淺談高校試卷歸檔的規(guī)范化管理及其意義

薛興偉

（浙江傳媒學院電子信息學院 浙江杭州 310018）

淺談高校試卷歸檔的規(guī)范化管理及其意義

薛興偉

（浙江傳媒學院電子信息學院 浙江杭州 310018）

試卷檔案是高校教學檔案的重要組成部分，對于高校加強教學管理，提升教學質量乃至教學評估都有重要的作用和意義。但目前，我國高校在試卷檔案管理上還存在一些問題，試卷檔案的價值還沒有得到充分的體現(xiàn)。規(guī)范高校試卷歸檔，強化試卷檔案的利用，使之更好的為高校教學管理和教學改革服務，具有重要意義。

教學管理 試卷檔案 歸檔材料 教學改革

一、加強高校試卷歸檔管理的必要性和重要性

1.當前試卷檔案管理存在的問題

目前，我國大多數(shù)高校對于試卷檔案的管理都有相應的規(guī)范，并且這些規(guī)范還在不斷成熟和完善。但是，試卷歸檔仍然存在一些問題：試卷歸檔的程序還有待細化和改進；過于注重期末試卷歸檔的管理而忽視平時、期中等的試卷歸檔；試卷檔案的電子化建設有待提高，通常紙制試卷檔案歸檔都比較規(guī)范，而電子檔案則比較落后，缺乏系統(tǒng)性；重保存，輕利用。試卷等材料歸檔是為了今后再利用，以充分發(fā)揮其參考和借鑒作用。而我國很多高校的試卷材料一旦進入檔案室，往往就會被束之高閣，試卷檔案的參考價值大打折扣，甚至蕩然無存。

2.加強試卷檔案管理的重要意義

試卷檔案作為高校重要的教學檔案，無論對于學生、教師，還是對于高校來說，都具有重要的價值和作用。對學生來說，試卷材料是其一學期以來學習成果的集中體現(xiàn)。學生可以通過試卷歸檔材料，檢驗自己對所學課程、知識的掌握程度，從而總結經驗教訓，改進自己的不足，提高自己的學習能力。對于老師而言，試卷檔案等材料有助于增強對課程的理解和把握，為以后提高教學水平，改進教學方法指明方向。

二、試卷歸檔的原則

由于試卷檔案材料種類繁多、數(shù)量龐大，而且試卷材料的歸檔過程持續(xù)時間較長，所以，試卷歸檔的規(guī)范性就非常重要。因為期末考試是高校一個學期最重要的考試，能集中反映學生的學習成果和教師的授課水平，所以，本文以期末考試為例對高校試卷歸檔的原則來進行論述，試卷歸檔應遵循以下幾條原則：

1.完整統(tǒng)一、有序排列

一般來說，期末考試試卷歸檔材料包括如下內容：卷內檔案目錄、命題責任書、試卷A卷B卷及AB卷答案、考場情況登記表、平時期中成績、實驗成績、總評成績、試卷質量分析書、學生試卷。這么多的材料，如果沒有一定的規(guī)范加以約束，那么歸檔效果可想而知。教學秘書在進行試卷材料歸檔之前，要確保任課教師上交的試卷材料齊全，缺一不可。并且，歸檔材料上需要任課教師、教研室主任或者教學院長簽字的地方要相關人員簽字、蓋章。

2.注重時效、按時歸檔

因為高校每個學期都會安排期末考試、期初補考，因此，試卷材料的歸檔也必然具有一定的周期性和時效性。以期末考試為例，一般在考試結束一周之內，試卷材料的歸檔工作就要結束，并移交給學校檔案部門保管。教學秘書要及時提醒和催促任課老師及時上交試卷歸檔材料，并且檢查上交的試卷歸檔材料是否完整，是否符合學院或者學校的相關要求。對于不符合要求的，教學秘書要及時提醒任課老師，補全所缺的材料或者按順序重新整理試卷歸檔材料。無特殊情況，試卷檔案不得延遲移交。

三、試卷歸檔的內容和程序

由于試卷檔案資料種類繁多、數(shù)量巨大，歸檔過程復雜，因此，試卷材料的歸檔更應該明確歸檔內容和歸檔程序。

1.試卷材料歸檔的內容

試卷檔案建立的前提是充足而完整的試卷歸檔材料，以期末考試為例，一般來說，試卷歸檔材料包括：卷內目錄、命題責任書、空白樣卷（AB卷）及其標準答案、試卷分析報告、考場情況登記表、平時期中成績登記表、成績總表、學生試卷等。另外還包括裝訂成冊所需要的試卷封面和封底。上述材料必須完整，缺一不可。并且凡需要任課老師、教研室主任或教學院長填寫或者簽字的地方都要相關人員準確填寫、簽字或簽章。試卷的封面要注名學年、學期、考試科目、任課教師、考試時間、專業(yè)班級、考生人數(shù)和歸檔時間等信息。

2.試卷歸檔的程序

試卷歸檔材料收集完畢后，接下來的工作就是試卷材料歸檔。在試卷歸檔材料完整、規(guī)范的前提下，按照上述歸檔內容的順序，既卷內目錄、命題責任書、空白樣卷（AB卷）及標準答案、試卷分析報告、考場情況登記表、平時期中成績登記表、成績總表的順序排列整齊，將上述材料和封底裝訂在一起。然后，將本考試科目的學生試卷按照學號從小到大的順序排列好，放在前面裝訂好的歸檔材料的下面，用大號的釘書釘將其裝訂在一起。最后，把試卷歸檔材料的封面粘貼在上面的試卷歸檔材料上，并在封面上填寫完整相應的考試信息，試卷歸檔材料就整理完畢了。

以上所說的是期末試卷的歸檔內容和程序，由于期末考試是高校中規(guī)模最大、組織最嚴密、材料最繁多、程序最煩瑣的考試，因此具有較強的示范意義。但是，高校中還有期中考試、期初補考、畢業(yè)補考等考試，這些考試構成了高校試卷材料歸檔的完整統(tǒng)一體。與期末考試相比，上述考試既具有共性，也有特殊性。期初補考和畢業(yè)補考因考生來自不同的專業(yè)、班級，而且歸檔材料的形成過程也不同于期末考試，因此其歸檔的內容和程序是有別于期末試卷的歸檔的。

四、試卷檔案的管理和利用

試卷材料歸檔完成后，要建立相應的管理制度，保證試卷檔案能夠最大限度的發(fā)揮其應有的借鑒和參考價值：

1.要建立試卷檔案的定期檢查和維護制度。試卷歸檔后，要定期對試卷檔案進行檢查，檢查其是否有缺失、破損等情況。一旦發(fā)現(xiàn)有上述問題，要及時進行修補，以免原始材料丟失或損壞。

2.建立試卷檔案借閱登記制度。試卷檔案的查閱、摘抄和復印，均應嚴格按照試卷檔案管理辦法進行登記，以保證試卷檔案的保密性和完整性。

試卷檔案的建立，其目的是為了更好的發(fā)揮試卷資料的借鑒和參考作用，從而不斷提高高校教學水平和管理水平。然而，長期以來，人們對于檔案的認識存在偏差，造成了許多檔案材料建立之后就被束之高閣，像神一樣被供奉起來，沒有發(fā)揮試卷檔案應有的作用。高校試卷檔案也或多或少存在上述問題，為此，我們應屏棄那種只為存檔而存檔的舊觀念，強化試卷歸檔服務教學、服務師生、服務高校的理念。不斷研究怎樣使試卷檔案成為活菩薩，更好的服務于教學管理和教學改革，服務于現(xiàn)代高校教學管理水平的提高。

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［2］陳紅云.高校考試質量控制與試卷檔案管理［J］.考試周刊，2010，（1）.

［3］何祖華.試析高校試卷檔案的價值［J］.蘭臺世界，2009，（9）.

［4］趙曉華.淺談高校試卷檔案的規(guī)范化管理及其意義［J］.中國校外教育，2011，（2）.