淺談信息化在企業全面預算管理中的應用

王曉暉

淺談信息化在企業全面預算管理中的應用

王曉暉

全面預算管理逐漸成為國內外企業重要的管理工具，但是在實施過程中出現了效率低下等諸多問題。信息化技術的應用成為完善全面預算管理體系、提高全面預算管理效率的重要手段。

信息化；全面預算管理；考核

一、傳統全面預算管理方式存在的問題

（一）預算編制和分解僵化

首先，預算編制和分解基礎缺乏科學性。大部分企業的預算編制和分解還主要依靠歷史數據及經驗判斷，預算的編制和分解都是基于總成本、總費用，未細化到具體成本費用項目。其次，預算編制和分解工作量大。企業缺乏一個有效地預算信息溝通平臺，造成管理困難和信息不對稱，延長了預算編制周期。最后，預算編制和分解準確性不夠。由于預算編制和分解的工作量大，整理匯總比較繁瑣，容易造成匯總出錯。

（二）缺乏有效的信息化預算執行控制機制

由于缺乏有效的流程監控，造成預算調整的彈性較大，削弱了預算管理的權威性和約束力。同時由于傳統的預算管理方式不能夠對預算執行情況實時反饋更新，也不能建立預算執行實時預警機制，對預算執行中的重要偏差不能預先掌控。這導致事前預算控制不能夠實現，喪失了決策的最佳時期。

（三）未建立信息化的分析考核體系

預算分析、考核工作需要通過財務信息系統取得實際發生數據，手工進行匯總形成分析基礎報表。高頻率分析造成實際發生數據需要反復查詢和匯總，用時較長，預算操作人員查詢分析工作量大，不能及時滿足決策需求；考核需要每月將單位上報實際完成數與財務信息系統數據進行核對，并與預算考核目標進行人工對比，用時較長，影響考核及時性。

（四）缺乏集成的預算數據管理平臺

許多企業尚未形成統一、高效的管理信息系統，存在信息孤島現象，未充分發揮信息化對經營管理的支撐作用。傳統的預算管理模式以Excel等辦公軟件為基本工具，只能建立相對簡單的預算模型，不能形成完整、安全的預算信息數據庫。

二、信息化在全面預算管理中的實施過程

（一）預算編制信息化的實施

預算編制主要是以全面預算管理信息系統為平臺，以業務為驅動，以標準成本為基礎，實現財務與業務的全面融合。預算編制首先是業務部門發起，按照標準化表單向財務部門提供業務工作量，財務部門再根據消耗價格、定額、單耗等測算價值量。通過反復與業務部門進行溝通、優化，直至達到管理目標的要求。

（二）預算分解信息化的實施

由所屬單位的財務部門牽頭，組織專業科室發起業務預算，財務部門確定需求預算的單耗標準，全面預算管理信息系統根據業務預算和標準成本計算形成所屬單位上報的需求預算。下屬公司和部門下達企業預算指標的同時，也將企業年度主要生產經營計劃下達。企業機關相關業務處室根據專業公司下達的生產經營任務，結合所屬單位上報的業務需求預算，優化調整形成各單位業務預算，按照全面預算管理信息系統設置的流程報送企業財務部門。財務部門根據業務處室安排的產量、工作量等與標準成本體系結合，形成對下的預算分解，經企業預算管理委員會審議后下達。

（三）預算執行控制信息化的實施

首先將全面預算管理信息系統各單位的預算指標通過數據接口，導入ERP系統，形成各單位的控制目標；其次是建立ERP系統和資金審批系統的數據接口，在ERP系統或資金審批系統填制相關業務申請單時即檢查相應的預算。ERP系統為預算管理提供了基于基金管理的部門預算執行控制功能。基金管理主要包括承諾預算與支付預算這兩個部分，其中承諾預算是指在采購申請和采購訂單階段就要對其進行管理控制，支付預算就是指財務在對外付款的時候一種控制方式。各所屬單位在申請領料時會檢查領料的項目或者是部門預算是否充足，如果超過預算ERP系統將無法創建領料單，無法領料，從而達到事前控制的目的。領料單位需要對項目或者部門追加預算，必須按照相關流程進行審批。其他非生產性支出，如差旅費、辦公費等日常經費的預算控制是通過資金審批系統結合ERP系統實現。

（四）預算分析考核信息化的實施

全面預算管理是全員、全過程、全方位的管理體系，可以將預算分析分為三個層次，逐層次分析指標數據反映的問題。第一層為管理者所關注的關鍵管理指標、財務指標，通過對指標的監控，對存在的問題需要進一步查看詳情和動因。第二層次是多維分析統計報表，通過對相關報表的分析，對某些存在疑義的數據需要進一步查看。第三層次是業務執行明細的列表及統計，可以查看相關單據的原始信息，尋找問題產生的根源。

三、信息化在全面預算管理中的實施效果

（一）預算編制和分解基礎更具有科學性

實施預算管理信息化以后，由于有標準的量價模式，根據工作量和標準成本計算出來的預算指標具有很強的說服力，財務部門與各單位溝通比以前順暢，減少了預算討價還價現象，真正實現了“全員參與、全過程管理、全方位涉及”的全面預算管理。

（二）提高了預算編制和分解效率

實施全面預算管理信息化改變了手工電子表格編制預算的方式，全面預算管理信息系統提供了單項費用等一系列基礎表單，細化了預算項目，為實施精細化管理建立了基礎。系統的自動計算匯總功能改變了依靠手工計算及手工設置Excel公式的傳統模式，原來需要花費大量時間和精力進行的手工預算匯總，現在通過系統可以實時匯總，提高了工作效率。

（三）實現了預算數據集中和共享

通過實施全面預算管理信息化，建立數據集中管理的平臺，各層級的單位可以充分利用ERP建設的成果，讀取相關系統的數據，實現了數據集中和共享，消除了信息孤島現象，各個系統都發揮了最佳的應用效果，達到了“1+1〉2”的效果。

（四）提高了預算管理水平

通過實施全面預算管理信息化，將財務、生產、計劃等部門的職責在系統中進行固化，明確了各部門承擔的職責權限及完成時間，各步驟通過電子簽章記錄，保障了預算管理流程在受控之內，改變了以往預算流程僅停留在紙面的現象，使得預算管理流程得到有效執行，預算管理水平得到有效提升。

總之，全面預算管理信息化是企業實現管理現代化的必由之路，是一個全面性、復雜性、系統性的工程。全面預算管理信息化是一個動態的過程，只有起點，沒有終點，需要在實踐中根據企業的發展要求不斷地優化調整。

［1］蘇輝.信息化手段助力全面預算管理發展探討［J］.中國管理信息化，2015（16）.

［2］梁曉卿.會計信息化環境下企業全面預算管理淺析［J］.中國總會計師，2014（4）.

［3］黃漢玲.信息化基礎上的企業全面預算管理［J］.會計師，2013（8）.

（作者單位：中國煙草總公司陜西省公司）