新形勢下檔案管理工作規范化的研究

李莉

[摘 要]檔案作為歷史的原始記錄不僅可以為各領域科學研究提供最為真實可靠的資料，還可以為領導決策以及企事業單位職工考核提供依據，在各機關以及企事業單位的正常工作中具有不可或缺的作用。因此，加快新形勢下檔案管理工作規范化的進程已迫在眉睫。針對目前我國檔案管理工作中的一些問題，本文分析探討了新形勢下如何加強我國檔案管理工作的規范化和標準化，為檔案管理現代化提供一定的理論基礎。

[關鍵詞]新形勢；檔案管理；規范化

檔案具有較高的保存價值和科研價值[1]，檔案管理是一個單位不可或缺的、非常重要的工作，檔案管理方法的得當與否對科研機構、企事業單位及國家機關等的日常工作順利進行具有重要的影響[2-3]。在社會迅速發展的今天，檔案管理工作的規范化和標準化成為發展的需求。而目前我國檔案管理工作中仍具有一些亟待解決的問題，同時，傳統檔案管理理論、方法及方式已不適應社會迅猛發展的需求。因此，加快新形勢下檔案管理工作規范化的進程成為目前我國檔案管理工作的重要任務。本文針對目前我國檔案管理工作中的一些問題，分析探討了新形勢下如何加強我國檔案管理工作的規范化和標準化，為檔案管理現代化提供一定的理論基礎。

一、新形勢下檔案管理工作規范化的重要性

檔案是某一單位或者企業各種信息的積累，是單位發展過程中重要的信息來源。檔案對于一個單位來說，是一種無形的資產，可為單位的經營決策提供重要的科學的依據。隨著社會的發展，人們對檔案管理的要求也逐漸增加，檔案管理工作要和目前信息化現代化建設相一致，因此，檔案管理工作規范化可以使管理工作更標準，更有利于查找和使用，并且可收集單位發展過程中的重要信息資源，以最大程度發揮檔案的功能。

二、目前檔案管理存在的不足

長期以來，檔案管理的觀念落后，對檔案管理的重視不足，使得檔案管理人員認識不到管理工作的重要性，從而在工作中缺乏主動性、積極性、創造性，影響了檔案管理工作規范化的開展。傳統的檔案管理人員對工作缺乏熱情，重視度不足，并且從事檔案管理的人員大部分沒有經過專業學習，使得檔案管理工作的服務質量無法保證，加之檔案管理人員流動性較大，影響了檔案管理工作規范化的開展。目前的檔案管理技術較為落后，設備設施陳舊，也嚴重影響了檔案管理工作規范化的開展。

三、新形勢下檔案管理工作規范化的相關措施

根據目前檔案管理工作中存在的不足，我們應該從以下幾各方面進行檔案管理工作規范化建設：1.提高對檔案管理的重視度。企業領導應該提高對檔案管理的重視程度，領導要認識到檔案管理的價值和意義，從而擺正對檔案管理工作的態度，促進檔案管理規范化進程。2.全面普查案卷。對于一些保存時間長、無標題、標題不規范、重份、組卷混亂、缺少卷內目錄以及無查考價值的案卷進行清查，刪除無用的案卷，提高計算機錄入時的效率。3.健全檔案管理規章制度。檔案管理工作規范化需要科學嚴謹的規章制度來保障，因此，制定責任明確的管理制度，如檔案借閱保密制度、整理歸檔制度、鑒定銷毀制度、庫房管理制度等，使各級部門充分重視檔案管理制度的完善工作。將具體工作和責任分配到個人，促使檔案管理相關人員端正工作態度，為檔案管理規范化提供健全的制度保障。4.積極引進信息化技術，利用計算機進行儲存、編目、檢索、查閱檔案資料，減輕工作人員勞動強度，節省空間，提高工作效率，使得檔案案卷整齊規范，便于查找。5.將檔案分門別類，充分利用檔案原基礎。對案卷基礎較好且具備全因目錄的一些案卷，在全因目錄上直接進行分類標引，對于特殊形式的檔案則通過計算機程序將相關姓名、時間、地址等信息用案卷目錄錄入，然后獲得分類號，提高著錄速度，便于查詢。6.提高檔案管理人員的整體素質。定期對檔案管理人員進行專業知識培訓，不斷提高其業務水平，并要求檔案管理人員積極主動提升自身素質，在實踐中不斷自我總結完善，提高檔案管理的專業素質和綜合素質。

四、討論

檔案管理工作不只是將檔案進行分類和整合，對于任何一家企業單位來說，檔案都具有重要的價值，它是企事業單位發展歷程中信息資源的總集，代表著一個企業的歷史沿革，可以真實反應企業職能活動整體面貌，是企業發展的信息基礎[7]。目前我國檔案管理相關制度尚不完善，仍存在領導重視不足、檔案管理人員專業素質較低、檔案管理相關設備設施投入不足等缺點，檔案尚未充分被利用和有效的發揮其價值[8]。因此，新形勢下的檔案管理工作規范化建設勢在必行。針對目前我國檔案管理工作中的一些問題，本文分析探討了新形勢下如何加強我國檔案管理工作的規范化和標準化，為檔案管理現代化提供一定的理論基礎。新形勢下，我們要從對檔案重視度、清查原有檔案、健全檔案管理制度、提高檔案管理人員綜合素質、加大檔案管理相關設備設施的投入等方面進行檔案管理工作規范化建設，使檔案管理工作更標準，更有利于查找和使用，并且可收集單位發展過程中的重要信息資源，以最大程度發揮檔案的功能。

參考文獻：

[1]張麗敏.淺談如何實現檔案工作的規范化與標準化[J].中文信息，2013，（9）：14.

[2]楊華，鄒麗欣，梁秀雪.實現檔案工作的規范化和標準化管理應該怎樣做[J].民營科技，2013，（13）：172.

[3]周亞娟.淺談如何推進廣電行業檔案管理規范化標準化[J].黑河學刊，2014，（3）：133.