高校檔案收集工作存在的問題及解決對策

張小英

[摘 要]檔案資料作為全面、準確反應高校工作面貌和特點的第一手參考資料，在高校的管理和發展中有著極為重要的地位，但是在當下的高校檔案管理工作中由于檔案收集工作的瑣碎性和長期性，導致檔案的收集工作進度與學校的管理工作進度嚴重脫節，檔案收集工作的落后已經開始對高校管理工作的其他環節產生影響，本文將從高校檔案管理的角度出發，結合檔案管理工作中的實際，對高校檔案收集工作存在的問題及解決對策進行深入的研究和探討。

[關鍵詞]高校檔案；收集工作；問題及對策

前言

高校檔案是反應學校運行狀況的重要參考資料，是高校決策者進行領導決策的基礎，是對學校的行政管理、教學科研、維護師生利益、編史修志等各方面都有促進作用的，而檔案收集就是把大量散落在高校教學、管理活動各個環節中的檔案資料收集起來，并按照檔案管理的規則進行統一管理，這一環節是高校檔案工作開展的基礎。

一、高校檔案收集存在的問題

（一）收集效率低

收集效率低，最重要的表現就是檔案信息收集的不全面，在高校的檔案收集工作中，檔案收集的范圍是極為廣泛的，包括學校教學檔案、學生學籍檔案、教師檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案等都是檔案收集的對象，可以說在高校內部所有有關于高校的活動和活動形式都是檔案收集的范疇，在檔案管理過程中因為檔案管理部門被定位為一個服務部門，所以檔案管理部門主導的檔案管理工作得不到高校其他部門的積極配合。在高校的這些相應的職能部門中，檔案管理意識薄弱，在本部門的工作中沒有意識到檔案的重要性，造成一些重要檔案的遺失，職能部門對檔案資料的地位也比較模糊，對一些沒有文號的非文件性質的材料形成和積累不夠重視，使高校的檔案管理缺乏有效的檔案內容支持。

同時檔案收集的效率低下還表現在收集時間的拖延，高校的檔案管理工作一般都會在次年的6月底完成，在這之前各個部門和個人的檔案資料都應該整理完畢，建成歸檔，但是在高校的檔案管理工作中總有部門和個人以各種原因拖延移交日期，嚴重影響了檔案后續的整理管理工作進度。

（二）不重視電子文件的收集

隨著我國經濟建設水平的不斷提高和計算機信息網絡技術的推廣普及，在檔案管理領域，電子信息技術得到了大量的應用，但是在高校的檔案管理中，因為高校本身的體制形式的限制，電子文件數量和質量都還處在一個稚嫩的時期，所以在高校的檔案管理工作中，還是以紙質的檔案管理為主，這樣的檔案管理形式在高校的內部運行尚可，但是當高校的檔案管理工作面對社會經濟的影響時，電子文件收集能力的缺陷就會顯現出來，例如在基建檔案的管理中，現代基建企業在運行的過程中，形成的項目論證、可行性研究等設計施工圖都是以電子文檔的形式呈現的，高校的檔案管理工作面對這樣的電子文檔，因為電子文檔收集管理的能力的缺失，必然會手足無措，影響檔案管理工作的正常進行。

（三）歸檔材料不規范

在檔案材料的收集過程中，檔案資料的不完整是一個重要問題，主要表現在三個方面，首先、是檔案內容的殘缺不全，比如歸檔的檔案材料缺頁少附件；發文沒有底稿，成文日期不明確；請示沒有批復或批示結果，這一系列的檔案內容的殘缺都會導致檔案的收集管理工作的困難。其次、是檔案書寫材料的損壞，在過去的檔案管理工作中因為管理的不完善和檔案儲存設施的落后，導致一些檔案資料出現不同程度的損壞，這給檔案的下一步管理工作造成了較大的困難。第三、檔案內容打印、書寫的不規范，一些職能部門在檔案的統計工作中因為工作做得不細致，在檔案內容上能看到明顯的自相矛盾的問題，在檔案的書寫上存在嚴重的涂改現象，這些都會檔案管理的本身作用產生嚴重的影響。

二、存在問題原因分析

（一）檔案意識薄弱

在高校的檔案管理工作中，無論是在職能部門的檔案資料統計活動，還是檔案資料的形成管理過程，檔案收集存在的問題主要還是人的問題，因為在檔案管理工作中人是第一位的、是有主動性的，所以檔案管理意識的缺失和薄弱，是導致檔案管理工作效率低下的主要原因[1]。

（二）檔案規章制度難落實

在高校的檔案管理工作中，管理主體檔案管理部門在檔案的收集管理活動中，沒有相應的管理權力，對高校的職能部門沒有直接檔案管理指導的能力，在檔案管理中高校也缺乏相應的檔案管理規則，導致了檔案管理部門在檔案管理中既沒有權力，也沒有能夠約束高校職能部門的規定可以依靠，無法高效快速的完成檔案信息的收集過程，檔案管理成為一種管理主體和職能部門的“踢皮球活動”，嚴重的影響了檔案管理的效率和質量[2]。

（三）文書處理與檔案管理分離

文書處理工作與檔案管理工作是高校檔案管理的出發點和終止點，在高校的檔案管理中這二者本應該親密合作，但是在當下的高校運行模式中由于文秘和檔案管理分屬不同的部門，為了高校的管理方便這兩個部門一直處于分離的狀態，這就給檔案的管理工作造成了極大的困難，在文書的處理中往往會因為一些原因導致一個文書中包含多個事件，或者針對一個事件有多個相似文書的現象，造成了檔案管理工作存在大量的重復現象，降低了檔案管理效率。而且在文檔格式的轉換過程中，因為辦公系統和檔案管理系統的不統一，導致了電子文檔的直接歸檔困難重重，很多高校都采用先將辦公文檔打印下來，再用檔案管理系統進行掃描的方式實現歸檔，這樣一個復雜的環節導致了檔案管理工作工作量的極大增加，降低了檔案管理的效率[3]。

三、改進檔案收集工作的對策

（一）加強學校檔案工作的領導，提高教職工檔案意識

檔案收集工作是一個主觀性很強的工作，所以在檔案的管理工作中，一定要加強學校對檔案管理工作的支持，必要時要由高校領導親自負責督導檔案管理工作，將檔案管理工作的進度作為議題安排在高校的日常管理會議中，由學校的主要領導主持，讓高校各個部門的部門領導意識到檔案管理的重要性，在各自部門的檔案管理中端正態度，真正樹立檔案管理的正確意識[4]。

通過各種渠道和各種形式向教職員工宣傳檔案和檔案工作的重要性，讓高校教職工充分的意識到檔案管理工作對高校、對自身發展的積極作用，讓高校教職工了解檔案管理、理解檔案管理工作，支持檔案管理工作，真正將檔案管理工作結合落實到自身的工作中，在個職能部門進行文職人員的檔案管理意識和管理能力的培養，切實在檔案收集工作的第一線，加強檔案管理的規范性。

（二）健全檔案規則，引入督查催辦制度

提高高校職能部門的檔案管理意識不能僅靠宣傳工作，還需要有嚴格的規章制度對來對檔案管理工作進行支持保障，這些規章制度不光要對檔案管理的主體檔案管理部門的工作進行規范，同時也要對檔案管理的一線，各個職能部門的文件處理體系進行規范，要求其在日常的工作中對工作產生的檔案、文件進行合乎規則的妥善處理，嚴格按照規定進行檔案的收集和歸檔，從而讓檔案材料的收集工作有章可循、有法可依，步入制度化、規范化的管理軌道[5]。

督查催辦是一種從高校管理全局出發的，檔案收集工作的催辦機制，在檔案管理工作中，因為檔案管理的特殊機制，一旦檔案的收集工作沒有全部完成，就沒有辦法進行下一步的檔案管理工作，那么之前爭取到的檔案管理時間就全部浪費了，所以在檔案管理工作中各職能部門的歸檔速度是關鍵，不能因為一個部門歸檔的失誤，造成整個檔案管理工作的拖延，所以必要情況下由高校的管理部門進行掛牌督辦也是切實可行的[6]。

（三）采取多種收集方式

在檔案收集的工作實踐中，將集中統一收集與日常收集結合起來，集中收集主要針對高校各部門在年初的重要文檔統一歸檔中應用，在這一檔案管理形式中，檔案管理部門對各個職能部門的系統材料進行統一的收集和整理。但是在日常的檔案收集工作中檔案管理部門，是不適宜這樣等著職能部門上門送檔案材料的，應該積極主動的對高校內部發生的重要事件和事件的相關檔案資料進行跟進式的收集，讓檔案管理部門本身成為一個檔案收集管理的智能分析主體，從高校管理和發展的角度出發，去主動搜尋并要求相關的職能部門提供相應的檔案資料，而不是在檔案館等著職能部門來送檔案材料，職能部門送什么檔案材料就接收什么檔案材料[7]。

四、結論

高校的檔案材料是高校運行狀態的重要表現，是高校管理工作進行的重要參考資料，所以在高校的檔案管理工作中，檔案管理部門要堅持科學的檔案管理理念的指導，在檔案管理工作中要堅持科學管理方法的應用，將高校的檔案管理工作落到實處，讓高校檔案管理工作的作用真正發揮出來，促進高校管理的進步，見證高校管理的發展。

參考資料：

[1]王煥.我國檔案宣傳工作存在的問題及對策研究[D].安徽大學，2011.

[2]李玲.論高校畢業生人事檔案管理存在的問題及解決對策[D].安徽大學，2012.