論財務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制制度的完善

郗紅格

摘 ? 要：本文圍繞財務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制環(huán)境的完善、財務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制內(nèi)容的完善、財務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制制度的具體完善措施三大方面展開討論，對財務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制制度的完善進(jìn)行了淺析。

關(guān)鍵詞：會計電算化;數(shù)據(jù);內(nèi)部控制

內(nèi)部控制是企業(yè)為了保護(hù)自身財產(chǎn)安全及信息安全、推進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理政策有序開展、提高企業(yè)經(jīng)營效率、降低業(yè)務(wù)風(fēng)險、避免弊端發(fā)生而建立的各類規(guī)定、措施、手續(xù)等控制方式的統(tǒng)稱。隨著電子信息化技術(shù)的日漸成熟，各類企業(yè)逐漸成立了自己的電算化會計系統(tǒng)，使會計核算及財務(wù)管理系統(tǒng)的運行環(huán)境發(fā)生了極大的改變：首先，計算機(jī)的使用使會計數(shù)據(jù)的運行速度得到快速增加，會計核算的精確性也有了很大的改善，避免了人工核算過程中由于人工失誤而導(dǎo)致的錯誤;其次，會計電算化的使用，同時也為為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了極大的難題，影響了企業(yè)內(nèi)部控制的正常運行。

一、財務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制環(huán)境的完善

企業(yè)在利用計算機(jī)進(jìn)行財會數(shù)據(jù)處理之后，企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了極大的改變，原來的會計部門通常由財務(wù)及會計人員構(gòu)成，而財務(wù)電算化條件下的會計部門在原先財務(wù)及會計人員的基礎(chǔ)上增加了計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)管理專員。財會部在計算機(jī)的幫助下不僅實現(xiàn)了基本的會計業(yè)務(wù)，同時還能利用計算機(jī)幫助其他部門完成相關(guān)業(yè)務(wù)，例如年度銷售額預(yù)測、人員計劃等等。

二、財務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制內(nèi)容的完善

1.保證原始數(shù)據(jù)操作的正確性。在電算化會計條件下，被電子計算機(jī)輸出的財會數(shù)據(jù)一直是受程序所控制的，并且會對

輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動計算并處理，最后儲存在一些網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)上，且后續(xù)入賬、分析等工作程序都是在計算機(jī)所設(shè)定的程序控制下自動運行的。但是，電腦中所有的原始數(shù)據(jù)都是經(jīng)過財會人員核算后輸入計算機(jī)系統(tǒng)中的，眾所周知，一切人為操作都離不開標(biāo)準(zhǔn)化，因此這里也必須將所有數(shù)據(jù)的處理方式進(jìn)行規(guī)范化管理，并確保過程的正確性及可靠性，這樣才能確保財會信息的完整性及真實性。

2.嚴(yán)格管控財會人員操作權(quán)限。在內(nèi)部控制中最常見的方式為批準(zhǔn)與授權(quán)。在原始手工財會系統(tǒng)中，任何一項涉及財政

業(yè)務(wù)的過程都需要經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)與審批，并且由具有資質(zhì)和權(quán)限的人員進(jìn)行確認(rèn)。但引入會計電算化系統(tǒng)之后，財務(wù)職能的劃分發(fā)生了徹底的改變。由于財務(wù)數(shù)據(jù)處理全部都是以會計電算化系統(tǒng)為核心進(jìn)行的，電算化中所有功能的匯集直接導(dǎo)致部門職責(zé)之間的匯集，一些職能人員在進(jìn)行原始數(shù)據(jù)輸入的同時還能完成財務(wù)數(shù)據(jù)的分析及輸出。因此，若不加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的管理，就很容易導(dǎo)致某些會計電算化系統(tǒng)人員根據(jù)個人經(jīng)驗或個人想法對程序進(jìn)行個性化操作，引起不必要的錯誤產(chǎn)生。

三、財務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制制度的具體完善措施

1.明確員工職責(zé)劃分，加強(qiáng)內(nèi)部控制。職責(zé)劃分的首先任務(wù)便是明確會計電算化部門與用戶部門的相關(guān)職責(zé)。會計電算化軟件

正式得到使用之后，原先的財務(wù)組織架構(gòu)應(yīng)得到全面調(diào)整，為每位員工制定相應(yīng)的崗位職責(zé)。會計電算化條件下的工作崗位主要由基本會計人員和電算化操作人員構(gòu)成。基本會計人員包括出納、財務(wù)檔案管理等，電算化操作人員包括系統(tǒng)操作、系統(tǒng)維修等。崗位架構(gòu)的調(diào)整必須與組織內(nèi)部控制方式相應(yīng)，以便在早期預(yù)防錯誤發(fā)生，例如組織需規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)人員不能同時兼任系統(tǒng)管理人員。

2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管控，優(yōu)化系統(tǒng)操作環(huán)境。系統(tǒng)安全的管控應(yīng)從預(yù)防入手，主要是防止無權(quán)限人員進(jìn)入系統(tǒng)并執(zhí)行各項操作。程序與數(shù)據(jù)安全的管控應(yīng)盡可能減少外界因素侵入計算機(jī)導(dǎo)致故障發(fā)生。對于以上兩點所采取的措施如下：首先應(yīng)制定內(nèi)部操作規(guī)程，在規(guī)程中明確各人員職責(zé)，授予部分人員財務(wù)系統(tǒng)操作權(quán)限，并嚴(yán)禁未授權(quán)人員對財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行操作;其次是建立操作人員身份密碼機(jī)制，登入系統(tǒng)前必須輸入相應(yīng)密碼以識別操作人員身份，并要求進(jìn)行交接班記錄及日常運行記錄;最后是將數(shù)據(jù)儲存路徑與處理路徑進(jìn)行分隔，對控制系統(tǒng)軟件的安裝與更新行為進(jìn)行嚴(yán)格控制，定期對財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)防性檢查與維護(hù)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在故障時，要求系統(tǒng)自帶應(yīng)急功能，能夠?qū)ο到y(tǒng)內(nèi)容進(jìn)行自動備份及快速修復(fù)。

3.加強(qiáng)內(nèi)部審計力度。內(nèi)部審計對于企業(yè)來說是一種重要的內(nèi)部控制方式，同時也是對于內(nèi)部會計監(jiān)督的強(qiáng)化劑。在公司內(nèi)部定期開展內(nèi)部審計能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，積極打消員工犯罪意圖。因此內(nèi)審人員應(yīng)按照一定的規(guī)則定期檢查計算機(jī)相關(guān)控制目標(biāo)及達(dá)成情況，同時核查財務(wù)數(shù)據(jù)的真實完整性。除此之外，還應(yīng)對會計資料進(jìn)行定期審核，確認(rèn)電算化賬務(wù)處理方式及結(jié)果是否正確，是否違反《會計法》相關(guān)法規(guī)條例，費用批準(zhǔn)流程是否符合內(nèi)部控制規(guī)定，報銷憑證是否有效等等。另外，還應(yīng)審核電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)是否相符合，具體可查看賬冊內(nèi)容，確保賬表一致，對錯誤帳表應(yīng)立即進(jìn)行改善。最后應(yīng)核查電子數(shù)據(jù)儲存的方式是否安全可靠，禁止出現(xiàn)違規(guī)數(shù)據(jù)修改現(xiàn)象。

4.加強(qiáng)電算化會計檔案管理工作。隨著會計電算化系統(tǒng)的推廣，財務(wù)數(shù)據(jù)的儲存介質(zhì)也發(fā)生了變化，因此對于會計檔案管理方面的要求也越來越嚴(yán)格。與此同時，會計檔案的概念也正在發(fā)生改變，并得到了可觀的發(fā)展。在會計電算化條件下，除了賬單、憑證、表單等輸出內(nèi)容之外，整改系統(tǒng)在運行過程中所形成的所有文檔都屬于電算化檔案范圍，需要進(jìn)行重點管理。

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