《秘書實用手冊》與《行政助理和秘書手冊》對比淺析

文/暨南大學 姚怡然

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《秘書實用手冊》與《行政助理和秘書手冊》對比淺析

文/暨南大學 姚怡然

【摘要】本文選取美國出版的《行政助理和秘書手冊》與國內出版的《秘書實用手冊》進行比較，以便通過了解域外經驗，為中國秘書手冊編寫水平的提高提供一些借鑒。

【關鍵詞】行政助理和秘書手冊；中外；對比

一、一般性介紹

自上世紀80年代秘書工作、尤其是黨政機關的秘書工作研究正式開展以來，取得了不少成績，出版了不少相關研究成果，為我國秘書與行政助理的相關從業人員提供了切實的指導，但是相對于西方發達國家，我們的秘書工作研究或相關書籍的編寫仍然存在不少差距。本文選取兩本主題與體式相近的秘書手冊——《秘書實用手冊》《行政助理與秘書手冊》進行比較，具體呈現兩本書的異同與優缺點，以求達到他山之石以攻已玉的效果。

國內學者編著的秘書手冊類書籍數量不少，目錄的設置往往介乎于秘書學教科書與秘書工作手冊之間。這些相關手冊中，著名秘書學領頭人王千弓的《秘書實用手冊》是1996年出版的，比較權威，使用范圍比較廣，而且它也不像2000年以后出版的同類書籍那樣常為培訓教材。因此，筆者選取這本書作為我國秘書手冊的代表。英文原版的《行政助理與秘書手冊》自1995年出版后，已連續修訂了五版，最新的為2014年版。不過因條件限制，筆者只找到了該手冊的2008年的英文原版第三版。此書雖離現在已有7年時間，個別內容（比如辦公設備和電腦部分）與時代有點脫節，但其他方面的內容并不會脫節太多，所以可以選擇用于比較。粗略地看，《秘書實用手冊》和《行政助理與秘書手冊》都陳述了秘書工作的方方面面，包括辦公室布置、秘書寫作、文檔整理等等，結構較為相似，涵蓋也都比較全面。

《秘書實用手冊》是一本辭典與手冊相結合的手冊，概念解釋和定義以辭典式寫法編排，工作實務以手冊式寫法構成。全書分為十個部分，分別是秘書工作概述、參謀功能及保密職責、信息管理、文書處理和檔案工作、會議管理、信訪工作、辦公室事務、秘書寫作、國外及香港的秘書工作以及歷代秘書知識等。美國的《行政助理和秘書手冊》由一般事務、辦公設備與電腦、商務文書、語言運用、財務活動以及職場晉升6部分構成。整體來說，這本書是以大主題為基礎，小標題為著眼點，具體解析每種事務之下的各個步驟，并對各類事務的注意事項進行總結與提醒。這對于中低層秘書積累經驗、提升自我、發展為高級秘書具有指導性。雖說粗看這兩本手冊都不錯，且各有千秋，但若仔細閱讀比較，卻會發現我國學者編寫的這本《秘書實用手冊》存在不少問題。

二、《秘書實用手冊》所存在的主要問題

與《行政助理與秘書手冊》比較，《秘書實用手冊》大致存在八方面的不足。

(一）受眾對象較為單一，職業覆蓋面狹窄。《秘書實用手冊》明言編寫目的是為各類秘書從業人員、秘書學教學與研究工作者提供幫助和指導，但手冊絕大部分內容是有關黨政機關秘書工作的，針對公司、企業秘書、助理的內容比較少。無疑，非黨政機關秘書工作者，就難以從該手冊中得到有效幫助。由于美國是一個私營市場經濟高度發達的國家，所以《行政助理與秘書手冊》的主要受眾是企業的秘書助理，但是其內容卻適用于各領域秘書助理，所以相對來說，美國這本手冊比我國這本的受眾對象和職業覆蓋面都要廣。

（二）內容設置過泛、過于龐雜。從另一個方面看，《秘書實用手冊》的內容又好像太過全面，既有秘書學理論，又有工作實務指導。但秘書手冊并非秘書大全、辭典或教科書，秘書具體工作中并不經常需要歷史知識或調查方法。全部內容都列入到一本手冊中，這就不像實用手冊，而像“常用語大全”了。而再反觀《行政助理與秘書手冊》，只包含非常實用具體的秘書工作內容與指導，并無多少理論、歷史知識之類的內容。

（三）實用性比較欠缺，理論與實際有些脫節。手冊，在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根據《漢典》，手冊即“匯集一般資料或專業知識的參考書，或者是專門用于記錄某一方面情況的本子”。如果一本手冊讓使用者看了之后卻發現與實際工作或實際情況聯系不緊密，或者只知大致步驟卻不知如何實際操作，那么手冊的指導、幫助性就會大打折扣，而《秘書實用手冊》恰在這方面存在不足。

該手冊所示的各項基本工作步驟相對還是比較完整的，但具體陳述的卻主要是概念，缺少對實際具體工作的明確指導，顯得比較空泛、實用性差。譬如在這本手冊中，怎樣接聽電話、如何處理文書等各個步驟都有注明與指導，卻缺少針對具體環節時的具體做法、注意事項的提醒。又如“領導住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求，即交通方便、設備齊全、房間位置較好、樓層不要太高等。但是，類似“該如何安排領導的住宿？”“什么方法能夠訂到最劃算和最有保證的房間？”“實在訂不到住房該怎么應急處理？”等問題，該書都沒有提及。假如一個秘書在為領導安排住宿時遇到了一些麻煩，想從該手冊中得到及時有效的幫助，恐怕就會落空。而相較之下，《行政助理與秘書手冊》就詳細列出了在預訂住宿時可能出現的各種情況。比如旅行社一般都會留有多余的房間，所以要提前聯系好一家關系良好的旅行

社，以便在緊急情況下向該旅行社訂購房間。再如信件不見了以后可以用什么方法找回等等。

（四）文字陳述多，具體流程性介紹不夠，圖例更少，缺乏直觀性。《秘書實用手冊》的具體指導多是常規性的文字陳述，工作流程性指導方式使用不多；而且相關指導也時常顯得比較粗略，不夠細致；至于圖表展示法使用得就更少了，缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘書手冊》，不僅細節指導詳細，而且往往附有直觀性的圖表展示。比如對郵件的處理，該手冊就先簡單解釋郵件的作用，然后就是對寄件尺寸、寄件時間等具體細節的詳細提示。同時還介紹了用哪些方法可以寄郵件，哪些公司比較可靠。該手冊對信件制作環節一步步地進行詳解，包括信件結構構成、信封郵票的粘貼方式、各地信件地址簡寫總表、各種寄件的尺寸以及各種打包方法等等。同時提醒，如果是要寄大件的東西，怎么選取箱子、怎么注意貼好封條；如果丟失了，應該怎么做。本節的最后，編者還列出了一個清單，以便讀者檢查是否有所遺漏。這樣細致且富于程序性的指導，無疑非常有助于相關從業人員方便、謹慎、有條不紊地工作，大大提高工作效率，減少出錯的機率。

用圖示法將相關的工作流程或信息進行直觀地總結、集中歸類呈現，也是《行政助理和秘書手冊》的亮點之一。比如該書辦公室常用事務一部分，在具體介紹完相關程序之后，又給出圖表歸納。再如，該書也提供了相當豐富、排列有序、查找便利的“全美電話區號表”“全美郵編”“全美地區時差表”等較為常規性的圖表。除此之外，還有不少具體事務、程序的直觀圖示。

物資置辦是秘書可能遇到的基礎性工作內容，對此《秘書實務手冊》也缺少關注，一個常規辦公室哪些東西是必須的，亦沒有清晰列出。但請看《行政助理和秘書手冊》，其辦公用品就陳列出了參考清單（見下圖）：

（五）與管理學、心理學等相關學科結合不夠。秘書及行政助理工作及其相關研究，都需要較多其他學科知識或方法的幫助，但是《秘書實用手冊》的編寫，在這方面則存在較大不足。如“如何更好地進行時間管理”就可以借助管理學的知識，但是該手冊的相關部分，卻未見有所聯系。而與之相對照，《行政助理和秘書手冊》將一些管理學的理論融合于其中，把秘書時間管理、辦會、文件等各種事務和管理學相結合。該書借用了管理學的時間管理理論——第三代時間理論，根據任務的輕重緩急設定計劃，做出坐標圖表，制定時間計劃表。

另外《秘書實用手冊》的編寫語氣過于官方，不夠親切，常常給人以指示、命令之感。這固然首先可能是因為編寫者們自覺、不自覺地將自己放置在了指導者的角度，但可能也與缺乏心理學方法的引進不無關系。《行政助理和秘書手冊》較好地引入心理學方法，相當注意揣摩讀者對象，尤其是具體場景中所涉及人員可能出現的心理反應，從而針對性地定位語氣、選擇用語，給人以舒服、安慰、可信賴的感覺，這尤其是對那些新入職場的相關從業人員來說很有安慰、放松、依靠感。

（六） 語言生硬，排版太密。《秘書實用手冊》不少詞條屬于百科辭典式內容，比如建國后的第一次秘書長會議，通用文件材料的歸檔范圍等。各詞條解釋或者延伸的語言風格也與辭典類似，以第三人稱的表達方式為主，較為客觀，介紹和依據比較官方。這種寫法雖然嚴謹，但卻缺乏靈活性，大大降低了手冊的“悅讀性”和支持力。《行政助理與秘書手冊》卻與前者的風格完全不相同。比如，手冊對剛進職場的人是這么說的：剛進入這個地方，你可能覺得這里有很多的問題，你也很想提出來，但是請你記住，你想提出的，是很多剛進職場的人都想要提出的問題，但是，你的上司拒絕了這樣的提議，必定有他的理由；所以，請你再多觀察一段時間，當你熟悉了這里的環境，真正了解了這里的規律，或許你的問題就能找到答案了。手冊的第一作用無疑是指導性、指引性的，手冊的用語平實、親切，讓人讀來有與朋友或親人面對面的感覺，其幫助、指導的效果無疑會更好。

《秘書實務手冊》整本書的字體都較小，且編排得密密麻麻，不易迅速瀏覽發現所需要的具體內容。假如秘書在時間較為緊迫或比較緊張的情況下查閱該手冊，可能難以快速找到所需內容，會讓其變得更為緊張、煩躁。而《行政助理和秘書手冊》的排版并非密密麻麻一片凌亂，而是分點、分層，步驟之間隔段隔行，具體要求和關鍵字詞制黑，內縮進，非常清晰，一目了然。

（七）缺少辦公設備的使用指導與置辦內容，與時代發展結合不夠緊密。《秘書實務手冊》比起其他國內同類書籍，在辦公設備及軟件方面的介紹算是不錯的，但也只是提到某種設備是什么，卻沒有解釋如何運用。這表面看似是考慮不同，但實質卻可能反映了國內同類書籍所存在的缺乏與時代同步意識的問題。筆者查閱了1980年代末到2011年以來我國學者所著的多部秘書手冊，發現它們都極少涉及應該怎樣運用現代化辦公用具的內容，即便這20多年來，電子辦公技術在中國取得了長足的發展。

而美國的《行政助理和秘書手冊》有一部分內容專門就是關于辦公設備與電腦的。介紹了當時最常用和最先進的電子辦公產品和具體的使用方法，也包括比較實用的軟件的用法等。作為一個剛入門的秘書，通過這一章，可以迅速地把握各類辦公設備的用法，在工作中得心應手。比如它的2008年版，就引入了PAD這樣當時非常新的辦公用品，而該書已出版五版了，筆者猜測，目前的第五版一定會包括Macbook，Pad，Surface等電子產品的用法。與時代結合緊密的秘書手冊，才不會落伍，持續受到讀者的歡迎并不斷再版。另外要補充的是，《秘書實用手冊》還引入了一些傳統的秘書工作概念與流程之外的新詞匯，如秘書事務所、秘書服務公司、皮曼特速記法。這類新興秘書產業詞匯及外國秘書工作的相關知識，極少出現在國內出版的其他秘書工作手冊中。同時，該書也突破了以往秘書工作手冊只羅列單一常規工作指導的情況，拓展了其他秘書技能，加入了許多“謀”和“管”的內容，對秘書工作的全面發展具有意義。

（八）服務意識不夠強。這里的服務意識，指得是如何從細節布置上服務領導、服務外來者，這就涉及到辦公室的合理布置了。比如，秘書應該在各個辦公室會議室準備筆記本與筆，以便隨時在各個地方開會或者討論的時候使用，節省領導的時間也節省自己回辦公室的時間。辦公室放置地圖，既可更好為領導服務，又可在來訪人員詢問地址的時候進行解惑，也可讓自己外出工作更加順利。這些都是提高領導工作與秘書工作的重要細節。

三、改進建議

上面所談到的諸多不足，不只是《秘書實用手冊》一本書的問題，而是我國同類手冊中普遍存在的問題，的確需要引起我們的重視，并急起直追，快速改進。為此筆者試提出如下建議：

一是明確手冊的受眾對象。在寫書之前就需要明確這樣類型的問題：手冊到底是寫給哪一類型的人的？這些人是否能夠真正通過手冊得到切實、有效的幫助？

二是內容要精，不要雜。重要、關鍵的內容應該首先闡述清楚，具體的步驟、要注意的細節應該更多地寫在手冊中，而不是等著讀者在工作中摸索。許多并不太必要的內容，如國外秘書知識、歷史秘書知識等內容可以考慮縮減或刪除。同時，排版要有條理，步驟要分段分行。合理的排版，才會讓秘書工作者方便地找到真正需要的內容，不會覺得眼花繚亂。另外要補充的是，手冊旁邊應該留出空白部分，以供讀者將自己的經驗記錄在手冊上，將手冊變為自己真正的“幫手”。

三是提高手冊實用性、理論與實際的結合程度。多用實例以及圖表進行具體工作的演示，不要僅僅使用文字進行描述。實用工作的內容，如電話號碼大全，郵編大全等就應該列在手冊中，以供隨時翻查。

四是注意秘書工作與管理學、心理學等其他學科的融匯貫通。提升手冊理論與實踐的融合度，為秘書工作提供更好的幫助。

五是手冊編輯應該與時俱進，將各種現代化設備與軟件的內容加入手冊中。同時，辦公設備與軟件應該有具體的操作方法，而不應只有概念介紹。

六是做好各類型的總結。在工作中，應該把一些重要常規的事務列好預備清單，以便工作者作為防漏清單進行翻查。秘書也是財務助理，因此，物質置辦的現時推薦與價格，也應該在此羅列出來，作為秘書工作的參考。

七是服務意識應該更提升。辦公室應合理設置，如書本地圖的放置、小本子和筆的放置等。同時，也應該注意領導的辦公室布置習慣，以便于以后領導需要秘書找東西的時候，不至于把領導的辦公室搞亂。

八是要提高與時俱進的意識。不斷地修訂質量較高、讀者廣泛歡迎的秘書與行政助理手冊。

參考文獻：

[1]廖金澤：通用秘書手冊.中山大學出版社，2011.

[2]王千弓，徐中玉.秘書實用手冊.華東師范大學出版社，1996.

[3] Stroman, J., Wilson K. & Wauson J.. Administrative Assistant and Secretary’s Handbook. (2008). The U.S.A., Amacom.

[4]陳合宜.秘書學.暨南大學出版社，2014.

[5]道格拉斯?阿莫爾著，李維安等譯.董事會秘書手冊.中國財政經濟出版社，2007.