關(guān)于學(xué)校文書檔案管理工作的思考

吳丹

（長春市第九中學(xué) 吉林長春 130021）

關(guān)于學(xué)校文書檔案管理工作的思考

吳丹

（長春市第九中學(xué) 吉林長春 130021）

文書檔案是反映學(xué)校黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。它記錄了學(xué)校所進(jìn)行的各類管理活動(dòng)。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和個(gè)人在各種活動(dòng)中，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。文書檔案是學(xué)校各個(gè)職能科室工作的重要組成部分，文書工作是對文件全部生命周期進(jìn)行處理的一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。但由于文書檔案管理工作的相對封閉性，管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的一個(gè)大的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成推進(jìn)文書檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認(rèn)真總結(jié)文書檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問題。應(yīng)該從以下幾個(gè)方面去努力。

文書檔案 管理 思考

一、健全制度，形成體系，努力把好文書檔案材料的收集關(guān)

要結(jié)合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，做好文書檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。

建立文書檔案工作制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要；制度還要簡明實(shí)用，具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

文書檔案材料收集的基本要求是：主動(dòng)及時(shí)、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎(chǔ)上，還必須針對工作的實(shí)際情況，與各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進(jìn)了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

二、與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)管理，讓文書檔案管理工作緊跟時(shí)代步伐

文書檔案數(shù)量越來越大，材料的種類越來越多。因此，只有實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。信息化檔案管理對于文書檔案工作而言是信息化發(fā)展的必然要求，當(dāng)代檔案管理的過程就是逐步走向信息化的過程。

利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理文書檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理文書檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)將以前手動(dòng)檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時(shí)間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。還能擴(kuò)大了社會(huì)影響，擴(kuò)寬了服務(wù)范圍，檔案管理的計(jì)算機(jī)化，信息成果可以多份拷貝。

由于人們工作、學(xué)習(xí)及其它活動(dòng)的日益增強(qiáng)，生成了大量的行政文件、技術(shù)資料以及圖紙、圖片和音像資料，隨之而來的是檔案入庫數(shù)量的劇增，一張普通的光盤可存儲(chǔ)幾千萬的文字信息，這將極大地減少檔案占用的空間及存儲(chǔ)價(jià)值的投入。利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，使檔案的修改、補(bǔ)充、輸出、復(fù)制工作更加靈活方便。更主要的是為將來“信息高速路”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，檔案管理計(jì)算機(jī)化，可使檔案信息與最新技術(shù)接軌，與世界同步。

文書檔案要科學(xué)管理。要嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立”檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理手段來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

三、夯實(shí)基礎(chǔ)，大膽創(chuàng)新，提高文書檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)

作為一名文書檔案管理者，首先要有較高的政治素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作。文書檔案管理人員首先必須具有較高的馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論知識(shí)，了解和掌握黨的路線、方針、政策，熟悉檔案工作的相關(guān)的法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度，具有堅(jiān)定正確的政治方向。其次，要有高尚的職業(yè)道德。文書檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性勞動(dòng)，是文書檔案與利用者之間的媒介與紐帶。默默無聞、無私奉獻(xiàn)，是文書檔案工作的突出特點(diǎn)。所以，文書檔案管理人員應(yīng)該樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，樹立全心全意為人民服務(wù)的思想，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，不計(jì)名利，在平凡中創(chuàng)造不平凡。第三，要有大膽的創(chuàng)新精神。文書檔案管理人員必須要解放思想、開拓創(chuàng)新，克服看門守?cái)偂⒛仃愐?guī)、自我封閉的舊思想，樹立信息產(chǎn)品是商品，信息創(chuàng)造價(jià)值的新觀念，善于用豐富的專業(yè)知識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐，分析新情況，解決新問題。第四，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，是文書檔案管理人員必不可少的素質(zhì)之一。在實(shí)際工作中，必須始終保持政治、學(xué)術(shù)上的嚴(yán)肅負(fù)責(zé)態(tài)度，對每卷檔案，從整體到細(xì)微，都要尊重科學(xué)，尊重客觀，做到精益求精，嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，一絲不茍。第五，要有過硬的業(yè)務(wù)技能。文書檔案管理人員是儲(chǔ)備知識(shí)、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁，因此，文書檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識(shí)外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，從而保證文書檔案管理水平的提高。

總之，在新的歷史條件下文書檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索文書檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。文書檔案管理工作者要認(rèn)識(shí)到文書檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到做好文書檔案的重大意義，這樣才能真正的做好文書檔案管理工作。