“診治報賬難”之疾 再造報賬流程

劉曉玲

摘 要：伴隨著高校規模的擴大，經費逐年增加，每年10月到次年2月財務處出現報賬擁擠排長隊的現象，給財務人員造成很大精神負擔，嚴重影響了財務工作效率，也增加了師生員工到財務報賬的時間成本。文章結合自身工作實際，指出目前高校報賬中存在的問題，探討高校報賬流程新思路，提高高校財務管理水平。

關鍵詞：財務報賬流程 高校 分級分批

中圖分類號：F234.3 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2014）12-122-02

隨著國家經濟飛速發展，高校會計外部環境和內部環境發生了較大變化，伴隨著高校規模的擴大，經費逐年增加，財務報賬流程也應該適應新形勢下的新要求。目前高校會計制度實行大支出，大收入原則，高校實行資金統一管理，集中報賬。如果不在報賬流程上下功夫，師生員工報賬肯定排長隊，即使會計人員付出再多辛勤地勞動，也無法從根本上解決師生員工報賬難的問題。為了提高高校財務管理水平，為了適應高校財務環境變化下的新要求，構建高校報賬新流程是非常重要的。

一、高校財務流程應用實踐存在的問題

所謂財務報賬指的是經辦人員依據真實、合法的經濟業務活動取得稅務部門或財務部門監制的票據等據以填制規范的封面，并取得審批人簽字后，憑此到財務部門辦理報賬手續的行為。為什么師生員工覺得報賬難呢？有以下幾方面的原因：

（一）領導不重視財務報賬

領導不重視財務報賬，部分領導有報賬人員就是做個會計憑證、技術含量不高等思想，首先從人員設置上就在歧視報賬人員，報賬的人員配置是學歷最低、年齡最大的；其次是報賬人員頻繁換崗；再次是新分來的研究生、本科生不進行會計基礎工作訓練，直接進入會計管理崗位。對核算一線人員缺乏有效激勵政策，不考慮每個核算人員個人發展空間、發展前途，一線人員評職稱要受到種種限制。領導脫離群眾，管理核算的領導和大家每年見兩三次面，大家的疾苦、思想動態他不了解。

報賬崗位設置越來越少，工作量越來越大（經費越來越多），一線報賬人員大腦長期處于高度集中、緊張的狀態之下，長期保持一種高強度的腦力勞動，使得報賬人員越來越感覺力不從心，身心疲憊，進而影響工作。

（二）高校會計制度和高校管理模式的限制

《高等學校會計制度》規定，高校實行“統一領導，集中管理”的財務體制和財務制度，這使得老師和學生每花一分錢都要到財務處來，對于規模在4～5萬人的高校來說，集中報賬顯然有些不適應當前經濟發展需要，有限的報賬場地、有限的報賬人員、有限的報賬時間使來報賬人員排隊擁擠，使報賬業務繁忙，直接影響了報賬人員的情緒，間接影響了財務人員核算的質量和效率，也影響了財務部門服務窗口的形象。

（三）高校年終用款余額注銷制度給國撥資金核算造成很大壓力

高等學校國撥資金有教育撥款、科研撥款、“985”項目、“211”工程撥款、修購專項、重點實驗室建設資金撥款等。

首先，基建項目、“985”專項、“211”工程專項、修購專項實行政府采購、招標驗收，各部門嚴格把關，使大量的專項經費很難花完用完。其次，國撥基建項目、“985”“211”工程項目，重點實驗室建設資金中有些自制設備需要較長時間研制，年終形成大量負債，沒有真正意義上的支出，致使國撥資金結余加大。年終用款余額注銷使國撥資金的經費存在突擊花錢的現象。由于年底賬戶余額要收回，財務處催促項目組花錢，這就存在項目進程、項目完成質量問題。從財務角度上看，發生了許多虛假不真實的經濟業務，給國家資金造成很大浪費。每年10月到次年2月財務處出現報賬擁擠排長隊的現象，給核算人員造成很大精神負擔，也增加了師生員工財務報賬的時間成本。

（四）現有的會計核算報賬流程根本上已經不適應當前高校經濟發展需要

大學性質和大學財務工作的主要任務是要對教育撥款和科研撥款進行核算，其次是對其他經費撥款進行核算。日常現金流和報賬憑證處理數量越來越大，再加上日常核算人員配置越來越少。

1.計報賬崗位設置較少，增加了師生員工財務報賬的時間成本。財務內部部門設置過多，部門分工不均，部分科室長期工作閑置，面對整個學校范圍的資金核算報銷，就會產生等待問題，（有的老師為了節約時間，報賬要帶兩名學生，老師在排報銷隊，一名學生排復核隊，一名學生排取錢隊）雖然各崗位會計人員付出了辛勤勞動；雖然財務處對會計人員強調服務意識，甚至提倡微笑服務，但卻收效甚微，教職工因為等待時間過長，抱怨較多；我們盡管實行了部分崗位打通報銷，取消核算柜臺不同人員分管不同部門的權限，將原來由不同會計人員管理不同學院單位或者不同經費的會計核算工作進行整合、歸并，已形成同質性單位，設置統一的會計核算報銷操作規程，利用信息共享平臺，使辦事人員在任何一個柜臺都可以辦理清款報賬事宜；雖然做了一系列報賬改革事項；雖然對會計人員提倡通才代替專才，實行一站式服務的改革，也沒從根本解決報賬擁擠現象。

報賬崗位設置越來越少，工作量越來越大（經費越來越多）；報賬環境及其惡劣，報賬屋內擠滿了人，屋內四面都是墻，人在屋內焦急的等待著報銷、審核、領錢，一線報賬人員長期大腦處于高度集中、緊張的情緒之下，長期身心疲憊，進而影響工作。

2.財務處對財務報賬規章制度宣傳力度不夠，使廣大師生對財務制度要求不清楚，進而對財務人員的某項要求抱怨。高校在財務報銷中看以前是咋樣執行的，現在還咋樣執行，甚至是多年前某個領導的一個簽字，都可能作為一項制度來執行，在報賬過程中復核說行就行，復核說不行就不行，或者復核問某個領導，領導說行就行，領導說不行就不行，每個會計執行國家政策和學校制度的尺度不一，給報賬人員造成錯覺。我們的會計制度，今天發一張紙，明天發個名單，后天發個冊子，都可作為會計制度執行，沒有一個系統嶄新可行的統一制度，使報賬人員不能夠系統了解報賬制度。

二、諸多因素使高校財務工作量加大

1.國家撥款、項目撥款不及時到位。特別是年底，報賬人很多，往往能聽到那個項目款已來就要報決算，還有些項目平時支出在一個項目，等國家撥款年底到后，要實行支出大搬家，無形中增加財務人員工作量。

2.科研課題預算不合理，科研項目不按預算用款。首先，大多數課題預算報完后就拋到九霄云外去了，課題負責人想怎么花錢就怎么花，三年過后要報決算啦，發現怎么材料費超支那么多，那個裝修費用怎么沒用呀，材料加工費才花了這點呀，設備費花的不夠呀，于是就把個人三年來其他課題所有的賬都搬出來，有沒有裝修費呀、設備費和材料加工費等等進行調賬。在課題結題前，課題人員會在報賬大廳排隊調賬，且不說調賬說明寫的是否規范，還要查明他們調賬內容是否真實，有時還要幫著寫說明或指導說明怎樣寫，又要進行支出搬入、搬出調整。其次是課題預算不合理，比如有些理工科老師200萬的課題項目，材料費預算了6萬，等課題決算時材料用了50萬元；有些老師30萬的課題，國際交流費就預算了10萬，等決算時一分沒用，這些顯然是預算不合理，又要進行支出大轉移，如此無形中又大大增加了財務工作量。

3.辦班經費、代管經費逐年增加。辦班經費且不說收入一筆筆匯進來，就是報銷，有的是包住宿的，要買被子、褥子等床上用品，有的還要買床，租房屋；更有甚者，有些辦班的經費，每隔一段時間報一次床上用品，問人家，說是上一個班的，這是另一個班的，嚴重缺少監督機制，沒人檢查辦班成本支出是否合理、合同擬定是否對學校有益……沒人考察各個辦班盈利如何？效益如何？

各種獎學金、企業獎學金，辦班管理費、會議費還有些服務性收入等都列為代管經費，還有工會經費，這顯然不是財務處應管理核銷的事情，都納入管理，使財務處身負沉重的包袱而擔不起這樣的重擔，財務處就像身患重疾長期不能醫治一樣。

三、診治高校“財務報賬難之疾”，再造新的報賬流程

財務報賬是高校財務管理的前提，關系會計信息質量的準確與否，影響著會計職能的發揮，對管理者的決策起著至關重要的作用。

財務報賬難已經成為各高校的通病，報賬簽字難、排隊報賬難、集中性報賬多、報賬信息不對稱等，筆者對此提出以下建議：

1.擴大報賬規模，增加報賬柜臺是診治報賬難的根本性問題。10年前筆者單位前臺報賬人員安排18人，10年后資金翻倍，而人員還是18人～20人，這怎么不排隊呢？怎么不報賬難呢？原來每人每天制作憑證50～60張，現在平均每人每天制單100～120張，還是報不完。有人假設現在前臺報賬雙倍人員，兩班倒上班（早班7點-2點；晚班2點-9點）就能根本性的解決報賬難的問題，可是人員怎樣解決呢？首先財務處編制年年缺編，財務處年年進人，年年走人，除自然退休不算。財務處進人按照人事部門要求“985”“211”學校畢業的本科生，其他院校要研究生，來后待遇低，沒有有效的激勵機制。近10年調進30人，退休12人，調走11人，取消二級核算單位無編制4人，還收回工會所有賬務、基建所有賬務，算起來管理的資金翻倍，而我們在崗的財務人員幾乎持平，你說報賬咋能不難呢？其次是財務處內部崗位設置不合理，核算管理增加人、增加崗位，但是一線報賬人員增加的少……前臺報賬是財務處的門面，時刻影響財務處的形象

2.在現有條件下，提供財務報賬預審，提倡轉賬制度，最終實行無現金化報賬程序，如圖1所示。此流程的優點：（1）快速處理現場業務，報賬人不用在報賬現場長時間等候，節約報賬人的時間成本。（2）聘用年輕的數據錄入人員，錄入速度快。（3）轉賬業務不受結賬時間限制，每天足可工作8小時。（4）這樣能提高工作效率，同時也提高了工作質量。（5）數據錄入人員還可做調賬等柜臺下的業務，這里不提倡現金報賬，最好提倡公務卡制度或轉賬到工資卡的制度，利用短信平臺，使老師及時掌握款項到賬信息，減少現金付款金額、筆數，緩解報賬擁擠現象也是根治報賬難的流程之一。

3.啟用無等候報賬系統。無等候報賬的優點：報賬人不需要在報賬大廳排隊等候，過3～5個工作日款項到賬。避免財務處報賬擁擠現象，節約財務工作人員的時間，提高工作效率。

缺點：是誰報賬就得給誰授權，一般，課題負責人不愿意隨便授權于他人，個人又不愿意在財務報賬事宜浪費時間，財務操作不容易學會，推行起來非常緩慢。

除此之外，筆者呼吁各種課題經費按照課題組計劃有條不穩的運行，千萬不要催促花錢、突擊花錢，造成很大的浪費不說，還可能滋生貪污腐敗。也給財務處報賬帶來不正常的秩序。

參考文獻：

[1] 梁霽寧等.基于體驗的高校無等候報賬系統實踐.教育財會研究，2014（2）

[2] 錢夢勇.以西安交大為對象的高校財務流程再造研究.天津大學碩士論文，2005

（作者單位：西安交通大學財務處 陜西西安 710049）

（責編：紀毅）