淺談水文科技檔案資料的分類和管理

[摘 要]本文主要介紹了水文單位結合自身特點，對水文科技檔案資料進行分類、歸檔。并在管理手段、方式、制度等方面進一步強化管理，使水文科技檔案真正發揮作用，為經濟社會建設做好服務。

[關鍵詞]水文；檔案；分類；管理

一、引言

科學技術檔案是指在生產、科學研究、基本建設等活動中形成的按有關規定應當歸檔保存的各種技術文件、技術標準、原始記錄、計算資料、成果、成圖、航空照片、衛星照片、磁帶、磁盤、圖紙、圖表等。它是廣大科技工作者勞動和智慧的結晶，是國家的寶貴財富，是社會主義現代化建設事業重要基礎資源，是國家檔案事業的重要組成部分。就水文而言，各項工作形成的科技檔案主要有：測繪、水文業務成果、水文技術咨詢成果等。

二、水文科技檔案的建立

要建立和利用好本單位的水文科技檔案，首先各級領導應提高認識，高度重視。建立好科學技術檔案是單位信息資源規范化管理的需要，是為了更好的開發利用水文信息資源以服務社會主義經濟建設的需要，也是開展本行業工作不可或缺的一項重要內容。其次，要把水文科技檔案建立與開發并舉。水文科技檔案開發是按照一定的原則和要求，通過科學的方法，研究開發科技檔案中存貯的科技信息，實現科技檔案的有效利用的一項工作[1]。其實質是把科學技術檔案事業服務于國家和社會的需求。第三，按法規、規范建立科學技術檔案。關鍵是對科學技術檔案進行科學的分類歸檔，建立適合本單位的檔案管理方式。

（一）加工、存貯水文科學技術檔案資料信息，組織編制各種目錄和建立數據庫

在科學技術檔案實體整理的基礎上，對科學技術檔案存貯資料中的各種科技信息作進一步的加工和存貯，以便組織編制各種科學技術檔案目錄和建立數據庫，使本單位人員和其他利用者準確地檢索出所需要的信息，從而達到有效地開發利用科學技術檔案資料的目的。這樣為科學技術檔案資料的開發利用準備好必要的條件，這也是一項檔案業務基礎建設工作。同時運用現代化的科技手段，建立數字化成果圖、光盤、電子存檔，并實現單位局域網的科學管理。

（二）水文科學技術檔案資料的加工分類

從水文科學技術生產和經營的實際情況出發，按科學技術檔案資料的形成，將相對分散的不系統的科學技術檔案資料信息，通過加工分類，形成相對集中的、系統的各種專題和各種形式的科學技術檔案資料。本單位的科學技術資料分為三大類若干項：如6.1業務檔案（分二類科目若干項：6.1.1水文整編底稿，6.1.2地下水資料…），6.2報告類（分二類科目若干項：6.2.1防洪影響評價報告，6.2.2入河排污口設置論證報告，6.2.3水資源調查評價論證報告，6.2.4水功能區調整方案論證報告，6.2.5水土保持方案論證報告，6.2.6水文分析計算論證報告，6.2.7水文測驗技術論證報告，6.2.8水平衡測試論證報告，6.2.9河勢分折論證報告，6.2.10水土保持監測論證報告，6.2.11采砂可行性論證報告…等）。6.3測繪類（分二類科目若干項：6.3.1陸上地形測量，6.3.2水下地形測量，6.3.3河道地形測量，6.3.4地籍測量，6.3.5放樣測量等）。分類方式編制是從本單位的實際出發，滿足利用者的需要。

三、建立水文科學技術檔案新型管理模式

測繪資料、水文業務成果資料是生產過程的直接記錄，水文科研成果是水文為國民經濟建設提供的技術咨詢服務。它們都是具有使用價值的成果。這些記錄、成果是進行規劃和經濟建設決策的重要依據，結合水文資料特點，按照測繪、國家及省水文法規（公開使用、公開出版）和不公開（內部使用、保密）的性質、和檔案法的有關規定進行管理。

首先在管理手段、管理方式上下功夫。各個部門都承擔了不少測繪、水文業務任務，積累了大量測繪、水文資料、水文科技咨詢成果。隨著社會對水文需求和資金投入、儀器設備的更新，水文各類檔案資料都發生了很大的變化，水文檔案管理方式和手段也發生了很大的變化，從以前的紙質圖形資料存檔轉變為計算機管理的電子存檔[2]，在紙質存檔的同時，運用現代化的科技管理手段，全面實現數字化成果管理，建立數字化測繪成果、水文成果、水文科研檔案資料管理制度，實現單位局域網的科學管理，及時、準確、安全、方便地提供檔案資源，從而使管理方式和管理手段發生質的飛躍。其次，在思想觀念上適時轉變。樹立以服務水利、社會經濟建設、民生為中心的思想，管理好測繪、水文業務、水文科技咨詢檔案，強化資料信息的服務功能，從過去的只注重資料接收、存檔向現在的物理存檔和開發利用并舉，把測繪、水文業務、水文科研成果面向社會，更好地為經濟建設服務。再次是在管理制度上下功夫。各部門要按照統一管理科學技術檔案的基本要求，建立、健全有關工作制度，保證測繪、水文業務、水文科技咨詢成果檔案的完整、準確、系統、安全和有效的利用。單位負責人和職能科室要督促各有關部門做好測繪、水文業務、水文科技咨詢科技檔案資料的形成、積累、整理和歸檔工作，按時向職能部門報送測繪、水文業務、水文科技咨詢檔案資料的有關統計報表，按規定向市政府和有關部門提供優質的水文服務，形成“強化收集、深化整理、細化檢索、拓展利用”的共識，達到簡便、高效、科學地建立和使用測繪、水文業務、水文科技咨詢等科技檔案的目的。此外，要組織檔案資料管理人員參加業務培訓，提高他們的業務知識和管理水平，制定科學技術檔案的保密、外借、查詢、銷毀等制度，使科學技術檔案的管理工作制度化、標準化、現代化。

四、結束語

只有科學合理的分類歸檔和現代化管理手段，建立滿足實際生產需要的水文科技檔案檢索，滿足檔案資源的行業和社會需求，促進檔案的建立和開發利用有機結合，才能充分發揮檔案工作的核心作用，使水文檔案的價值切實轉化為社會財富。

參考文獻：

[1]劉東斌.檔案利用和檔案價值的反思[J].檔案管理.2004（01）

[2]苗李蒙，梁娟娟，惠存，張力.電子檔案在檔案管理中的重要性[J].電子技術與軟件工程.2014（09）

作者簡介：姜春芳（1961-），女，江蘇鎮江人，江蘇省水文水資源勘測局鎮江分局館員。主要從事水文檔案管理、檔案信息開發利用等方面的研究工作。