高職院校檔案工作的建設與發展

[摘 要] 高職院校檔案工作的建設與發展十分重要，結合新形勢下對高職院校檔案工作以及對從事高職院校檔案工作人員要求的分析，提出構建高職院校檔案工作管理體制的科學化、高職院校檔案工作管理范疇的細分化、培養高職院校檔案工作人員的專業化等機制建議。

[關鍵詞] 高職院校； 檔案工作； 科學化； 專業化

檔案工作的建設與發展不僅對于高職院校的建設與發展十分重要，而且對于高職院校檔案工作的人員以及相關發展也是非常重要。為了適應我國教育事業的發展，規范高校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和開發利用檔案資源，教育部和國家檔案局聯合制定《中華人民共和國高等學校檔案管理辦法》.筆者將在分析《高等學校檔案管理辦法》對高職院校檔案工作以及對從事高職院校檔案工作人員要求的基礎之上，討論高職院校檔案工作的建設與發展。

一、高職院校檔案工作的基礎性以及所需明確的建設

高職院校檔案工作是高職院校教學和日常管理以及各項事業發展的重要依據及體現，也是高職院校可持續發展不可或缺的信息資源，這是高職院校檔案工作基礎性的體現。《高等學校檔案管理辦法》（下稱《辦法》）中強調了檔案工作在學校中的重要基礎性地位，進而強化各級學校對檔案工作重要性的認識，對促進高職院校檔案工作的建設與發展都具有重大作用。因此，高職院校檔案工作在新形勢下，所需明確的建設主要有以下幾個方面。

1、進一步理清高職院校檔案工作的管理體制

《高等學校檔案管理辦法》規定學校校長負責領導學校的檔案工作，并進一步明確校長的主要工作職責。一是學校校長要確保國家在宏觀層面上出臺的相關檔案管理的法律法規及方針政策的有效貫徹落實；二是根據學校檔案工作的實際情況，批準并制定學校檔案工作的相關規章制度；三是為了促進學校檔案信息化的建設能夠與學校其他各項工作保持同步發展的進程，應當在學校的整體發展規劃中明確檔案工作的地位和重要性，便于今后檔案工作的順利開展；四是重視學校檔案機構的崗位設置、人員編制、館庫建設、經費保障等方面的建設和發展，確保學校檔案機構能與學校的整體發展規模相協調；五是明確方向，做好學校檔案工作的重要獎懲和其他一些重大問題的決策。

2、明確高職院校檔案工作的管理范疇

根據《高等學校檔案管理辦法》，高職院校應當對紙質文件檔案料和電子文件檔案材料同步歸檔。歸檔范疇主要有：黨群類、行政類、教學類、學生類、出版物類、外事類，此外還有科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、財會類等，這一些范疇都必須歸于檔案工作的管理范圍。高職院校檔案工作管理范疇的明確，是新時期國家重視檔案工作基礎性的重要體現，有利于進一步加快高職院校的建設和發展，便于提高檔案工作在學校中的地位作用，對促進高職院校檔案工作的快速發展和具有積極的推動作用。

3、明確高職院校檔案機構負責人及工作人員的素質要求

隨著檔案信息化建設和管理現代化的逐漸深入，學校檔案工作的研究性和學術性日益上升，從而對高職院校檔案機構負責人的綜合素質和能力的要求也越來越高。《高等學校檔案管理辦法》在第二章第九條中明確規定：“館長、副館長和綜合檔案室主任應當具有高級以上專業技術職務任職經歷，具有開拓創新意識和精神”。由此可見，作為高職院校檔案機構的負責人，必須具備較高的專業技能，才能勝任管理與組織開展檔案工作，也只有具有創新的思維和開拓的意識，才能做好新時期檔案建設與發展工作。

其次，對高職院校檔案人員的素質要求進一步提高。檔案工作發展的關鍵在于人才，《高等學校檔案管理辦法》第十條規定：“高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員”。因此，專職檔案工作人員是高職院校檔案工作的基本力量，只有配備了相應數量和較高專業水平的專職檔案人員，才能保證高校檔案工作的正常、有序推進。同時《辦法》還對學校檔案工作人員的業務知識、文化知識以及管理技能等進行了明文規定，如檔案工作人員要熟練掌握檔案業務知識理論，具備較為寬泛的科學文化知識面，要精通現代辦公設備的使用方法，特別是當前檔案信息化水平要求日益增高，提升對現代化信息技術的研究是非常重要的業務素質。

二、高職院校檔案工作建設與發展的機制

高職院校檔案工作在教學、科研、管理育人等各項工作中發揮著直接服務的作用，不僅是高職院校工作的一個重要組成部分，而且還是高職院校辦學過程和增強辦學實力的重要財富，對高職院校的可持續發展有著非常重要的影響。因此，只有不斷完善高職院校檔案工作建設與發展的機制，才可以在新形勢下建設高職院校檔案工作的管理體制和管理范圍，不斷提高高職院校檔案工作人員的素質要求。具體體現在以下幾個方面：

1、構建高職院校檔案工作管理體制的科學化

在現行高等院校檔案工作領導體制的基礎上，《高等學校檔案管理辦法》進一步對學校檔案工作的領導體制進行了劃分，并明確規定“高校檔案工作由高等學校校長領導”，“分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作”。這一規定為高職院校檔案工作領導與管理體制的科學化提供了實施的依據和方案。眾所周知，高職院校的管理工作任務繁重復雜，校長作為學校的法定代表人不可能直接管理學校的一切工作，高職院校可以由副校長分管檔案工作，由該副校長承擔第一責任人校長的責任，并對校長負責。這樣可以使高職院校檔案機構有明確的直接負責人，而且也能夠確保《高等學校檔案管理辦法》所規定的“校長負責制”真正落實到位。當高職院校檔案工作職責納入到校長的管理職責中，就轉化成為校長應盡的義務，并相應地承擔應有的法律責任，從而構建科學化的高職院校檔案工作管理體制。

2、高職院校檔案工作管理范疇的細分化

高職院校檔案是國家檔案的重要內容，同時也是學校在建設中、發展壯大中的見證。為了加強高職院校檔案資源建設，更好地為學校中心工作服務，應該堅持集中管理為基礎，在保證學校檔案信息、資源完整、齊全的前提下，需要研究檔案網絡分級管理，進一步加快學校檔案工作的現代化、信息化建設。也即實行分級管理制度是高職院校檔案工作發展的需要。

分級管理可以采用實體分級管理和流程分級管理兩種模式，即分別以檔案實體和檔案工作流程為劃分依據，進行分范圍、分階段的管理。在實際工作中，各高職院校可以根據學校具體實際情況靈活采用。分級管理遵循國家制定頒布的檔案法規和學校制訂的有關檔案管理的規章制度，堅持在學校的統一領導下，對檔案工作集中管理，并輔助于分級管理；同時，分級管理還應堅持紙質文檔與電子文檔同步歸檔的原則，保證歸檔材料的齊全、完整、安全和利用。而針對高職院校，分級管理的機構主要由各院系、部門成立的檔案分級管理機構組成，統一管理院校所形成的檔案。因此，高職院校需要制訂出各類檔案管理辦法與細則，以及文件材料歸檔范圍及保管期限表，為各院系、部門順利開展檔案工作提供指導依據，從而更好地構建高職院校檔案工作管理范疇的細分化。

3、培養高職院校檔案工作人員的專業化

高職院校檔案工作伴隨著信息化、數字化時代的到來，已經呈現出新的發展態勢。檔案信息化己成發展的必然趨勢。高職院校檔案工作急需要檔案信息化人才以及復合型人才，同時己在崗的檔案工作人員對信息技術手段的掌握程度也在一定程度上制約著檔案管理信息化、數字化進程的快慢與否。因此，擁有專業化的檔案工作人員是高職院校檔案工作發展的關鍵。一個專業的高職院校檔案工作人員首先要具備良好的業務水平和工作能力，精通檔案工作各個業務環節的同時，還要具備一定的信息挖掘、分析材料及編研能力。特別是要學習掌握計算機等信息技術，對電子環境下產生的信息進行搜集、加工、整理，逐步提高檔案工作的現代化管理水平。其次，服務與溝通意識也是高職院校檔案工作人員不可缺少的素質。

總之，在新形勢下高職院校檔案工作應當繼續保持蓬勃向上的勢頭，為了在根本上滿足建設高水平、特色鮮明的高職院校需求，應不斷通過協同創新，適應社會發展和高等職業教育事業健康發展的需要，扎實推動新形勢的高職院校檔案工作向前發展的科學化與專業化。

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作者簡介：譚捷（1978— ），女，湖南衡陽人，講師，碩士，廣東食品藥品職業學院檔案室。研究方向：檔案管理、古代文學與中國文化。