推動醫院電子檔案管理工作發展的幾點建議

劉梅山東省棗莊市立醫院，山東棗莊　277101

推動醫院電子檔案管理工作發展的幾點建議

劉梅
山東省棗莊市立醫院，山東棗莊277101

[摘要]計算機信息技術突飛猛進的發展，在社會領域的廣泛應用，給各行各業帶來極大的工作便利。這一技術在醫院電子檔案管理工作中的推廣運用，實現了檔案管理的質的飛躍，并為醫生與患者之間的交流溝通提供了信用平臺，方便積累完整的資料,為醫療、教學、科研等各個方面的工作服務。在醫院建立電子檔案數據庫,實現檔案資源共享，形成醫院檔案管理流程的統一化、現代化，對于維護醫院歷史真實面貌，保持醫院健康、持續發展具有巨大的推動作用。本文通過對醫院電子檔案的建立、構建信用平臺、完善與發展以及創新管理等方面，進行探討，提供幾點建議，以期能為醫院檔案事業的發展提供理論幫助。

[關鍵詞]信息技術；醫患關系；檔案效能；創新管理；電子檔案

電子檔案依賴計算機和現代通信技術相結合，通過將過去紙墨、照相、公文以及圖書、影像、文獻等形成的醫院資料，轉化為計算機進行管理，同時，隨著檔案信息電子化的介入和發展，記錄信息的多樣性的變化，以及信息互動等方面呈現出新特點。醫院電子檔案作為醫院管理重要部分的構成，建立和發展的迫切性和重要性不言而喻，必須給予充分的重視和認識。推動醫院電子檔案工作發展，破解其中的問題，建立相應的對策，促使其快速發展，已是勢在必行。

1　醫院電子檔案的重視與建立

1.1醫院電子檔案的重要性

醫院在發展過程中，每天通過計算機接收或產生大量文件資料，形成電子文檔。但電子檔案管理工作由于工作性質和特點，不能和業務產生的效益相提并論，容易被輕視。要改變過于重視經濟效益的思想認識，要從醫院發展的整體上，醫院文化建設上，提高人們對醫院電子檔案的認識。電子檔案所涵蓋的內容在社會中越來越被重視，其價值也更大凸顯出來，特別是在醫療經驗的積累、醫患關系和諧需求等方面，成為重要的資源平臺。醫療事業的發展，以及患者信息需要的不斷增強，將對電子檔案管理工作的質量提出更高要求。

1.2醫患關系的信用平臺

醫院作為一個特殊的社會組織，構建和諧的醫患關系非常重要。信用是醫患之間的橋梁；根據醫院管理上的特點，醫院電子檔案的建立，在收集渠道上要注重采集有用的信息，在收集信用檔案的過程中注重收集手段，如需醫院臨床科室和管理科室之間的協調配合，要通過院方及早安排，并保證在形成、積累、歸檔、收集時，內容齊全、完整和準確性。確保病人通過電子檔案了解他們有知情權的各種醫療過程。打消患者在就醫過程中的各種疑惑和顧慮。比如，目前，我院實行的住院費用一日清單，患者可以在設置在大廳的電子設備上，隨時查詢、打印。這樣患者不僅能及時掌握、了解自己的病情，還能明晰自己的消費，增強他們對醫院的信賴感。新的《醫療事故處理條例》的頒布，也明確了醫患雙方的職責、義務和權利。通過建立完善醫院電子檔案，為避免、解決醫患糾紛提供證據支持，是構建醫患關系的信用平臺。

1.3電子檔案的建立

醫院電子檔案的建立是計算機大量應用于醫院管理的必然結果。醫院各個部門、科室，實際上都有相關的聯系，總的目的只有一個，那就是更好地為患者服務。醫院采集檔案信息通過互聯網傳輸，醫院電子檔案的建立和信息數據庫，在我院是實現共享的。集檔案信息資料收集、整理、歸檔、管理于一體的信用檔案種類。把電子檔案歸檔于綜合檔案室,經由專人、專櫥、專管的方式，結合科室的工作情況，及時收集、整理、入檔手續，做到查有卷，歸有期。

目前，以我院電子檔案的實際情況來說，已建立了檔案管理人員相應的檔案管理機制，以及一系列檔案管理的規章制度。同時也有效地開通了網上的查詢系統，讓大家真正了解了檔案的意義和作用。根據醫院電子檔案的管理要求，檔案管理人員經常到各科室部門走訪、宣傳、指導有關電子檔案建立、收集等工作，盡最大努力推廣使用電子檔案。

2　電子檔案的問題與效能

2.1電子檔案管理存在的問題

目前電子檔案存在以下問題，一是檔案管理的保管制度、收集制度、檔案的使用制度等，本應彼此聯系緊密。實際中很多醫院并未將上述制度進行有效融合，使之聯系脫節，無法形成配合體系，從而難以發揮各自實際作用。二是醫院對硬件設備投入不夠，尚沒有形成完善的硬件系統，還由于大量電子文件、圖紙、影像資料等沒有得到重視，在分類上也不夠詳盡。三是醫生的科研資料、學術著作等很有價值的東西，也處于分散狀態。沒有分門別類地進行收集。四是醫院電子檔案缺乏權威制度，每個醫院都依照個體意愿來理解并制定管理制度，從而導致很多醫院的檔案管理制度并不完善，有很多漏洞。五是醫院從事檔案管理的一些工作人員不具備相關的專業知識，也缺乏相應的工作技能，部分檔案管理工作人員是以兼職身份開展工作，相關專業管理人員未能足額定崗等問題，影響醫院電子檔案整體水平的發展。六是電子檔案由于缺乏監管，所生成的真實性，也存在一定的問題。由于電子設備的特殊性，在保密性和保留時間長短的問題上，沒有進行有效的考量，實施相應的對策。以上這些，都需要在電子檔案管理過程中，不斷完善。

2.2制定科學化的管理制度

電子檔案管理工作在不同階段相互獨立的，整體上又是系統的、互相聯系的。其工作可分成兩部分：一是收集、整理和鑒定相關文件；二是檔案的利用。不論是基于理論抑或實際，前者都是后者的根本所在，在進行相關文件收集和整理時，要認真完成立卷歸檔的工作，按照相關制度對文件進行及時、準確和科學地分類組合，使文件之間形成緊密而又清晰明確的聯系。前期歸檔工作必須同時考慮后期檔案利用工作的要求和需求，兩者相輔相成。完善的檔案管理工作制度有利于管理工作順利的開展，避免了管理的隨意性。

2.3加大硬件設施建設力度，搭建平臺

計算機管理平臺能夠有效節省檔案儲存的空間，還有容量大、出錯率低，便于檔案查找和閱讀，降低人力和物力成本等特點。所以，應及時檢查相關硬件設備的更新速度，定期維護和更新常用機器設備的性能，合理引進先進設備。

建立三級網絡管理模式。以院級領導、辦公室負責人、檔案管理人員為三個等級的管理模式。將檔案文件拆設為文件收集系統、檔案的保管系統和利用系統三大體系。再在每個系統中設置多個鏈接，以方便查詢，使檔案盡可能得到高效利用，也使檔案查閱和調取更為便捷，確保整個檔案管理工作井然有序。

3　電子檔案管理的完善與創新

3.1電子檔案管理的職能

隨著醫院電子檔案的推廣，它的職能更加地凸顯出來。從收集、管理再到利用，做好每一個環節，必然能推動電子檔案整體的發展，同時對醫院的發展起到重要的作用。如果忽視其中任何一個環節，都會制約電子檔案的健康科學的發展，給醫院在現代化建設，以及在醫患關系上等方面，帶來不利影響。電子檔案管理人員，建立其自己的責任心，掌握并了解當下電子信息技術特點，特別是電子檔案各個環節存在的問題，以積極、主動的心態，發現問題、分析問題、解決問題。那么檔案管理工作就會在一個良性循環的軌道上，顯示出它獨到的職能和意義。

3.2健全并完善管理制度

醫院電子檔案的管理制度的制定，是確保電子檔案工作正常開展的保證。在規范管理上，首先遵循國家在檔案管理的法律法規，以及國家已出臺的關于電子文件的保準與規范。

從我院情況看，應建立相應的領導小組，以分管院長為組長，檔案室負責人和檔案工作人員為組員的工作體系。按照檔案制度規定的工作流程，嚴格操作。從檔案的資料的真實性，到完整性，以及有效性，要做到確保無誤。規范所收集文件的處置和時效。檔案室和對接的科室各部分，制定形成移交數據的標準。對于標準的制定，要有可操作性、包容性和前瞻性。并在計算機系統軟件的利用上，支持檔案文件的安全更新和保存。

3.3電子檔案管理機制的創新與服務

電子檔案的管理與運行中，有更多新的元素加入，資料的承載平臺不同，電子文本、電子簽名等諸多方面的運行，必須有相應的新的運行機制與之配套。國家相關部門需要出臺規范的管理標準，同時也要對電子檔案的運行進行必要的監管。醫院電子檔案，按照國家檔案部門的規范標準，制定相應的本單位的管理制度、管理辦法。在收集電子檔案資料的過程中，與相關部分配合，在保證資料真實、可靠、完整的前提下，向電子檔案管理中心移交。醫院電子檔案管理部門，同時要監督指導本單位電子檔案工作的具體運行，結合醫院自身狀況，協助實施電子檔案管理人員，按照制定的標準規范，將醫院電子信息資料歸檔。對于在工作中出現的新問題，及時會同相關部分相關人員，進行調查、研究，尋找出可行性的解決方法，方便推進業務的拓展、醫患關系的和諧、大眾對疾病和就醫過程的了解等等，全面推動醫院電子檔案工作的創新與服務。

3.4提高電子檔案管理人員的綜合素質。

目前，電子檔案管理人員，面臨著業務能力亟待提高的問題。醫院應對從事電子檔案管理工作的人員，加強培訓。制定相應的培訓計劃，通過不同形式的培訓、參觀，以及同行業的交流，甚至是出國學習、對專業人才的引進等，來提高管理人員的綜合素質。電子檔案工作人員，要有對業務刻苦專研的精神，總結電子檔案運行過程中的經驗，總結出適合電子檔案健康發展成果，形成適合現代信息技術發展的運行軌跡。

3.5研發適合醫院電子檔案發展運行的軟件

信息技術高速發展，大量的電子信息資料潮水般涌入，為使信息文件的快捷、科學、規范的管理，開發新型的電子管理軟件，是擺在相關人員面前的課題。醫院電子檔案人員應會同科研人員，研發出配套的軟件，以統一的數據格式標準，以兼容的性能，推動電子檔案管理的完善和發展。

4　結語

充分認識電子檔案在醫院工作中，產生的高效工作效率的價值，了解當下醫院電子檔案的現狀，積極實踐、探索解決電子檔案管理在并信息技術發展過程中的各種新舉措，進行創新發展，是新形勢下醫院工作的要求。醫院電子檔案管理水平反映了醫院綜合管理能力的方方面面，它也是醫院綜合實力的體現。從醫院領導到醫院管理人員，應認清這是一場信息化的革命，抓住時機，迎難而上，不斷創新，全面推動醫院檔案管理工作更為規范、科學、高效。

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[中圖分類號]R19

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672-5654（2015）09（c）-0012-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2015.27.012

收稿日期：（2015-06-19）

[作者簡介]劉梅（1969.2-），女，山東滕州人，本科，副研究館員，研究方向：電子檔案管理。

Som e Suggestions for Prom oting the Developm ent of Electronic Archives M anagement in Hospital

LIU Mei
Shandong Province,Zaozhuangmunicipal hospital，Zaozhuang，Shandong Province，277101 China

[Abstract]W ith the rapid development of computer information technology,the wide application of the computer information technology has brought great convenience to allwalks of life.This technology in the hospital electronic filemanagement work in the promotion of the use of the archivesmanagement of the qualitative leap,and the communication between doctors and patients to provide a credit platform to facilitate the accumulation of complete information formedical,teaching, scientific research and other aspects of the work.In the hospital,the establishment of electronic archives database,the realization of archives resources sharing,the formation of the hospital archivesmanagement process of the unification,modernization,for themaintenance of the hospital's historical reality,maintain the hospital's health,sustainable development has important practical significance.Filemanagementwork,has become a prerequisite for improving the overall level of hospital work.In this paper,the establishment of the hospital electronic records,build credit platform,improve and development, and innovation management,to provide a few suggestions,in order to provide a theoretical help for the development of hospital archives.

[Key words]Information technology;The medical patient relationship;File efficiency;Innovation management;Electronic archives