淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

于海鳳

摘 要：事業單位的順利發展在很大程度上取決于檔案管理部門的支持，可見檔案管理工作在事業單位發展道路上的重要作用。隨著時代變遷，信息在社會發展中的需求量逐漸增加，正因如此，事業單位的檔案管理工作難度越來越大。為了應對社會信息化帶來的挑戰，事業單位要建立完整的檔案管理機制，引入先進的檔案管理理念，同時要求檔案管理者具備專業的檔案管理技術以及超常的毅力和耐心。本文主要以事業單位檔案管理工作為研究點，根據檔案管理部門的實際情況，著力分析事業單位檔案管理的發展現狀以及管理對策。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀；對策

在事業單位檔案中儲存著大量重要信息，與事業單位的工作發展有著千絲萬縷的聯系。如單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄等，檔案管理工作一旦疏漏，就會發生一些數據泄露、個人隱私被侵犯等嚴重后果。所以，檔案管理對于事業單位來講絕對是至關重要的，需要事業單位以及檔案管理工作人員對該工作加以高度重視。但是實際上，情況卻不盡如人意。由于再完美的檔案管理工作也不能給事業單位帶來任何實質上的效益，所以大部分事業單位的領導者也存在輕視檔案管理工作的現象，這種消極態度也會影響到下級員工，包括檔案管理工作的直接實施者—— 檔案管理人員。許多檔案管理人員還沒有認識到檔案管理工作對事業單位的重要意義，將檔案管理工作單純的看成一份對檔案文件進行整理與保管的工作，再加上受上級領導的消極態度影響，檔案管理人員很難對工作付出努力，導致檔案管理工作始終處于一種得過且過的狀態，員工們不能按時進行相關檔案記錄工作，拖延工作時間，最后越積越多，只能一帶而過，致使檔案不完整，影響他人查閱檔案的查閱效果。

大部分檔案管理部門仍舊以賬目記錄、書本記載為主要方法，以傳統的檔案管理模式低效運營著。隨著科技的進步與信息化時代的發展，傳統的檔案管理模式無法將如此巨大的信息量快捷、有效地存入檔案庫中。同時，由于事業單位的領導者對檔案管理工作不夠重視，不能及時更換檔案管理工作需要的新設備，很大程度上限制了檔案管理員的檔案數據記錄速度以及檔案查閱的效率。

檔案管理工作看似容易，但實際工作中高效的檔案管理工作是基于專業的檔案管理知識和不凡的職業素養。但是大多數檔案管理部門都認為這項工作非常簡單，只要工作態度端正一些、工作效率高一些就可以完成的很好，致使大部分員工對專業知識的研究、職業素養的培養方面都遠遠達不到信息化檔案管理工作標準。實際工作中，一些員工缺乏專業知識，沒能掌握專業的檔案管理技術，甚至不能很好地完成一些基礎工作項目，致使檔案管理工作效率低下，工作業績也不盡如人意；還有一些員工缺乏職業素養，_[作穩定性差，以至于出現員工突然辭職甚至是檔案數據泄露的現象，對事業單位來講是一個不小的安全隱患。

根據當前事業單位檔案管理的現狀，事業單位領導者應完善檔案管理工作，著重抓好針對檔案管理工作現狀的以下幾點對策：

1 提高員工對檔案管理工作的理解認識、專業知識與職業素養

我國政府曾經頒布了一些與檔案管理相關的法律法規，例如《檔案法》、《檔案管理法》等，目的就是為了讓各事業單位對檔案管理工作重視起來。但實際情況卻不盡如人意，為了改善現狀，各事業單位領導者應鼓勵檔案管理員工努力學習相關法律法規和專業知識，使其具備足夠的專業能力完成檔案管理]二作；加大對檔案管理工作的宣傳力度，通過宣傳教育提高檔案管理人員職業素養，保證檔案管理工作能夠安全、穩定地進行。同時，檔案管理人員在加強專業知識與職業素養的過程中，會越來越重視檔案管理工作，發現其在事業單位發展道路上的重要意義，進一步深化檔案管理人員對檔案和檔案管理的理解與認識。

2 建立新型檔案管理模式，加大資金投入

由于傳統的檔案管理模式不再適用于信息化時代，需要運行新型信息化檔案管理模式來代替傳統模式完成檔案管理工作。計算機作為社會信息化的主要工具，使其逐漸成為新型檔案管理模式的重要角色。合理運用相關記錄軟件可以有效幫助檔案管理人員將檔案數據快捷、有序、完整地錄入電腦檔案庫中。檔案管理人員可以建立一個檔案查閱網，再把數據上傳至該網站，供人查閱，不管是從檔案管理人員角度還是從查閱人員角度上來看，都節省了大量精力和時間。同時，檔案管理人員還要重視網絡安全，加強防范計算機病毒的侵入，避免檔案信息被非檔案擁有者盜取。另一方面，運行新的檔案管理模式需要置辦優越的辦公環境以及大量先進設備引進，巨額花銷自然少不了，而一些區域的經濟條件并不理想。這時，檔案管理部門可以向地方政府申請資金補助，利用這些資金購進新的相關檔案管理設備，并且置辦優越的檔案管理辦公環境，有助于新型管理模式的運行和檔案管理工作的完善。

3 全面開發檔案信息資源

從開發檔案管理信息資源的角度上來講，首要任務就是根據傳統檔案管理理念做出管理方法上的優化，關鍵在于樹立端正積極的檔案管理工作理念，加強事業單位檔案信息資源的開發在檔案管理工作中的重視程度，進而在保證檔案管理價值的前提下發揮檔案信息資源的重要作用。另一方面，在優化檔案管理的過程中，應體現出事業單位的主動性與自覺性，根據各事業單位的實際情況，為事業單位管理層提供必要的參考依據進行決策。同時，事業單位可以通過網絡途徑進行傳播，宣傳事業單位面向社會的服務政策，改善民生的同時為事業單位樹立優良公眾形象，從而營造出有利于檔案管理工作發展的社會環境。

總之，檔案管理工作是一項日常工作，也是事業單位工作的重點，具有較強的持久性，需要事業單位領導者和檔案管理人員具備超常的毅力與耐心。針對當前事業單位檔案管理工作的現狀，如何抓住根源問題，進而完善檔案管理工作方法上缺失與不足，已成為當下事業單位工作人員重視的問題。在檔案管理工作過程中，事業單位領導層應摒棄原來對檔案管理工作的輕視看法，加強對檔案管理的重視程度，從而樹立正確的檔案管理理念，加強工作效率。同時，檔案管理部門的工作人員也要不斷進行專業知識的學習，提高自身的基礎業務水平，培養出不凡的職業素養。最重要的是，事業單位領導層與檔案管理部門要加強溝通、交流，互相提出建議，在二者共同努力下，從本質上提升檔案管理水平，促進事業單位的順利發展。

參考文獻

[1]王協舟，張玉香.圖書情報與檔案管理研究生人才需求與創新能力培養研究綜述[J].檔案學研究，2012（2）83—88.

[2]劉蓓、劉江霞.淺談檔案管理的發展趨勢——檔案管理的信息化[J].價值工程.2012，31（4）327.

[3]林麗.淺談事業單位檔案管理現狀與優化對策[J].行政管理，2013 （6）.

[4]蔡躍江、楊丹.高校人力資源檔案管理的作用績效、動力來源與建設策略[J].檔案學研究.2012（2）.39—42.