辦公自動化對檔案管理互動效應的實踐研究

黃慶容

摘 要：近年來隨著信息化技術的快速發展，我國的各個企業在辦公上已經逐漸向自動化方向發展。自動化辦公指的是在具體的工作中應用計算機等先進的技術和設備進行辦公，以此來提升工作的質量和效率。在檔案管理工作中也是如此，如果能積極的將辦公自動化融入到檔案管理中，將對檔案管理工作起到重要的作用，提升檔案管理的質量。本文主要對辦公自動化對檔案管理互動效應進行了分析和研究，希望為我國企事業單位的檔案管理工作提供有益的幫助。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；互動效應；實踐研究

辦公室自動化是當前社會對辦公方式的一種改革，它給傳統的辦公帶來了一定的沖擊，并對檔案管理產生了巨大的影響。將辦公自動化滲透到檔案管理中，勢必會產生自動化與檔案管理之間的互動，辦公自動化不僅為檔案管理提供了良好的環境，同時也為管理工作奠定了穩定的基礎。下面將對辦公自動化對檔案管理互動效應的實踐研究進行詳細的分析。

1 辦公自動化與檔案管理之間的關系

隨著知識經濟的快速發展，當前知識管理已經成為了企業管理中的重要部分。而辦公自動化的發展，使得檔案管理工作在知識和生成方式等方面產生了變化。檔案管理工作本身有著管理信息知識的重要作用，作為管理人員不僅要對檔案本身進行詳細的分析，同時還應重視起信息網絡的分析和研究。這些都說明了檔案管理與信息自動化之間存在著密切的關系。辦公自動化主要是利用計算機技術來對日常的工作進行處理，已達到提升檔案管理的質量和效率的目的。在檔案管理中應用自動化技術不僅有效的改變了信息傳遞和檢索的方式，同時也對檔案管理的智能化提升起到了重要的作用。在社會的不斷發展下，傳統的檔案管理方式顯然已經無法適應快速變化的社會，對此一定要積極的與現代化技術相結合，利用計算機技術來促使檔案管理工作得到健康發展。

2 辦公自動化特點

（一）不受環境限制

在傳統的檔案管理工作中，規定工作內容基本上只能在上班時間內進行操作，而通過網絡管理方式則不會過多的受到時間限制，工作人員能夠隨時進行辦公。傳統管理工作中，工作環境主要是由工作人員、辦公用具等在特定的場合內組成，而在網絡管理中特定的辦公場所和用具將會全部消失，取而代之的是計算機和工作臺。管理工作人員與其他部門之間可以在除特定地點之外進行辦公，工作限制性明顯減少。

（二）材料的形成和傳遞方式有所改變

傳統的文書處理過程中主要是通過報告和審批等形式來進行材料的審核，導致材料的正常實施要經歷很長的一段時間。但采取了網絡管理之后，通過網絡能將各個部門的信息和文書資料等進行管理和傳輸，有效的節省了文件審閱的過程。同時，網絡管理能將各個部門之間的文件格式進行統一，有效地解決了個人因素差異而造成的標準不一問題，同時能使材料的質量得到更加科學的管理和控制。此外，在材料的時效性上得到了一定的提升，使材料的利用者能及時的得到有效材料，減少工作中時間浪費。

（三）網絡管理“雙向”模式

所謂雙向模式指的是在網絡管理中能進行雙向的信息接收、利用和交流。在網絡環境下，信息的利用者能在及時的發現材料的合理性和科學性，并能根據材料提出一定的要求，已達到滿足自身需求的目的。其次，工作人員能利用網絡來了解信息使用者的真實需求，及時的對材料內容進行調整，以便于能適應利用者的需要。在日常的管理中，管理人員不及能與信息使用者進行交流，甚至可以進行直接的對話，使信息的使用效果得到了明顯的提升。

（四）協作性特點

網絡管理與傳統的管理模式相比較在地域上有著一定的不同，事實上是地域被無限的放大了。在傳統的模式中，管理工作只能被限制在辦公室當中，而網絡管理則通過互聯網的方式將管理各個層面連接在了一起。在進行管理的過程中，各個部門不用受到地理位置的限制，而可以直接的進行溝通，使得工作的效率得到了有效的提升，形成了團體性的工作結構。

（五）提升管理效益

通過網絡管理的方式一方面能為信息的決策者提供更多的有利決策方式。主要的優點在于不會因為一部分事物的疏忽而干擾到整體的工作方案，使得決策更加具體化、科學化。另一方面，網絡管理能有效的提升辦公的效益。在現代化設備的運行下，網絡辦公的速度得到了有效的提升，能自動的進行相應工作處理。這種方式有效的減少了工作人員的工作量，同時對工作的整體效益提升起到了重要的推動作用。

3 辦公自動化對檔案管理互動效應分析

（一）促進相關部門落實立卷制度

在檔案的管理工作中，部門立卷一直是十分值得研究的話題，但當前我國企事業單位中仍然存在著以檔案室代替立卷的現象，部分單位在一年之中，分幾次將零散的文件送到檔案室當中去，以此來代替立卷。同時，檔案室的管理人員很多并不十分了解部門的具體工作，無法保證材料的真實性和完整性，這對案卷的質量將造成嚴重的影響。但將辦公室自動化與檔案管理之間進行聯網，管理人員可以直接將文件內容輸入到計算機當中去，檔案室的工作人員只需要通過密碼輸入的方式就能進行相關的資料查閱，而其他部門由于沒有權限則不能進行資料的審閱。這種方式一方面能使材料的保密性得到提升，另一方面也能促使相應的立卷制度得到有效的落實。

（二）有利于檔案的完整

將辦公室自動化與檔案管理之間進行聯網，一方面能檔案管理與文件的處理工作之間相結合，保證檔案文件和收發文件能及時的錄入到計算機當中去，這將對日后的資料查閱提供有益的幫助，同時也能為文檔的組卷編目奠定穩定的基礎。另一方面，通過辦公室自動化系統能將文書的辦公效率得到明顯的上升，減少文件中的漏洞問題出現，這對檔案資料的完整性將起到重要的保障作用。

（三）提升組卷編目的質量

檔案管理與辦公室自動化聯網主要是向立卷部門所提供的，而受益也是檔案室的傳統管理方式所無法達到的。立卷部門利用辦公室自動化，只需要將平時部門當中使用的檔案資料及時的輸入到電腦當中即可，然后由工作人員進行專業的程序處理，幫助檔案生成相應的立卷和編目。通過辦公自動化方式能有效的緩解工作人員的日常勞動量，同時又能在組卷編目的質量上使其得到更好的控制。

（四）統一立卷的分類

在傳統的管理方式中會存在由于人為的因素而造成的檔案分類不同的情況。而將辦公室自動化與檔案管理之間進行聯網，能有效地解決這種問題的出現，同時能幫助立卷人員對檔案進行清楚的分類。同時，能對一些出現問題或者不合格的檔案進行相應的調整，有效的避免了由于退卷而造成的人工浪費和時間浪費情況，保證了檔案的質量。

4 辦公室自動化與檔案管理的聯網功能

當前我國在檔案管理上仍然處于一個較為封閉的狀態中，檔案管理仍然會收到保存與接收等方面的限制，無論是效率還是管理的服務都比較差。同時在日常的文書工作處理上無法估計到信息文件的開發，也不能將檔案積極的進行利用。而將辦公室自動化與檔案管理聯網之后，文書的管理和信息資料等都得到了有效整合，在對文件進行登記的過程中，同時能夠實現文檔增設，這對文檔著錄工作量的減少以及重復性輸入工作量的減少將起到重要的作用。其次，能促使檔案室的管理對象逐漸向多元化方向發展。也就是從單一的檔案接收和保存逐步向信息二次開發的方向發展，并且能夠通過計算機將進行過加工之后的文獻提供給信息的使用者和各個用戶單位。例如基礎的數據庫和人員數據庫等信息內容聯網，將對檔案管理工作起到重要的影響。

5 辦公自動化下檔案管理的方式

（一）積極完善管理制度

現代辦公室自動化形式環境下的檔案管理工作與傳統的檔案管理有所不同，因此在制度上也應與時俱進積極的做出改革和完善，以此來提升檔案管理的規范性。對此，檔案管理工作人員應積極的對辦公室自動化理論知識和實踐進行研究，并將傳統的管理制度與現代化的管理模式相結合，構建出全新的管理制度，提升檔案管理工作的整體質量和效率。

（二）保證檔案信息安全

在自動化檔案管理中最為重要的內容就是要保證檔案信息的安全性。因此，作為檔案管理者一定要加強在網絡系統和安全軟件上的研究，避免由于計算機系統故障而引起的信息缺失現象或者丟失等現象。此外，應不斷地完善電子檔案維護工作，特別是一些內容特殊的檔案，一定要利用先進的軟件設備來進行維護，使之在內容的安全性以及準確性上得到保障。

（三）積極創新管理模式

隨著網絡信息技術的不斷發展，在檔案的管理形式和管理手段上都發生了一定的變化，在當前的社會背景下要想推動檔案管理質量不斷上升，就應重視起管理模式的創新。在辦公室自動化形式下的檔案管理工作，一定要與企事業單位原有的工作模式相結合，并在原有基礎上進行相應的創新。這樣才能形成更加具有特點的電子管理模式，對檔案管理的效率和質量提升將起到重要的作用。

6 結語

在現代社會中信息技術得到了高速發展，辦公自動化已經逐步的被應用與社會各個行業當中去，并起到了一定的作用。在現代檔案管理工作中，積極的與辦公自動化相結合，一方面能有效提升檔案管理工作的時效性，提升管理的效率。另一方面對檔案管理的質量提升促進企事業單位健康發展也有著重要的意義。雖然當前檔案管理自動化發展仍然處于初級階段，但只要工作人員能不斷進行實踐研究，就一定能促使檔案管理更好地發展。

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