理水平與我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展極不相稱。檔案管理的混亂化，不僅造成了大量重要檔案的遺失，還導(dǎo)致了其價(jià)值無(wú)法被開發(fā)出來(lái)，造成了檔案資源的很大浪費(fèi)。

1.我國(guó)檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

1.1領(lǐng)導(dǎo)者檔案管理意識(shí)淡薄

一般的企事業(yè)單位一般相對(duì)轄區(qū)比較小，人員也不多，日常的工作也不特別繁雜，因此產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不很大。因此，很多領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為單位的檔案不僅數(shù)量較少，而且用處也不大，根本“不值得”作為一項(xiàng)任務(wù)來(lái)抓。在這種思想的支配下，很多領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識(shí)十分淡薄。其具體表現(xiàn)為：首先在檔案的產(chǎn)生階段，對(duì)檔案的記錄方法一知半解，對(duì)那些事情需要建立檔案，哪些事情不需要檔案也不甚明了，這就造成了檔案記錄混亂，毫無(wú)章法；其次，在檔案的整理階段，領(lǐng)導(dǎo)干部們更是“置身事外”，對(duì)檔案的編制、存檔一概不問(wèn)，任由負(fù)責(zé)人員自行其是，使得檔案管理的中間鏈條斷裂；最后，在檔案存儲(chǔ)的管理方面，領(lǐng)導(dǎo)干部們也是不聞不問(wèn)，造成檔案管理工作缺乏有力的支持和指導(dǎo)而難以開展。總而言之，領(lǐng)導(dǎo)者檔案管理意識(shí)的淡薄，使得檔案管理工作的改善舉步維艱。

1.2管理人員素質(zhì)低下

由于一般的企事業(yè)或者行政單位的領(lǐng)導(dǎo)班子成員不多，再加上領(lǐng)導(dǎo)者的不重視，很多單位并沒(méi)有專門的檔案管理員，而是采用了一套“兼職”體系，讓某一位成員兼任檔案管理員或者采用輪流管理的方式，幾乎把檔案管理工作當(dāng)成了“累贅”。再加上這些兼管人員并沒(méi)有受到過(guò)專門的管理技能培訓(xùn)，其根本不具備指導(dǎo)開展檔案管理工作的基本技能。因此，在這些管理素質(zhì)低下兼管者的“指揮”下，原本就亂象叢生的檔案管理更顯得混亂不堪。雖然有些較大的單位建立了比較完善的檔案管理結(jié)構(gòu)，但苦于招攬不到高素質(zhì)的管理人才，不得已用一些低素質(zhì)管理人員來(lái)“充數(shù)”，自然也無(wú)法收到良好的管理效能。一言以蔽之，素質(zhì)低下的檔案管理人員隊(duì)伍，是導(dǎo)致現(xiàn)階段檔案管理工作效率低下的重要因素。

1.3管理手段單一，管理理念落后

從實(shí)際情況來(lái)看，我國(guó)大部分企事業(yè)單位的檔案管理手段十分單一，基本上采取的是紙質(zhì)檔案記錄、人力管理的模式。而且基本上采用的是“以管理為主，以使用為輔”的管理理念。也就是說(shuō)，就是將檔案封存在檔案庫(kù)中，不示之于人。這樣一來(lái)，就剝奪了檔案的價(jià)值，使其除了代表有“檔案”這個(gè)名詞之外，再無(wú)其它作用。這種檔案管理方法是非常不可取的，然而卻在廣大企事業(yè)單位大行其道。例如，據(jù)報(bào)道在南方某一較大的企事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)干部們就把一摞摞的檔案鎖在檔案柜里，平時(shí)不僅無(wú)人看管，而且在需要查閱當(dāng)?shù)丨h(huán)境檔案時(shí)有關(guān)管理員卻以“國(guó)家機(jī)密”為由拒絕了合法的查檔，致使準(zhǔn)備在此地投資建廠的投資商憤然離去，造成了非常大的經(jīng)濟(jì)損失。由此可見(jiàn)，這種手段單一、“死氣沉沉”的檔案管理方法多么的不可取！

1.4.檔案管理?xiàng)l件落后

由于一般的企事業(yè)單位檔案數(shù)量少，因此用于支持檔案管理的財(cái)政資金也極為有限，無(wú)力支持檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，使得大多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理依靠的僅僅是“一個(gè)柜子”、“一間屋子”、“一把鎖”的模式。由于管理?xiàng)l件過(guò)于簡(jiǎn)陋，使得很多紙質(zhì)檔案受潮、鼠咬、蟲咬十分嚴(yán)重，致使很多重要的檔案殘缺不全，損失極大。再加上在檔案受損的情況下又缺乏相應(yīng)的處理與挽救手段，只好任由很多重要的檔案“走向死亡”?？偠灾?，檔案管理設(shè)備的嚴(yán)重落后，是導(dǎo)致當(dāng)今階段檔案管理失位的重要原因。

2.提高當(dāng)前檔案管理工作水平的一些對(duì)策

2.1.強(qiáng)化管理者的管理意識(shí)

可以說(shuō)，檔案管理意識(shí)的薄弱，是導(dǎo)致一系列管理問(wèn)題的根源所在。因此，提高當(dāng)前檔案管理工作水平的首要步驟，就是強(qiáng)化管理者的管理意識(shí)。首先，主管部門要做好宣傳工作，使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性以及加強(qiáng)對(duì)其管理的必要性，使管理者及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，從思想上將檔案管理工作重視起來(lái)；其次，領(lǐng)導(dǎo)干部們特別是企事業(yè)單位的黨支部書記、負(fù)責(zé)人等主要領(lǐng)導(dǎo)，一定要在檔案管理工作中做出表率，發(fā)揮出榜樣的作用，從而強(qiáng)化基層管理者的管理意識(shí)，最終在整個(gè)單位中形成一種重視檔案管理的氛圍；最后，有關(guān)的政府部門或者上級(jí)主管部門還要發(fā)揮其監(jiān)督作用，督促轄區(qū)內(nèi)每一個(gè)單位認(rèn)真做好檔案管理工作，并定期檢查，對(duì)一些管理不到位的單位給予勒令限期整改的處分，從而強(qiáng)化管理者的責(zé)任意識(shí)。

2.2加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

由上文的分析可知，管理人員的素質(zhì)高低將會(huì)直接影響到管理工作的好壞。因此，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)也是提高當(dāng)前檔案管理工作水平的重要步驟。首先是對(duì)在崗人員的在培訓(xùn)，特別是那些“兼職人員”。有關(guān)的政府部門或上級(jí)主管部門要組織這些管理人員學(xué)習(xí)專門的管理知識(shí)，使其不至于在開展管理工作時(shí)“兩眼一抹黑”；其次是加強(qiáng)對(duì)專業(yè)管理人員的引進(jìn)與配置。雖然對(duì)在崗的管理者進(jìn)行再培訓(xùn)可以解燃眉之急，卻并不是長(zhǎng)久之。而加強(qiáng)對(duì)專門管理人才的引進(jìn)才是支撐管理人才隊(duì)伍建設(shè)的首要途徑。而且，在人才隊(duì)伍建設(shè)初見(jiàn)成效之后，還要合理配置管理人才，盡量不使用“兼職”而使用“全職“管理人員；最后，鑒于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展日新月異，對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越高，這就需要管理人員定期學(xué)習(xí)新的管理方法與管理理念，以緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。

2.3.強(qiáng)化管理人員的責(zé)任心

加強(qiáng)檔案的管理工作，僅僅依靠改進(jìn)管理手段、改善管理?xiàng)l件和加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)也是不夠的。只有強(qiáng)化管理人員的責(zé)任心，才能有效杜絕管理人員不作為或者亂作為的情況。例如，單位可以制定完善的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)無(wú)責(zé)任心的管理人員進(jìn)行約束，從而提高其工作積極性。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙玉成.檔案管理要點(diǎn)探析[J].中國(guó)檔案.2010年第5期：23-26

[2]韓峰，李自強(qiáng).檔案管理工作的思考與對(duì)策[J].檔案管理.2011年第4期：26-27